Acompanhar e gerir documentos

A lista de documentos é onde um documento vive depois de o enviar. Está dividida em vistas para que “à espera de mim” nunca se perca no meio de “à espera de toda a gente”.

As vistas

Vista	O que contém
Caixa de entrada	Documentos que lhe enviaram
Enviados	Documentos que enviou
Rascunhos	Começados mas nunca enviados
Em preparação	A ser selados pela plataforma antes de saírem — no campo de estado, estes documentos mostram-se como Em processamento
Recentes	Mexidos há pouco, atravessando as outras vistas
Apagados	Apagados, e ainda recuperáveis

Pode agrupar mais com Nova pasta e Mover para uma pasta.

A lista actualiza-se sozinha — “A lista atualiza-se automaticamente” — por isso não precisa de recarregar para ver chegar uma assinatura.

A lista de documentos, com os estados e as respectivas contagens na coluna da
esquerda.

Ver quem falta assinar

Cada documento enviado mostra o estado individual dos destinatários, o que é mais útil do que o estado global quando anda atrás de alguém:

Mostrado como	Significado
À espera que o destinatário assine	É a vez dele e ainda não assinou
Na fila para assinar	A vez dele ainda não chegou
Assinado	Feito
Recusado	Recusou
Cancelado	Cancelado antes de assinar

Na fila para assinar contra À espera que o destinatário assine é a distinção que interessa num documento sequencial: só a segunda quer dizer que alguém está mesmo a atrasar o processo.

Num documento em simultâneo ninguém está em fila — toda a gente foi convidada ao mesmo tempo, por isso todos os que faltam aparecem como À espera que o destinatário assine. Ver Enviar um documento para assinatura.

No detalhe do documento os estados são mais finos, e há três que só aparecem enquanto a assinatura está a ser aplicada:

Mostrado como	Significado
A aplicar	Esta pessoa já assinou; a plataforma está a escrever a assinatura no PDF.
A aplicar (com atraso)	O mesmo, mas está a demorar mais do que o normal. Continua sozinho.
Não pôde assinar	“Foi recusado ou cancelado antes de chegar a sua vez”

A aplicar é normal e passa sozinho — não é preciso fazer nada, nem pedir à pessoa que assine outra vez.

O campo Ordem, no mesmo painel, diz-lhe com que ordem o documento saiu: Sim é sequencial, Não é em simultâneo.

O que pode fazer com um documento

O menu de cada documento na lista muda com o estado — e, em Aguardar Assinaturas, também com o seu papel nele:

Estado	Detalhes	Descarregar	Mover	Apagar	Cancelar	Outras
Rascunho	—	—	—	Sim	—	Continuar
Em processamento	Sim	—	desactivado	—	Sim	—
Aguardar Assinaturas	Sim	Só quem enviou e não assina	desactivado	Sim	Só quem enviou	Assinar quando é a sua vez; Recusar se é signatário; Reenviar email se enviou
A concluir	Sim	Sim	Sim	Sim	—	—
Concluído	Sim	Sim	Sim	Sim	—	—
Recusado / Cancelado / Expirado	Sim	Sim	Sim	Sim	—	—
Erro	Sim	Sim	Sim	Sim	—	—

Detalhes abre o detalhe do documento, com o estado de cada destinatário e o histórico do documento.
Em A concluir e Concluído a entrada chama-se Descarregar Assinado; nos restantes estados, Descarregar. Um documento em Erro não oferece Descarregar Assinado, porque nunca chegou a ser assinado.
Visualizar, para ver o PDF sem o descarregar, está no botão Descarregar do detalhe do documento, não no menu da lista.
Mover fica visível mas desactivado enquanto o documento está em curso.
Num documento na vista Apagados, Apagar dá lugar a Restaurar.

UNVERIFIED: o que Descarregar Assinado devolve enquanto o documento ainda está em A concluir — antes de o selo final estar aplicado — falta confirmar na aplicação a correr. Tudo o resto da tabela vem do código do menu.

Cancelar é permitido a quem enviou o documento, ao Criador e a um Administrador da organização. No menu da lista, essa regra completa aplica-se a um documento Em processamento; em Aguardar Assinaturas, a entrada só aparece a quem o enviou.

Fora da tabela, há entradas que dependem sobretudo do seu papel na organização:

Ação	Quando aparece
Mudar proprietário	Ao dono do documento, ao Criador ou a um Administrador, em qualquer estado; desactivada se não houver a quem passar
Partilhar Assinatura	Só em Aguardar Assinaturas, ao dono, ao Criador ou a um Gestor
Desbloquear verificação	Só em Aguardar Assinaturas, ao dono, ao Criador, a um Administrador ou a um Gestor
Eliminar definitivamente	Só a quem pode eliminar aquele documento — ver abaixo

Partilhar Assinatura e Desbloquear verificação só aparecem num documento em curso, e só a quem tem responsabilidade sobre o envio — cada uma tem secção própria abaixo.

O que cada estado significa está em Ciclo de vida do documento.

Dar a ligação de assinatura por outro canal

Quando alguém diz que não recebeu o email — ou que o apagou, ou que o email está retido — Partilhar Assinatura dá-lhe a mesma ligação por onde quiser:

Escolha o signatário e partilhe a ligação de assinatura por qualquer canal. É a mesma ligação que o signatário recebeu por email.

Escolha a pessoa e use Copiar ligação. Ao lado de cada nome, o diálogo diz se a pessoa Pode assinar agora ou Aguarda a sua vez — numa ordem sequencial, quem ainda não é a vez abre a ligação e vê exactamente isso.

A ligação dispensa início de sessão: quem a tiver pode assinar. É por isso que esta acção é mais restrita do que as outras — está disponível ao proprietário do documento, ao Criador e a um Gestor, e não a um Administrador. Se o documento não tiver ninguém por assinar, o diálogo di-lo: “Este documento não tem assinaturas pendentes.”

Desbloquear quem ficou preso na verificação

Quem erra o código de verificação vezes de mais fica a aguardar o fim de um tempo de espera. Desbloquear verificação limpa essa contagem:

Quem esgota as tentativas do código de verificação fica à espera do fim do tempo de espera. Desbloquear limpa essa contagem e permite pedir um código novo de imediato. A assinatura em curso não se perde.

Escolha o signatário e carregue em Desbloquear. Ao contrário da partilha da ligação, esta acção está também disponível a um Administrador.

Do outro lado, quem está bloqueado vê a indicação de pedir ajuda a quem enviou: “Se precisar de assinar já, peça a quem lhe enviou o documento para desbloquear a verificação.”

Passar um documento a outra pessoa

Mudar proprietário transfere a responsabilidade:

O documento passa para o membro que escolher. Ele fica responsável por acompanhar as assinaturas e por tudo o que ainda falte fazer; deixa de aparecer nos seus documentos.

Escolha a pessoa em Novo proprietário. Se for a única pessoa na organização, vê “Não há outros utilizadores nesta organização.”

Apagar

Apagar não é tão definitivo como soa, mas também não é inofensivo:

Um documento que já terminou mantém o estado que tinha, e restaurá-lo devolve-o exactamente como estava — ver Apagado não é um estado.

Apagar um rascunho é diferente e imediato: “Isto irá apagar o rascunho permanentemente.”

Eliminar definitivamente

Na vista Apagados, Eliminar definitivamente é o que o nome diz:

Repare no que fica: o registo de auditoria e o histórico de consumos. Some o ficheiro, não a prova de que existiu e de quem lhe tocou.

Para confirmar, o diálogo pede que escreva a palavra ELIMINAR — não chega carregar num botão.

Duas restrições que valem a pena saber antes de tentar:

Só o dono do documento pode fazê-lo. Numa selecção com documentos de outras pessoas, esses são ignorados: “{{count}} item(s) ignorado(s): só o dono do documento pode eliminar definitivamente.”
Se não tiver permissão: “Não tem permissão para eliminar documentos definitivamente. Contacte o administrador da sua organização.”

Exportar a lista

O botão de exportação leva os documentos da lista para um ficheiro, e o resultado chega por email, não pelo browser: “A exportação vai seguir por email.”

Antes de exportar escolhe:

Opção	O que faz
Esta vista	Tudo o que a vista actual mostra
Seleção	Só as linhas que marcou — “Marque linhas na lista para exportar só essas.”
De / Até	Limitar por datas
Estado	Limitar por estado do documento
Separador	Vírgula, ponto e vírgula ou tabulação

O separador existe porque um Excel configurado para português não abre bem um ficheiro separado por vírgulas. Se as colunas saírem todas numa só, é este o campo a mudar.

Um filtro personalizado ignora a pesquisa da vista — é o que diz “O filtro personalizado ignora a pesquisa da vista.” Sem resultados: “Nada a exportar com estes critérios.”

Quando a assinatura não chega a ser aplicada

Se alguma coisa correr mal a escrever a assinatura no PDF, o detalhe do documento mostra um aviso — Problema técnico:

Houve um problema ao aplicar a assinatura. Pode tentar novamente.

Tentar de novo repete a operação. O botão é só para o dono do documento, e a assinatura de quem já assinou não se perde: é a aplicação dela ao PDF que é repetida, não a assinatura em si.

Ver se o webhook foi entregue

Se a sua organização usa webhooks, o detalhe do documento mostra a última entrega — ver Receber webhooks.

Quando uma ação falha

Se o plano da organização e o último pacote comprado terminaram há mais de 60 dias, é a descarga que deixa de funcionar — as outras acções não olham para a data:

“Descarregamento indisponível. A subscrição e o último pacote comprado terminaram há mais de 2 meses.”
“Ação falhou. A subscrição da qual o documento origina está em Trial e expirou.”

O documento não se perde — a subscrição precisa de ser renovada para o voltar a descarregar. Ver Quando uma subscrição expira.