Acompanhar e gerir documentos
A lista de documentos é onde um documento vive depois de o enviar. Está dividida em vistas para que “à espera de mim” nunca se perca no meio de “à espera de toda a gente”.
As vistas
Seção intitulada “As vistas”| Vista | O que contém |
|---|---|
| Caixa de entrada | Documentos que lhe enviaram |
| Enviados | Documentos que enviou |
| Rascunhos | Começados mas nunca enviados |
| Em preparação | A ser selados pela plataforma antes de saírem |
| Recentes | Mexidos há pouco, atravessando as outras vistas |
| Apagados | Apagados, e ainda recuperáveis |
Pode agrupar mais com Nova pasta e Mover para uma pasta.
A lista actualiza-se sozinha — “A lista atualiza-se automaticamente” — por isso não precisa de recarregar para ver chegar uma assinatura.
Ver quem falta assinar
Seção intitulada “Ver quem falta assinar”Cada documento enviado mostra o estado individual dos destinatários, o que é mais útil do que o estado global quando anda atrás de alguém:
| Mostrado como | Significado |
|---|---|
| À espera que o destinatário assine | É a vez dele e ainda não assinou |
| Na fila para assinar | A vez dele ainda não chegou |
| Assinado | Feito |
| Recusado | Recusou |
| Cancelado | Cancelado antes de assinar |
Na fila para assinar contra À espera que o destinatário assine é a distinção que interessa: só a segunda quer dizer que alguém está mesmo a atrasar o processo.
O que pode fazer com um documento
Seção intitulada “O que pode fazer com um documento”| Ação | Notas |
|---|---|
| Visualizar | Abri-lo |
| Descarregar | Obter o ficheiro |
| Imprimir | Imprimi-lo |
| Histórico | Abrir o trilho de auditoria |
| Assinar | Assinar, quando for a sua vez |
| Recusar | Recusar — pára o processo para toda a gente |
| Reenviar email | Enviar o convite outra vez |
| Continuar | Retomar um rascunho |
| Mover | Pô-lo numa pasta |
| Cancelar | Parar um documento em curso |
| Mudar proprietário | Passá-lo a um colega |
| Apagar | Mandá-lo para Apagados |
Passar um documento a outra pessoa
Seção intitulada “Passar um documento a outra pessoa”Mudar proprietário transfere a responsabilidade:
O documento passa para o membro que escolher. Ele fica responsável por acompanhar as assinaturas e por tudo o que ainda falte fazer; deixa de aparecer nos seus documentos.
Escolha a pessoa em Novo proprietário. Se for a única pessoa na organização, vê “Não há outros utilizadores nesta organização.”
Apagar não é tão definitivo como soa, mas também não é inofensivo:
Eliminar, na vista Apagados, é o definitivo.
Apagar um rascunho é diferente e imediato: “Isto irá apagar o rascunho permanentemente.”
Quando uma ação falha
Seção intitulada “Quando uma ação falha”Se a subscrição de origem do documento caducou, as ações deixam de funcionar:
- “Ação falhou. A subscrição da qual o documento origina expirou.”
- “Ação falhou. A subscrição da qual o documento origina está em Trial e expirou.”
O documento não se perde — a subscrição precisa de ser renovada para voltar a poder agir sobre ele.