Criar um modelo

Um modelo é construído a partir de um ficheiro DOCX. Marca-o uma vez com marcadores, e todos os documentos gerados a partir dele preenchem esses marcadores.

Marcar o DOCX

Dois tipos de marcador, e a diferença conta:

Use marcadores {{Campo}} para dados e {{AssinaJa_N_Tipo}} para assinaturas.

{{Campo}} — um campo de dados. O nome que lhe der passa a ser um campo que preenche ao gerar um documento. Use quantos quiser.

{{AssinaJa_N_Tipo}} — onde vai uma assinatura. O N é o número do signatário, por isso todos os marcadores com o mesmo número pertencem à mesma pessoa.

Marcador	Coloca
{{AssinaJa_1_SIGNATURE}}	A assinatura do signatário 1
{{AssinaJa_1_INITIALS}}	A rubrica do signatário 1
{{AssinaJa_1_CMD}}	O signatário 1 a assinar com Chave Móvel Digital
{{AssinaJa_1_CMDSCAP}}	O signatário 1 a assinar com CMD + atributos profissionais
{{AssinaJa_1_LDC}}	O signatário 1 a assinar com o seu Certificado Digital Local
{{AssinaJa_2_SIGNATURE}}	A assinatura do signatário 2

Os marcadores de assinatura nunca são tratados como dados — passam intactos e tornam-se zonas de assinatura no documento final.

Dica

O N identifica a pessoa, não a vez dela. O mesmo N usado em vários sítios coloca a assinatura dessa pessoa em todos eles.

Num documento sequencial acaba por ser também a ordem em que assinam, por isso numerá-los pela ordem prevista poupa trabalho depois. Num documento em simultâneo não há ordem nenhuma — o N é só a etiqueta de cada signatário.

Campos que o signatário preenche ao assinar

Um terceiro tipo de marcador põe no documento uma caixa que o signatário preenche no momento de assinar — ao contrário de {{Campo}}, que é preenchido por quem usa o modelo.

Marcador	Coloca
{{AssinaJa_1_IN_Morada}}	Uma caixa que o signatário 1 preenche: texto, data, número ou uma lista de escolhas
{{AssinaJa_1_IN_Estado_Bom}}	A opção Bom da pergunta Estado, a marcar pelo signatário 1
{{AssinaJa_1_IN_Estado_Mau}}	A opção Mau da mesma pergunta

O N é o signatário que preenche, como nos marcadores de assinatura. A chave (Morada, Estado) identifica a pergunta: começa por uma letra e leva só letras e algarismos — sem _, porque o _ separa a chave do valor de uma opção. Todas as caixas com a mesma chave e um valor diferente são opções da mesma pergunta.

O DOCX diz só onde fica a caixa. O que ela pergunta — Pergunta, Tipo, Obrigatório ou Opcional, Escolha única ou Escolha múltipla nas opções, as escolhas de uma lista — define-se no passo 2, em Campos a preencher pelo signatário.

Três regras:

• Cada marcador aparece uma só vez no DOCX. Um marcador repetido é recusado ao guardar o modelo; para duas caixas, use duas chaves ou dois valores.
• Não há matriz nos modelos DOCX. O Tipo oferece Texto, Data, Número e Lista de escolhas; a matriz só existe ao preparar um documento.
• Quem preenche também assina. O signatário N precisa de um marcador de assinatura ou de rubrica no mesmo DOCX.

Escreva estes marcadores à mão, com AssinaJa_ exactamente assim. Ao contrário dos marcadores de assinatura, aqui as maiúsculas e minúsculas do prefixo contam.

Campos de impressão em série do Word

Um DOCX que já use os campos de impressão em série do próprio Word (MERGEFIELD) também serve: no carregamento, cada um passa a um marcador {{CAMPO}}, e é o ficheiro convertido que fica guardado. O nome é ajustado às regras dos marcadores — sem acentos, em maiúsculas, e com um só _ no lugar de espaços e outros caracteres: Preço_Imóvel passa a {{PRECO_IMOVEL}}.

Cada nome alterado aparece nos Avisos do passo 2 — é o nome novo que preenche ao usar o modelo. Os avisos aparecem em inglês, tal como a análise os escreve. Dois nomes do Word que dêem o mesmo marcador passam a ser um só campo. Um MERGEFIELD dentro de outro campo do Word (um IF, por exemplo) fica como está, e é assinalado: troque-o por um marcador {{...}}.

Construir o modelo

Escolha Modelo para começar. São quatro passos:

#	Passo	O que faz
1	Documento	Carregue o ficheiro DOCX base do modelo.
2	Campos	Reveja os campos detetados no documento.
3	Pré-visualização	Ajuste as zonas de assinatura sobre o documento.
4	Revisão	Defina o nome e guarde o modelo.

Arraste o ficheiro para dentro, ou clique para o escolher — Arraste o ficheiro DOCX ou clique para selecionar. Depois da análise recebe uma contagem de Campos MailMerge e Campos de assinatura encontrados. Verifique esses números: são a forma mais rápida de detetar um marcador mal escrito.

Termine com Guardar modelo, ou Guardar e Sair para parar e voltar depois.

Cada passo tem, ao lado do contador, o botão de ajuda desse passo.

Se o carregamento for recusado

Mensagem	Causa
Apenas ficheiros DOCX são permitidos.	Tipo de ficheiro errado — DOC e PDF não são aceites
Só é permitido carregar um ficheiro DOCX.	Foi escolhido mais do que um ficheiro
Não é permitido carregar vários ficheiros.	O mesmo, a partir de um arrasto com vários
Não é permitido carregar pastas.	Foi largada uma pasta em vez de um ficheiro
Falta o ficheiro do modelo.	O passo foi submetido sem ficheiro
O ficheiro contém macros, que não são permitidas.	Um documento com macros
O ficheiro excede o tamanho máximo permitido.	Demasiado grande
O ficheiro DOCX não é válido.	O ficheiro está corrompido ou não é um DOCX verdadeiro
Não foi possível analisar o ficheiro DOCX.	A análise não conseguiu ler o conteúdo
O modelo tem um campo AssinaJá inválido.	Um marcador que não segue a forma esperada
O modelo refere um signatário que não existe.	Um marcador AssinaJa_N_… cujo N não tem signatário
Falta preencher um campo obrigatório do modelo.	Ficou um campo obrigatório de fora
Não foi possível converter o DOCX em PDF.	A conversão falhou
Não foi possível localizar a posição de um campo AssinaJá no documento.	O marcador foi encontrado mas não é colocável
O modelo já não existe.	Foi apagado enquanto trabalhava nele
Cada signatário só pode ter um marcador de assinatura qualificada (CMD ou CMDSCAP). Corrija o DOCX e volte a carregá-lo.	O mesmo N tem dois marcadores qualificados — ver abaixo

A mensagem não diz qual é o signatário

A recusa não enumera os índices dos signatários em falta — ficam só na mensagem técnica inglesa por trás. Conte com procurar o marcador à mão.

Um só marcador com certificado por signatário

{{AssinaJa_N_SIGNATURE}} e {{AssinaJa_N_INITIALS}} repetem-se à vontade, mas o mesmo N só pode ter um {{AssinaJa_N_CMD}}, um {{AssinaJa_N_CMDSCAP}} ou um {{AssinaJa_N_LDC}}. Um DOCX que o viole é recusado no carregamento, e nada é gravado:

Cada signatário só pode ter um marcador de assinatura qualificada (CMD ou CMDSCAP). Corrija o DOCX e volte a carregá-lo.

A mensagem fala só de “CMD ou CMDSCAP”, mas é também a que aparece quando o conflito envolve um LDC. Pela API pública, a recusa sai como 400 { "code": "MULTIPLE_QUALIFIED_MARKERS_FOR_SIGNER" }, com o número do signatário na mensagem. O porquê da regra está em Regras a conhecer.

Se não forem encontrados marcadores

Não foram detetados campos de substituição. Adicione marcadores {{Campo}} e volte a carregar.

Não foram detetados campos de assinatura. Adicione marcadores {{AssinaJa_N_Tipo}} e volte a carregar.

Na prática ambas querem dizer o mesmo: os marcadores não estão onde o analisador procurou. A causa habitual é o Word ter partido um marcador entre formatações diferentes — reescreva-o de uma vez, sem mudar de tipo de letra ou estilo a meio, e volte a carregar.

Por baixo de cada uma, “Se pretender ver o formato dos campos a incluir, consulte a ajuda online” aqui traz-o a Marcar o DOCX.

Se os campos a preencher estiverem mal definidos

O passo 2 avisa, por cima das perguntas, do que impede o modelo de ser guardado — por exemplo “«{pergunta}»: a lista não tem escolhas.” ou “«{pergunta}»: só uma escolha pode vir pré-selecionada.” Ao gerar um documento a partir de um modelo com uma pergunta mal definida, a recusa é:

Há campos a preencher pelo signatário mal definidos no modelo (pergunta, opções ou escolhas). Corrija-os no assistente e volte a tentar.

UNVERIFIED: quando é o servidor a recusar ao guardar — um marcador repetido, por exemplo —, o ecrã mostra a mensagem técnica do servidor, em inglês, em vez de um texto traduzido. Está registado como questão em aberto.

Gerir modelos

A lista tem três vistas — Disponíveis, Rascunhos e Apagados — com as colunas Nome, Autor, Autor original, Pasta, Favorito e ID. Cada vista mostra o total entre parênteses, por exemplo Disponíveis (12). Nas organizações que podem publicar no catálogo há uma quarta vista, No Catálogo — ver abaixo.

O menu de cada linha tem estas acções:

Ação
Usar modelo	Criar um documento a partir dele — ver Usar um modelo
Informação	Ver os campos, os signatários e o ID do modelo (API) — ver Inspecionar um modelo
Editar	Alterar o modelo
Publicar no catálogo / Retirar do catálogo	Só nas organizações com catálogo — ver abaixo
Descarregar o modelo	Obter o DOCX de origem de volta
Eliminar	Removê-lo

Editar só aparece a quem tem permissão para gerir modelos. Sem ela, o modelo lê-se e usa-se, mas não se altera — ver Papéis e permissões.

Na vista Apagados o menu muda: a única acção é Mover para a pasta Modelos, que traz o modelo de volta.

Autor original vale a pena notar: um modelo que tenha vindo de outra subscrição guarda o registo de quem o construiu, e não apenas de quem o tem agora. Se essa subscrição de origem tiver caducado, as acções sobre o modelo param com “Ação falhou. A subscrição da qual o modelo origina expirou.”

A lista não tem acção de partilhar ou enviar um modelo a um colega.

Publicar um modelo no catálogo

Numa organização com plano Enterprise, um modelo pode ser posto à disposição de outras organizações através do catálogo de modelos:

Outras organizações passam a poder usar este modelo através de uma chave de API com acesso ao catálogo de modelos.

Publica-se modelo a modelo, de duas formas: com o interruptor Publicar no catálogo no passo 4 do assistente, ou com Publicar no catálogo no menu da linha. Nenhum modelo está publicado por omissão. A vista No Catálogo mostra os que publicou, e Retirar do catálogo tira-os de lá.

• Só se publica um modelo das Disponíveis: um rascunho ou um modelo apagado não entram no catálogo.
• Publicar fica para o autor do modelo; retirar pode qualquer pessoa que gira modelos.
• Apagar um modelo tira-o do catálogo, e trazê-lo de volta não o volta a publicar.

Se o modelo ficar guardado mas a publicação falhar, o passo 4 avisa “Modelo guardado, mas não foi possível alterar a publicação no catálogo.” — tente de novo pelo menu da linha.

O que é o catálogo do lado de quem o usa está em O acesso ao catálogo de modelos.

Ver também

• Usar um modelo — gerar documentos a partir dele
• Níveis de assinatura — o que significam CMD e CMDSCAP