Criar um modelo

Um modelo é construído a partir de um ficheiro DOCX. Marca-o uma vez com marcadores, e todos os documentos gerados a partir dele preenchem esses marcadores.

Marcar o DOCX

Dois tipos de marcador, e a diferença conta:

Use marcadores {{Campo}} para dados e {{AssinaJa_N_Tipo}} para assinaturas.

{{Campo}} — um campo de dados. O nome que lhe der passa a ser um campo que preenche ao gerar um documento. Use quantos quiser.

{{AssinaJa_N_Tipo}} — onde vai uma assinatura. O N é o número do signatário, por isso todos os marcadores com o mesmo número pertencem à mesma pessoa.

Marcador	Coloca
{{AssinaJa_1_SIGNATURE}}	A assinatura do signatário 1
{{AssinaJa_1_INITIALS}}	A rubrica do signatário 1
{{AssinaJa_1_CMD}}	O signatário 1 a assinar com Chave Móvel Digital
{{AssinaJa_1_CMDSCAP}}	O signatário 1 a assinar com CMD + atributos profissionais
{{AssinaJa_2_SIGNATURE}}	A assinatura do signatário 2

Os marcadores de assinatura nunca são tratados como dados — passam intactos e tornam-se zonas de assinatura no documento final.

Dica

Numere os signatários pela ordem em que devem assinar. O mesmo N usado em vários sítios coloca a assinatura dessa pessoa em todos eles.

Construir o modelo

Escolha Modelo para começar. São quatro passos:

#	Passo	O que faz
1	Documento	Carregue o ficheiro DOCX base do modelo.
2	Campos	Reveja os campos detetados no documento.
3	Pré-visualização	Ajuste as zonas de assinatura sobre o documento.
4	Revisão	Defina o nome e guarde o modelo.

Arraste o ficheiro para dentro, ou clique para o escolher — Arraste o ficheiro DOCX ou clique para selecionar. Depois da análise recebe uma contagem de Campos MailMerge e Campos de assinatura encontrados. Verifique esses números: são a forma mais rápida de detetar um marcador mal escrito.

Termine com Guardar modelo, ou Guardar e Sair para parar e voltar depois.

Se o carregamento for recusado

Mensagem	Causa
Apenas ficheiros DOCX são permitidos.	Tipo de ficheiro errado — DOC e PDF não são aceites
Não é permitido carregar pastas.	Foi largada uma pasta em vez de um ficheiro
O ficheiro excede o tamanho máximo permitido.	Demasiado grande
Não foi possível analisar o ficheiro DOCX.	O ficheiro está corrompido ou não é um DOCX verdadeiro

Se não forem encontrados marcadores

Não foram detetados campos de substituição. Adicione marcadores {{Campo}} e volte a carregar.

Não foram detetados campos de assinatura. Adicione marcadores {{AssinaJa_N_Tipo}} e volte a carregar.

Na prática ambas querem dizer o mesmo: os marcadores não estão onde o analisador procurou. A causa habitual é o Word ter partido um marcador entre formatações diferentes — reescreva-o de uma vez, sem mudar de tipo de letra ou estilo a meio, e volte a carregar.

Gerir modelos

A lista tem três vistas — Disponíveis, Em Rascunho e Apagados — com as colunas Nome, Autor, Autor original, Pasta, Favorito e ID.

Ação
Editar	Alterar o modelo
Gerar documento	Criar um documento a partir dele — ver Usar um modelo
Enviar	Partilhá-lo com outro utilizador
Descarregar	Obter o DOCX de volta
Mover para a pasta Modelos	Organizá-lo
Informação	Ver os detalhes
Eliminar	Removê-lo

Autor original vale a pena notar: um modelo partilhado mantém o registo de quem o construiu, e não apenas de quem o tem agora.

Partilhar um modelo

Enviar entrega uma cópia a um colega. Há uma restrição:

Apenas é possível enviar modelos para utilizadores que pertençam a subscrições do plano Standard ou Empresarial nas quais é administrador

Ou seja, só pode partilhar para subscrições que administre, nesses planos. Se a sua própria subscrição tiver caducado, recebe “Não é possível enviar o modelo porque a sua subscrição expirou.”

Ver também

• Usar um modelo — gerar documentos a partir dele
• Níveis de assinatura — o que significam CMD e CMDSCAP