Gerir contactos e grupos
Os contactos poupam-lhe reescrever nomes e emails de cada vez que envia um documento. Os grupos vão mais longe: permitem endereçar um conjunto inteiro de pessoas de uma só vez.
Adicionar um contacto
Seção intitulada “Adicionar um contacto”Escolha Adicionar contacto e preencha os dados. Recebe Contacto criado com sucesso quando fica guardado.
Duas coisas são recusadas:
- Email inválido — o endereço não é válido
- “Já adicionou um contacto com o email igual ao introduzido” — já tem um contacto com esse endereço
Use Editar contacto para o alterar depois; confirma com Contacto atualizado com sucesso.
Organizar contactos em grupos
Seção intitulada “Organizar contactos em grupos”Organize os seus contactos em grupos para facilitar o envio de documentos
No separador Grupos, Criar grupo cria um novo. Um grupo precisa de pelo menos um contacto — criar um vazio é recusado com “Por favor escolha um contacto”. Os nomes de grupo têm de ser únicos: “Já adicionou um grupo com o nome igual ao introduzido”.
Editar grupo gere os membros através de Adicionar contactos ao grupo e da sua lista de Utilizadores do grupo. Cada alteração é confirmada individualmente — “Contacto adicionado ao grupo com sucesso” e “Contacto retirado do grupo com sucesso”.
A lista de grupos mostra Número de contactos, para ver quantos membros cada um tem.
Importar contactos em massa
Seção intitulada “Importar contactos em massa”Importe contactos em massa a partir de um ficheiro Excel
O fluxo, em Importar contactos e grupos, tem três passos:
- Descarregar o modelo de importação de contactos.
- Preencher o ficheiro de modelo .xlsx com os contactos desejados.
- Importar o ficheiro editado e gravar os novos contactos.
Comece por Descarregar modelo em vez de construir a sua própria folha de cálculo — a importação espera exactamente aquele formato.
Se a importação for recusada
Seção intitulada “Se a importação for recusada”| Mensagem | O que corrigir |
|---|---|
| “Não pode importar mais de {n} contactos de cada vez” | Dividir o ficheiro em lotes mais pequenos |
| “O ficheiro tem contactos sem nome e/ou email” | Preencher os campos obrigatórios em falta |
| “Alguns contactos têm emails inválidos” | Corrigir os endereços |
Os erros identificam a linha em causa com Linha, para poder ir directamente a ela na folha de cálculo.
Importar por cima de contactos existentes
Seção intitulada “Importar por cima de contactos existentes”Uma importação não se limita a acrescentar. Se um contacto do ficheiro corresponder a um que já tem, ele é actualizado — e o resultado diz-lhe quais:
Contactos importados com sucesso. Os contactos seguintes foram atualizados:
A mesma lista aparece em Contactos atualizados. Vale a pena lê-la em vez de a dispensar: é o único sítio onde fica a saber o que a importação alterou.