Ciclo de vida do documento

Um documento tem exatamente um estado em cada momento. Saber qual é explica o que pode fazer com ele e o que a plataforma está à espera.

Os estados

O conjunto de estados subjacente é Draft, InPreparation, Waiting, Finalizing, Completed, Canceled, Expired, Rejected, Error.

Mostrado como	O que significa
Rascunho	Ainda o está a montar. Ninguém foi notificado.
Em processamento	A plataforma está a selar o documento antes de o enviar. Breve e automático. Na lista, estes documentos estão na vista Em preparação.
Aguardar Assinaturas	Enviado. Um ou mais signatários ainda não assinaram.
A concluir	Entrou a última assinatura e a plataforma está a fechar o documento.
Concluído	Todos assinaram. O PDF final está disponível.
Recusado	Um signatário recusou. O documento pára aqui.
Cancelado	Cancelou-o antes de estar concluído.
Expirado	A data de expiração passou antes de todos assinarem.
Erro	Alguma coisa falhou durante o processamento.

Como um documento avança

Rascunho ──► Em processamento ──► Aguardar Assinaturas ──► A concluir ──► Concluído
                    │                      │
                    │                      ├──► Recusado    (um signatário recusa)
                    ▼                      ├──► Cancelado   (cancela-o)
                  Erro                     ├──► Expirado    (passa a data)
                                           └──► Erro

Só Rascunho está inteiramente sob o seu controlo. Assim que envia um documento, ele passa brevemente por Em processamento, depois para Aguardar Assinaturas, e daí em diante o desfecho depende dos signatários e do relógio.

Em Aguardar Assinaturas, quantos signatários estão activos ao mesmo tempo depende da ordem que escolheu: em sequencial é sempre um, em simultâneo são todos — ver Enviar um documento para assinatura.

A concluir é o fecho, e não se interrompe

Quando a última assinatura entra, o documento passa por A concluir enquanto a plataforma gera a versão final. É curto, mas é o ponto a partir do qual já não há volta a dar: a acção Cancelar desaparece do menu em A concluir e em Concluído. Se ainda assim tentar cancelar, a resposta é “O documento já está a ser concluído.”

Nota

Em processamento existe porque a plataforma aplica o seu próprio selo de certificação ao documento antes de qualquer signatário o ver. É esse selo que permite detetar adulterações posteriores. Normalmente passa em segundos.

O que pode fazer em cada estado

O menu de cada documento na lista muda com o estado e com o seu papel nele — a tabela completa, e quem pode cancelar, está em O que pode fazer com um documento.

Filtros que vai ver na lista

A lista de documentos filtra por algumas etiquetas que não são estados, mas vistas sobre eles — Todos, Necessário assinar, Em progresso, Assinado, Cópia, Apagado.

Necessário assinar é o útil no dia a dia: mostra os documentos que esperam por si, e não todos os que estão apenas por terminar.

Apagado não é um estado

Apagado aparece ao lado dos estados, mas não é um deles: não existe no conjunto acima. É uma marca que se sobrepõe na apresentação — por baixo, o documento mantém o estado que tinha.

Um documento que já terminou — Concluído, Recusado, Cancelado, Expirado — mantém o estado que tinha. Só passa a mostrar-se como Apagado, na lista e no campo Estado do detalhe, e restaurá-lo devolve-o exactamente como estava. Apagar um documento assinado não lhe reescreve o histórico.

A excepção é um documento ainda em Aguardar Assinaturas: esse é mesmo cancelado ao apagar, porque há convites por revogar, e os signatários são avisados. Um rascunho, por sua vez, é apagado de vez. Ver Apagar.

Ver também

• Níveis de assinatura
• Enviar um documento para assinatura