Enviar um documento para assinatura

Enviar um documento são quatro passos, sempre pela mesma ordem. O assistente não o deixa avançar enquanto o passo actual estiver incompleto — o Próximo fica inactivo.

Novo documento pergunta primeiro “Quem vai assinar? A resposta decide o caminho.” Esta página é o cartão Enviar para assinar — “Para um documento que outras pessoas também assinam.” Se o documento é só seu, o outro cartão, Assinar eu, agora, tem três passos em vez de quatro: ver Assinar um documento só por si.

#	Passo	Para quê
1	Documentos	Adicionar documentos para assinar
2	Destinatários	Quem recebe este documento e como assina
3	Assinaturas	Definir o que assinar nos documentos
4	Rever e Enviar	Destinatários, mensagem, prazo e recursos — depois enviar

Em qualquer altura a partir do passo 3 pode usar Guardar rascunho e voltar mais tarde. O assistente também guarda sozinho — vê-se “A Auto-Guardar rascunho…”.

1. Documentos

Arraste os ficheiros ou use Selecionar ficheiros. Aceita PDF/DOCX, até 128 MB por ficheiro.

O primeiro passo do assistente, com a zona de carregamento de
ficheiros.

Pode juntar mais do que um ficheiro. Vão todos no mesmo processo e são assinados em conjunto — quem recebe cópia recebe o conjunto de documentos completo.

Um ficheiro Word é convertido para PDF, e é o PDF que vai ser assinado. Confirme-o antes de avançar: a paginação pode mudar na conversão.

2. Destinatários

Este passo decide as duas coisas que mais importam: quem está envolvido e como cada pessoa participa.

Adicione as pessoas envolvidas, escolha quem assina e quem apenas recebe cópia, e selecione um tipo de assinatura para aplicar a todos.

O passo dos destinatários: o seletor Ordem de assinatura por cima, e uma linha
por pessoa com nome, email, telefone, actividade e o botão de
personalizar.

Cada linha tem, da esquerda para a direita:

Elemento	O que faz
⠿ e o número	Arrastar para mudar a ordem de assinatura — só em modo sequencial
Nome · Email · Nº de telefone	Os dados da pessoa
Ícone de lista	Escolher da sua lista de contactos
Assina / Recebe cópia	O papel desta pessoa
Personalizar	As definições só desta pessoa — ver abaixo
Caixote	Remover a linha

Adicionar abre um menu: Novo Destinatário, Lista de Contactos, Info do meu Contacto e Importar lista.

A ordem de assinatura

Por cima da lista está Ordem de assinatura, e é aqui que decide se as pessoas assinam uma a seguir à outra ou todas ao mesmo tempo.

Opção	O que a aplicação diz
Sequencial	“Cada pessoa recebe o convite depois de a anterior assinar, pela ordem da lista.”
Em simultâneo	“Todos recebem o convite ao mesmo tempo e assinam por qualquer ordem.”

Sequencial vem escolhido de origem. Com ela, a posição na lista é a ordem real do processo: o número ao lado do ⠿ é a vez de cada pessoa, e quem ainda não chegou à sua aparece como Na fila para assinar.

Com Em simultâneo esse número desaparece e a lista deixa de se poder reordenar — não há vez de ninguém. O ⠿ passa a dizer “Sem ordem — todos recebem o convite ao mesmo tempo”. Toda a gente recebe o email no momento do envio, e ninguém espera por ninguém.

As definições de cada signatário

O botão Personalizar abre um painel com o nome da pessoa no título e dois separadores: Destinatário e Mensagem.

O painel Personalizar, com actividade, tipos de assinatura e verificação do
destinatário.

Atividade a realizar — Assina ou Recebe cópia. É o mesmo que a coluna da linha, repetido aqui por conveniência.

Tipo de Assinaturas — e aqui está a parte que costuma surpreender: são caixas de selecção, não uma escolha única. A mesma pessoa pode ter mais do que um tipo no mesmo documento.

Opção	O que é
Assinatura Simples	Assinatura visual desenhada ou escrita
Rubrica	Iniciais, para rubricar páginas
CMD - Chave Móvel Digital	Assinatura qualificada — ver Assinatura qualificada com CMD
SCAP - CMD com atributos profissionais	Qualificada, e prova a qualidade profissional
LDC - Certificado Digital Local	Avançada, com o certificado digital do próprio signatário — ver Assinar com o seu certificado digital

Um signatário novo já vem com Assinatura Simples e Rubrica marcadas; se a organização tiver saldo CMD, também CMD; e se os atributos profissionais estiverem ativos, também SCAP. É assim para que no passo seguinte veja logo tudo o que pode colocar, sem procurar no menu. LDC - Certificado Digital Local nunca vem marcado: marca-o quando a pessoa tem certificado próprio. Um tipo sem zonas colocadas é ignorado no envio e não custa nada — ver Como se conta uma assinatura.

Verificação do destinatário — por omissão Predefinição da organização: “Usa o que estiver definido nas definições da organização quando este documento for enviado.” Pode subir ou baixar o nível só para esta pessoa. A predefinição está em Configurar políticas da organização.

As opções que só aparecem sem assinatura qualificada

Estas secções não aparecem com CMD nem SCAP. Se os desmarcar — ou se escolher Certificado Digital Local —, surgem no painel duas secções novas:

O mesmo painel com assinatura simples: aparecem Autenticação 2 Fatores e
Confirmar Documento de
Identificação.

Autenticação 2 Fatores — Nenhuma, Código SMS ou Password:

Ao assinar, o signatário receberá um código de acesso por SMS que terá de ser introduzido para aceder ao documento.

Ao assinar, o signatário terá primeiro de introduzir a password seguinte para aceder ao documento.

A password é definida por si e tem de lhe ser comunicada por outro meio. O código SMS precisa do número de telemóvel preenchido na linha.

Confirmar Documento de Identificação — Não necessário ou Solicitar Documento, com Cartão de Cidadão ou Passaporte e o número:

O signatário tem de confirmar a sua identificação para prosseguir com a assinatura do documento.

Com Certificado Digital Local as duas secções ficam. O certificado não é verificado pelo Estado como a Chave Móvel Digital: o código SMS ou a password são a prova de quem abriu a ligação, e o número do documento de identificação que indicar aqui é confrontado com o do certificado no momento de assinar — ver O certificado tem de ser seu.

O separador Mensagem

O separador Mensagem, com idioma e mensagem
privada.

Idioma decide em que língua esta pessoa recebe o email e vê o ecrã de assinatura. Mensagem privada acrescenta um texto que só esta pessoa lê — útil para instruções que não interessam aos restantes.

O que o assistente impede, e o que só avisa

Impede: avançar sem pelo menos uma pessoa que Assina. O botão Próximo fica desactivado, sem mensagem, até haver um signatário e todas as linhas terem nome, email válido e idioma. Com vários documentos, cada signatário tem de assinar pelo menos um, e cada documento tem de ter quem o assine.

O número de telemóvel na linha só é preciso para o código SMS. Para a Chave Móvel Digital, é quem assina que o introduz, no assistente de assinatura.

Avisa, sem bloquear: o seu próprio email como signatário (“Email do utilizador actual detectado”), a mesma pessoa como signatário e cópia (“Signatário detectado”), ou um contacto duplicado.

3. Assinaturas

O passo do editor: Definir o que assinar nos documentos.

O vídeo que abre à primeira vez

Na primeira vez que chega a este passo abre-se um vídeo curto — Como colocar as zonas de assinatura — de cerca de 12 segundos, em loop e sem som, com este texto por baixo:

Há duas formas, e dão o mesmo resultado:

• Na página, clique com o botão direito do rato — ou, no telemóvel, mantenha o dedo premido cerca de um segundo — escolha Signatários e o tipo de assinatura: a zona fica onde tocou.

• Ou, no painel de conteúdo, carregue no + ao lado do tipo de assinatura de cada pessoa e arraste a zona para o sítio certo.

Não está a assinar agora — está a preparar o documento para quem vai assinar.

Percebi fecha-o, e Não mostrar novamente impede-o de voltar. Esse “já vi” fica guardado no próprio browser — não na sua conta — por isso noutro computador, noutro browser ou depois de limpar os dados do site, o vídeo aparece outra vez. O painel Conteúdo não tem botão para o reabrir; a ajuda do canto superior direito abre a explicação deste passo.

Em ecrãs estreitos é mostrada uma gravação diferente, feita com toque longo em vez de clique direito. Os gestos não são os mesmos, e o vídeo de secretária encolhido não os ensinava.

O vídeo Como colocar as zonas de assinatura, aberto sobre o editor do passo 3.

O editor, com o painel de signatários à esquerda e o documento à
direita.

À esquerda, Conteúdo, com os separadores Zonas e Auto IA. Em Zonas, o botão Campos abre três grupos — Fixos, Dinâmicos e Preencher — e escolher um tipo coloca-o logo na página que está a ver.

Por baixo fica a lista Signatários. Debaixo de cada pessoa aparece uma linha por tipo de assinatura que lhe atribuiu — no exemplo, Rubrica e CMD — cada uma com:

+ — acrescenta uma zona desse tipo ao documento
× — remove esse tipo deste signatário

Os signatários em si — quem são, o nome, o email, quem sai — mudam-se no passo Destinatários, não aqui.

À medida que coloca campos, surgem por baixo as secções Conteúdo Fixo, Conteúdo Dinâmico e Campos a Preencher, com os campos já colocados em cada uma. Uma secção só aparece quando tem pelo menos um campo.

À direita fica o documento, com zoom, ajustar à largura e ajustar à altura.

A forma rápida: clique direito

Clicar com o botão direito sobre a página abre um menu no ponto exacto onde clicou:

O menu de contexto do clique direito, com Signatários e Campos, e Campos aberto
em Fixos, Dinâmicos e Preencher.

Entrada	O que a aplicação diz
Signatários	“Zonas de assinatura e rubrica de cada pessoa, no ponto onde clicou.”
Campos	“Conteúdo fixo, dinâmico ou a preencher pelo signatário.” — abre Fixos, Dinâmicos e Preencher

Cada entrada do menu, e cada tipo dentro dela, traz uma linha de explicação por baixo do nome.

É mais rápido do que arrastar, e coloca a zona onde o rato está em vez de a deixar cair a olho. Para um contrato com assinatura no fim de cada página, é a diferença entre um minuto e cinco.

Depois de colocada, a zona arrasta-se e redimensiona-se com os cantos.

Perguntas que o signatário preenche ao assinar

O grupo Preencher coloca no documento caixas que quem assina preenche no momento de assinar — um NIF, uma data de entrada, uma escolha entre opções. São diferentes dos campos Fixos e Dinâmicos, que preenche você, ou a plataforma, antes do envio.

Tipo	O que a aplicação diz
Texto livre	“O signatário escreve um texto; pode limitar o tamanho e o formato.”
Data	“O signatário escolhe uma data, dentro dos limites que definir.”
Número	“O signatário escreve um número; casas decimais e limites opcionais.”
Opção (escolha)	“Uma caixa de uma pergunta de escolha; várias caixas formam o grupo.”
Lista de escolha	“O signatário escolhe uma entrada de uma lista que define.”
Matriz	“Grelha de linhas × colunas; o signatário marca uma célula por linha.”

Ao seleccionar uma caixa abre-se à direita o painel dessa caixa, com o tipo no título:

Uma caixa Texto livre seleccionada: o painel com Preenchido por, a pergunta
Número de contribuinte (NIF), Obrigatório e Tipo de validação NIF (9
dígitos).

Preenchido por — a pessoa que responde. Cada caixa é de uma pessoa.
Pergunta — o texto que o signatário vê. Até 200 caracteres.
Obrigatório — sem resposta, a pessoa não conclui a assinatura.
Identificador do campo — “Identifica a resposta no relatório e na API. Único no documento.”

E, consoante o tipo:

Texto livre — Máx. caracteres e Tipo de validação: Qualquer texto, Só números, Só letras e espaços, Letras, números e espaços, Endereço de email, NIF (9 dígitos), Código postal (0000-000) ou Outro (expressão regular). Em Outro escreve a expressão, que se aplica ao texto inteiro; Experimentar com… diz se um exemplo Passa. ou Não passa.
Data e Número — Mínimo e Máximo; no número, também Casas decimais.
Opção (escolha) — cada caixa é uma opção, pousada sobre o quadrado impresso no documento. As caixas com o mesmo identificador formam uma só pergunta, com Escolha única ou Escolha múltipla em Modo.
Lista de escolha — as Escolhas, e no máximo uma Pré-selecionada.
Matriz — # Linhas e # Colunas, Resultado por linha ou coluna, Seleção com Uma escolha ou Várias escolhas, e uma Lista de valores opcional: “Sem lista, a resposta é o número da escolha (1, 2, …).”

A quem pertence uma caixa nova. Em ordem sequencial, ao signatário que assina primeiro; em simultâneo, ao primeiro da lista. Mude-o em Preenchido por. Se quer a mesma pergunta a duas pessoas, coloque duas caixas.

Quem responde tem de assinar. Uma pessoa com caixas a preencher precisa de uma zona de assinatura ou de rubrica no mesmo documento — é essa assinatura que atesta as respostas. Sem ela, o Próximo abre Caixas a preencher por corrigir, com uma linha por problema — neste caso, “[nome] tem caixas a preencher mas nenhuma zona de assinatura ou rubrica neste documento.”

Se remover um signatário, as caixas dele passam para outra pessoa que fica.

Não custam créditos. Uma caixa a preencher não é uma assinatura: não é cobrada nem conta no resumo de recursos do passo 4.

O que acontece às respostas. Cada resposta fica escrita no PDF que essa pessoa assina, no sítio da caixa, e fica também guardada como dado — aparece no relatório de conclusão e na API. Os outros signatários só vêem a resposta depois de quem respondeu ter assinado, e a partir daí ninguém a altera.

Uma só assinatura qualificada por pessoa e por documento

Zonas de Assinatura Simples e de Rubrica repetem-se à vontade, mas cada pessoa assina com CMD, SCAP ou Certificado Digital Local uma só vez em cada documento. O editor recusa a segunda zona qualificada:

Cada signatário assina com Chave Móvel Digital uma só vez por documento. Remova a zona qualificada existente antes de colocar outra.

A mensagem é a mesma para uma zona Certificado Digital Local. O porquê está em Regras a conhecer.

Cada zona custa um crédito, ao tipo dessa zona

O débito é feito por zona colocada, e cada uma paga o recurso do seu próprio tipo — uma rubrica custa uma assinatura simples, mesmo a quem assina por CMD. A tabela completa está em Como se conta uma assinatura.

A ordem dentro da mesma pessoa

Um signatário com assinaturas visuais e CMD faz primeiro as visuais e só depois a CMD, porque a CMD sela o documento. É uma regra por pessoa, e só por pessoa: não obriga a pôr os signatários CMD no fim da lista, e não impede que várias pessoas assinem com CMD em simultâneo — ver Assinar um documento.

4. Rever e Enviar

O último passo junta o resto: destinatários em cópia, assunto e mensagem do email, prazo, e o resumo de recursos que o envio vai consumir.

O selo da plataforma

Não há nada a ligar. Todos os documentos publicados pelo assistente levam o selo certificador da plataforma, aplicado antes de qualquer assinatura — excepto os que já chegam assinados. Ver Documento final seguro.

Agrupar num processo

Com vários ficheiros, pode dar-lhes um Nome do processo — “Ex.: Contrato de arrendamento” — e tratá-los como um processo único. Há também Enviar lembretes automáticos.

Numa organização gratuita: confirmar o telemóvel

Uma organização no plano gratuito só envia documentos depois de quem a criou confirmar o telemóvel por SMS. É uma vez só, e serve para proteger o plano gratuito contra contas criadas em série — “Enviamos um código por SMS para confirmar que a conta é sua. Não usamos o número para publicidade.”

Se ainda não o fez, ao carregar em enviar abre-se Falta um passo para enviar — “Depois de confirmar, o envio continua a partir daqui, sem perder nada.”:

Telemóvel — o seu número, com o indicativo do país — e Enviar código.
“Enviámos o código para {número}. É válido durante {n} minutos.” Escreva o Código de 6 dígitos e Confirmar. Se não chegar, Reenviar código — fica disponível passado um momento, com a contagem em Reenviar em {tempo} — ou Mudar número.
Telemóvel confirmado — “O número fica associado à sua conta.” O envio segue sozinho a partir daqui.

A regra verifica-se antes de o envio gravar seja o que for: nada é debitado e ninguém é convidado até o número estar confirmado. Corre nos mesmos sítios em que um documento sai — este assistente, Usar modelo, Assinar agora e a API — e não depende de quem carrega no botão:

Conta o telemóvel de quem criou a organização, não o de quem envia. Um colega numa organização gratuita cujo Criador ainda não confirmou vê Envio indisponível — “Esta organização só pode enviar documentos depois de o dono da conta confirmar o telemóvel. Peça-lhe que entre na AssinaJá e o confirme.” — e confirmar o seu próprio número não muda nada.
As organizações com plano pago não passam por isto. Quem assina por convite também não: assinar não é enviar.

Pode adiantar-se: o mesmo diálogo, Confirme o seu telemóvel, abre-se uma vez ao chegar à aplicação com a organização acabada de criar, com Mais tarde para o fechar. Depois disso fica no ecrã inicial um lembrete — “Confirme o seu telemóvel para enviar documentos.” com Confirmar agora — até o número estar confirmado. Também se confirma no perfil: ver O contacto tem de ser validado.

Mensagem	O que fazer
“O número não é válido. Confirme o indicativo do país e os dígitos.”	Verifique o indicativo e o número.
“Este número não é de telemóvel. Indique um número que receba SMS.”	Só números móveis.
“Ainda não enviamos SMS para números deste país.”	Use um número de um país servido.
“Este número já está associado a outra conta. Se é seu, fale connosco.”	Cada número confirma uma conta só.
“Já enviámos um código há pouco. Aguarde um momento antes de pedir outro.”	Espere pela contagem de Reenviar em.
“Atingiu o limite de pedidos de código. Tente novamente mais tarde ou fale connosco.”	Há um tecto de pedidos; volte mais tarde.
“Excedeu o número de tentativas para este código. Peça um código novo.”	Reenviar código.
“O código expirou. Peça um código novo.”	Reenviar código.
“O código não está correto. Verifique a mensagem e tente novamente.”	Confira os seis dígitos no SMS.
“Não é possível enviar SMS neste momento. Tente daqui a alguns minutos.”	Falha temporária do envio; não é do seu número.

Se faltarem assinaturas no saldo

O saldo é verificado antes de o envio fazer seja o que for. Se não chegar, ninguém é convidado, nada é debitado, e abre-se um diálogo:

Faltam {n} assinaturas simples para enviar este documento

O documento ficou guardado em rascunho — nada se perdeu.

Compre um pack para repor o saldo e envie o documento a seguir.

Tem {n} assinaturas simples disponíveis neste momento.

O recurso em falta muda com o caso — assinaturas com Chave Móvel Digital, assinaturas com atributos profissionais, MB de armazenamento… Por baixo, Escolha um pack lista os packs à venda com o preço, e Comprar pack leva à loja com esse pack já selecionado. Voltar ao rascunho reabre o assistente onde estava. O diálogo não fecha com Esc nem ao clicar fora — só por um dos dois botões — e, sim, tem de voltar ao rascunho por si depois de comprar.

Se voltar a carregar em enviar num documento que entretanto já saiu, a resposta é “Este documento já foi enviado. Pode acompanhá-lo na lista de documentos.”

Ver Planos, créditos e adicionais.

Depois de enviar

O documento passa a Em processamento enquanto a plataforma o sela — na lista, fica entretanto na vista Em preparação — e depois a Aguardar Assinaturas. Quando a última assinatura entra, passa por A concluir antes de ficar Concluído. Ver Ciclo de vida do documento.