Enviar um documento para assinatura

Enviar um documento são quatro passos, sempre pela mesma ordem. O assistente não o deixa avançar enquanto o passo actual estiver incompleto — o Próximo fica inactivo.

#	Passo	Para quê
1	Documentos	Adicionar documentos para assinar
2	Destinatários	Quem recebe este documento e como assina
3	Assinaturas	Definir o que assinar nos documentos
4	Rever e Enviar	Destinatários, mensagem, prazo e recursos — depois enviar

Em qualquer altura a partir do passo 3 pode usar Guardar rascunho e voltar mais tarde. O assistente também guarda sozinho — vê-se “A Auto-Guardar rascunho…”.

1. Documentos

Arraste os ficheiros ou use Selecionar ficheiros. Aceita PDF/DOCX, até 128 MB por ficheiro.

Pode juntar mais do que um ficheiro. Vão todos no mesmo processo e são assinados em conjunto — quem recebe cópia recebe o dossiê completo.

Um ficheiro Word é convertido para PDF, e é o PDF que vai ser assinado. Confirme-o antes de avançar: a paginação pode mudar na conversão.

2. Destinatários

Este passo decide as duas coisas que mais importam: quem está envolvido e como cada pessoa participa.

Adicione as pessoas envolvidas, escolha quem assina e quem apenas recebe cópia, e selecione um tipo de assinatura para aplicar a todos.

Cada linha tem, da esquerda para a direita:

Elemento	O que faz
⠿ e o número	Arrastar para mudar a ordem de assinatura
Nome · Email · Nº de telefone	Os dados da pessoa
Ícone de lista	Escolher da sua lista de contactos
Assina / Recebe cópia	O papel desta pessoa
Personalizar	As definições só desta pessoa — ver abaixo
Caixote	Remover a linha

Adicionar acrescenta linhas, e o menu ao lado permite trazer contactos existentes ou um grupo de uma vez.

A ordem é a ordem de assinatura

A assinatura é sempre sequencial: cada signatário só recebe o documento depois de o anterior assinar. A posição na lista é, portanto, a ordem real do processo — não é uma questão de arrumação.

Partilhar a ligação antes da vez de alguém avisa-o disso: “A ordem de assinatura é sequencial — ao abrir a ligação, este signatário verá que ainda não é a sua vez.”

As definições de cada signatário

O botão Personalizar abre um painel com o nome da pessoa no título e dois separadores: Destinatário e Mensagem.

Atividade a realizar — Assina ou Recebe cópia. É o mesmo que a coluna da linha, repetido aqui por conveniência.

Tipo de Assinaturas — e aqui está a parte que costuma surpreender: são caixas de selecção, não uma escolha única. A mesma pessoa pode ter mais do que um tipo no mesmo documento.

Opção	O que é
Assinatura Simples	Assinatura visual desenhada ou escrita
Rubrica	Iniciais, para rubricar páginas
CMD - Chave Móvel Digital	Assinatura qualificada — ver Assinatura qualificada com CMD
SCAP - CMD com atributos profissionais	Qualificada, e prova a qualidade profissional

Um signatário novo já vem com Rubrica marcada e, se a organização tiver créditos CMD, também CMD. Uma rubrica sem zonas colocadas é ignorada no envio, por isso vir marcada por omissão não custa nada.

CMD e SCAP excluem-se

Uma pessoa pode ter Simples e Rubrica à vontade, mas nunca CMD e SCAP ao mesmo tempo — são dois caminhos para a mesma assinatura qualificada.

Verificação do destinatário — por omissão Predefinição da organização: “Usa o que estiver definido nas definições da organização quando este documento for enviado.” Pode subir ou baixar o nível só para esta pessoa. A predefinição está em Configurar políticas da organização.

As opções que só aparecem sem assinatura qualificada

Se desmarcar CMD e SCAP, surgem no painel duas secções novas:

Autenticação 2 Fatores — Nenhuma, Código SMS ou Password:

Ao assinar, o signatário receberá um código de acesso por SMS que terá de ser introduzido para aceder ao documento.

Ao assinar, o signatário terá primeiro de introduzir a password seguinte para aceder ao documento.

A password é definida por si e tem de lhe ser comunicada por outro meio. O código SMS precisa do número de telemóvel preenchido na linha.

Confirmar Documento de Identificação — Não necessário ou Solicitar Documento, com Cartão de Cidadão ou Passaporte e o número:

O signatário tem de confirmar a sua identificação para prosseguir com a assinatura do documento.

Porque desaparecem com CMD

Não é um defeito. A Chave Móvel Digital já identifica a pessoa junto do Estado e já pede um código próprio — acrescentar um SMS por cima seria pedir duas vezes a mesma garantia, mais fraca. Ver Níveis de assinatura.

O separador Mensagem

Idioma decide em que língua esta pessoa recebe o email e vê o ecrã de assinatura. Mensagem privada acrescenta um texto que só esta pessoa lê — útil para instruções que não interessam aos restantes.

O que o assistente impede, e o que só avisa

Impede: enviar sem pelo menos um signatário — “É necessário escolher pelo menos um signatário.” E, com assinatura por certificado, exige telemóvel: “Caso indique signatários com Assinatura com Certificado Digital, o número de telemóvel é obrigatório.”

Avisa, sem bloquear: o seu próprio email como signatário (“Email do utilizador actual detectado”), a mesma pessoa como signatário e cópia (“Signatário detectado”), ou um contacto duplicado.

3. Assinaturas

O passo do editor: Definir o que assinar nos documentos.

Neste passo define onde cada signatário vai assinar: arraste os campos de assinatura/rubrica para as zonas do documento.

Não está a assinar agora — está a preparar o documento para os assinantes.

À esquerda, Conteúdo, com os separadores Configurar e Auto IA, e a lista Signatários. Debaixo de cada pessoa aparece uma linha por tipo de assinatura que lhe atribuiu — no exemplo, Rubrica e CMD — cada uma com:

• + — acrescenta uma zona desse tipo ao documento
• × — remove esse tipo deste signatário

À direita fica o documento, com zoom, ajustar à largura e ajustar à altura.

A forma rápida: clique direito

Clicar com o botão direito sobre a página abre um menu no ponto exacto onde clicou:

Entrada	O que faz
Signatários	Coloca ali uma zona de assinatura do signatário que escolher
Campos	Coloca um campo de preenchimento (texto, data, e afins)

É mais rápido do que arrastar, e coloca a zona onde o rato está em vez de a deixar cair a olho. Para um contrato com assinatura no fim de cada página, é a diferença entre um minuto e cinco.

Depois de colocada, a zona arrasta-se e redimensiona-se com os cantos.

Uma zona pertence a um signatário e a um tipo

Cada zona sabe de quem é e de que tipo é. É por isso que a lista da esquerda tem uma linha por tipo: colocar uma rubrica e uma assinatura da mesma pessoa são duas acções distintas.

Se tentar remover um tipo que já tem zonas colocadas, o editor avisa antes de as apagar.

A ordem dentro da mesma pessoa

Um signatário com assinaturas visuais e CMD faz primeiro as visuais e só depois a CMD, porque a CMD sela o documento. É uma regra por pessoa — não obriga a pôr os signatários CMD no fim da lista.

4. Rever e Enviar

O último passo junta o resto: destinatários em cópia, assunto e mensagem do email, prazo, e o resumo de recursos que o envio vai consumir.

Certificação digital

Pode selar o documento com o certificado da própria plataforma:

Certificação Digital — O documento será selado com um certificado digital da plataforma AssinaJa, garantindo a sua inviolabilidade após a conclusão do processo de assinatura.

O interruptor chama-se Selar documento com certificado digital. Fica indisponível quando já há signatários CMD ou CMD SCAP:

A certificação digital não é necessária quando o documento vai ser assinado por signatários com CMD ou CMD SCAP, uma vez que estas assinaturas já garantem a validade legal do documento.

Agrupar num processo

Com vários ficheiros, pode dar-lhes um Nome do processo — “Ex.: Contrato de arrendamento” — e tratá-los como um dossiê único. Há também Enviar lembretes automáticos.

Depois de enviar

O documento passa a Em processamento enquanto a plataforma o sela, e depois a Aguardar Assinaturas. Ver Ciclo de vida do documento.

Ver também

• Níveis de assinatura
• Assinatura qualificada com CMD
• Gerir contactos
• Acompanhar e gerir documentos