Começar

Este é o caminho mais curto entre uma conta nova e um documento assinado. Cada passo liga à página que o cobre a sério — volte aqui para a ordem.

1. Criar a sua organização, ou entrar na da sua empresa

O primeiro ecrã depois do registo pergunta Como vai usar a AssinaJá?, e explica porquê:

A sua conta é o seu acesso pessoal. Os documentos e o plano pertencem a uma organização — crie uma nova ou entre na da sua empresa.

Há dois caminhos:

• Criar uma organização nova — “Para si ou para a sua empresa, se ainda não usa a AssinaJá. Fica como responsável pela organização e começa no plano gratuito.”
• Juntar-me à organização da minha empresa — “A sua empresa já usa a AssinaJá? Peça acesso a quem gere a conta. Não é criada nenhuma organização nova.”

Em qualquer dos dois, Voltar às opções leva-o de volta a esta escolha.

Como decidir entre os dois está em Criar a sua conta.

Criar uma organização nova

O ecrã Criar uma organização nova tem dois campos, ambos já preenchidos:

• Nome — o seu. Pode deixar em branco; a plataforma resolve-o a partir da conta externa ou do email.
• Nome da organização — o único obrigatório, com o máximo de 50 caracteres. Vem sugerido: para um email de empresa, o domínio (ana@grupo-silva.pt → Grupo Silva); para um Gmail, Outlook, Sapo e semelhantes, o seu próprio nome. É uma sugestão — escreva por cima se não servir.

Depois, Concluir Registo. Fica como Criador da organização, no plano gratuito. O país da organização fica Portugal por omissão; muda-se mais tarde nas Definições.

Juntar-se à organização da sua empresa

Se a sua empresa já tem conta, não crie outra: peça acesso. No ecrã Pedir acesso à organização da sua empresa escreve o NIF da empresa ou email de quem gere a conta, e, se quiser, uma Mensagem para quem aprova (opcional). Depois, Enviar pedido.

Por privacidade, não lhe dizemos se a organização existe. Se existir, quem a gere recebe o seu pedido por email.

A seguir vê Pedido enviado, com os seus Pedidos em aberto. Recebe um email quando o pedido for aprovado ou recusado; entretanto pode usar Verificar novamente, Cancelar pedido, ou desistir e Criar a minha própria organização.

Os detalhes do pedido — o que quem aprova vê, e o que acontece se já tiver uma organização gratuita só sua — estão em Pedir acesso à organização da sua empresa.

Se entrou por um convite

Com um convite pendente, não há escolha a fazer. O ecrã é Falta pouco! — “Conte-nos um pouco sobre si para finalizar a criação da conta.” — só com o seu Nome, e em vez do campo da organização vê “Está a juntar-se a:” seguido do nome da organização que o convidou. Ver Aceitar um convite.

Pode ver antes uma versão ainda mais curta

Se abrir a aplicação com uma conta que ainda não tem organização, é a própria aplicação que lhe pede o nome, em Bem-vindo ao AssinaJá — “Confirme o nome da sua organização para começar.” Um campo só, com a mesma sugestão e a nota “Pode alterar mais tarde nas Definições.”, e Criar organização.

O NIF e a morada de faturação não se pedem neste ecrã. Ficam em Definições → Organização → Dados, e o ecrã inicial lembra-o disso enquanto estiverem em falta. Preencha-os antes de comprar seja o que for; vão parar às suas faturas. → Completar os dados da organização

2. Enviar o primeiro documento

Faça isto antes de configurar mais alguma coisa. São quatro passos e ensina-lhe o modelo mais depressa do que ler sobre ele.

→ Enviar um documento para assinatura

Numa organização gratuita, o primeiro envio pede-lhe antes que confirme o telemóvel por SMS — uma vez só. A aplicação propõe-lho logo à chegada, em Confirme o seu telemóvel; pode escolher Mais tarde e fazê-lo quando enviar. → Confirmar o telemóvel

Se o documento é só seu — uma declaração, uma procuração —, Novo documento tem um caminho mais curto, Assinar eu, agora, sem destinatários. → Assinar um documento só por si

As duas decisões que contam são o tipo de assinatura de cada signatário e a Ordem de assinatura — uns a seguir aos outros, ou todos ao mesmo tempo. Se estiver em dúvida, comece com Assinatura Simples para aprovações internas, e leia Níveis de assinatura antes de enviar seja o que for com valor contratual.

3. Acompanhar até ao fim

O ecrã inicial conta os documentos por Rascunho, Enviados, Recebidos e Concluídos. A lista de documentos desdobra o mesmo por destinatário, para ver quem está mesmo a atrasar as coisas.

→ Acompanhar e gerir documentos

Quando todos assinarem, descarregue o PDF assinado e o Relatório de Conclusão, e guarde-os juntos.

→ Validar um documento assinado

Depois, pela ordem que lhe der jeito

Envia o mesmo documento muitas vezes? Crie um modelo a partir de um DOCX com os campos marcados, e passa a preencher um formulário curto em vez de repetir o assistente. → Criar um modelo

Envia sempre para as mesmas pessoas? Guarde-as como contactos e agrupe-as. → Gerir contactos e grupos

Vai trazer colegas? Decida o que cada um deve poder fazer antes de os convidar — os valores por omissão são sensatos, mas vale a pena percebê-los. → Papéis e permissões

Ficou sem assinaturas? Os adicionais reforçam uma funcionalidade sem mudar de plano. → Planos, créditos e adicionais

Vai ligar os seus sistemas? Uma chave API por sistema, com os acessos limitados ao necessário. → Criar uma chave API

Obter ajuda

• FAQs disponíveis na aplicação
• Suporte — suporte@assinaja.pt