O que está no relatório de conclusão

Quando um documento fica concluído, além do PDF assinado passa a existir um segundo ficheiro: o relatório de conclusão. É um PDF separado, que descreve quem assinou, quando, de que forma, e com que prova.

Esta página lista o que lá está dentro. Serve para duas coisas: saber o que mostra a quem o receber, e saber o que responder quando alguém pergunta que dados sobre si ficam registados.

O relatório está em inglês

Os títulos e os rótulos do relatório estão escritos em inglês, e não acompanham o idioma da sua conta nem o da aplicação. Um documento assinado inteiramente em português produz um relatório com secções chamadas Signatures, Timeline e Audit chain (tamper-evidence).

Os dados dentro dos campos — nomes, emails, tipos de assinatura — vêm do documento e aparecem como estão.

O documento

Nas secções Document e Timeline:

Campo no relatório	O que é
Document ID	O identificador público do documento
Name	O nome do ficheiro
Subject	O assunto
Pages · Status	O número de páginas e o estado
Signature count	O número de assinaturas com certificado encontradas no PDF, se houver alguma; se não, o número total de assinaturas
Document hash (SHA-256)	A impressão digital do ficheiro
Signed with certificate	Yes se o PDF tiver pelo menos uma assinatura com certificado de um signatário
Created on · Completed on	Quando foi criado e quando ficou concluído
Report generated at	Quando este relatório foi produzido

O Document hash é o que permite provar mais tarde que o PDF que tem em mãos é o mesmo que foi assinado: se um único byte mudar, o valor muda.

Quem enviou

Na secção Owner, o relatório identifica quem criou o documento, com Name, Email, Phone e IP address.

Quem assinou

Para cada signatário, o relatório traz uma secção própria, Signer — {nome}:

Campo	O que é
Email · Phone	Os contactos usados no envio
IP address	O endereço de onde a assinatura foi feita
User-agent	O browser e o sistema usados para assinar
Signature type	Ver a tabela abaixo
Security level	A verificação em dois passos pedida ao signatário: No, SMS ou Password
eIDAS level	SES, AES ou QES, seguido do grau de garantia de identidade
ID document	O tipo e o número do documento de identificação, quando houve confirmação de identidade
Certificate (extracted from signed PDF)	Quando a assinatura usa um certificado: Common name, Serial number, Issuer, Valid from, Valid to
Professional attributes (SCAP)	Certified with, Certified by, Certified attributes e o NIPC de cada entidade, quando a assinatura os inclui
SMS OTP events	Quando houve código por SMS: Code (last 4), Phone, Sent, Validated, Status
Signer answers	As respostas às perguntas que o signatário preenche: Question e Answer, só quando o documento as tinha

O Signature type e o eIDAS level dependem do método:

Método	Signature type	eIDAS level
Assinatura visual (com ou sem código SMS ou confirmação de identidade)	Without Certificate	SES
Chave Móvel Digital	Mobile Digital Key (CMD)	QES · High
CMD com atributos profissionais	Mobile Digital Key with Professional Attributes (SCAP)	QES · High
Certificado Digital Local	Advanced Signature	AES · Substantial

Uma assinatura com Certificado Digital Local traz também o bloco Certificate (extracted from signed PDF), com os dados do certificado do próprio signatário — o emissor em Issuer é a entidade que lho emitiu, não a ARTE (antiga AMA).

Porque é que o endereço IP está lá

Este é o campo que mais surpreende quem abre o relatório pela primeira vez.

O relatório existe para identificar quem assinou e sustentar essa identificação perante terceiros. O endereço IP, o user-agent e a hora são parte dessa prova: sem eles o documento diria que alguém assinou, mas não teria com que o sustentar se a assinatura vier a ser contestada. Não é um registo acessório que se pudesse retirar sem custo — é uma das razões de o ficheiro existir.

Quem recebe o documento concluído recebe também esta informação. Vale a pena saber isso antes de reencaminhar o relatório para fora da organização: o PDF assinado e o relatório são ficheiros distintos, e nem sempre é preciso enviar os dois.

O relatório sobrevive ao documento

Um documento que apaga fica 15 dias recuperável em Apagados; depois sai do acesso directo e, 30 dias mais tarde, é eliminado de vez, com os seus ficheiros. O relatório de conclusão selado não é eliminado com ele: fica guardado, juntamente com o histórico do documento, como prova de que a assinatura aconteceu. Se precisa do relatório na sua posse, descarregue-o antes de apagar o documento.

Para o que a plataforma guarda e durante quanto tempo, veja Retenção de dados e privacidade.

A cadeia de auditoria

A secção Audit chain (tamper-evidence) é a que diz se o histórico do documento se mantém íntegro. Traz o Chain root hash (SHA-256), o número de entradas verificadas, e um veredicto que é um de três:

Veredicto	O que significa
VALID — chain reproducible	A cadeia foi recalculada e bate certo
INVALID — chain broken or tampered	O recálculo não bate certo
NOT VERIFIABLE — no chained audit entries	Não há entradas encadeadas para verificar

O terceiro caso não é um defeito do documento: um documento antigo pode não ter acontecimentos encadeados para recalcular. Como a cadeia é construída e verificada está em Como o histórico é encadeado.

As assinaturas do próprio PDF

O relatório também descreve o que está aplicado ao ficheiro, e não apenas o que a plataforma registou:

AATL Digital Certificate (Adobe Approved Trust List) — o selo certificador da plataforma, com Name, Email, Date e LTV type, o que permite validar a assinatura no futuro.
Certificate (extracted from signed PDF), na secção de cada signatário — ver acima.
Unreconciled signatures — assinaturas encontradas no PDF que a plataforma não conseguiu associar a um signatário registado.

Ver também

Histórico e auditoria — como o histórico é encadeado
Documento final seguro — o que é aplicado ao PDF
Validar um documento assinado — confirmar a assinatura fora da plataforma
Retenção de dados e privacidade — o que fica guardado, e por quanto tempo