Enviar o mesmo documento a várias pessoas

Quando o mesmo documento tem de chegar a muitas pessoas — uma declaração para toda a equipa, um regulamento para os sócios, um aditamento para uma lista de clientes — não precisa de repetir o assistente por cada uma. Prepara o documento uma vez, junta as pessoas no passo dos destinatários e liga uma opção: a plataforma cria um documento por destinatário.

A diferença em relação a um envio normal com vários signatários é o que cada um vê. Num envio normal, todos assinam o mesmo documento. Aqui, cada pessoa recebe e assina apenas o seu.

O que este envio faz

No passo Destinatários do assistente, por baixo da lista de pessoas, há um interruptor chamado Criar um documento por destinatário. O texto por baixo diz o que acontece quando o liga:

O documento será usado como modelo para gerar uma cópia independente para cada destinatário. Cada pessoa receberá e assinará apenas o seu próprio documento.

Com o interruptor desligado, o envio é o normal: um documento partilhado por todos os signatários, como em Enviar um documento para assinatura.

O interruptor só aparece quando há pelo menos dois destinatários com o papel Assina. Se a lista descer para um só signatário, o envio volta sozinho ao modo normal.

Escolher as pessoas

As pessoas entram na lista pelo botão Adicionar, como num envio normal:

• Novo Destinatário — uma linha em branco, que preenche à mão.
• Lista de Contactos — escolhe um ou vários dos seus contactos.
• Info do meu Contacto — acrescenta-se a si próprio.
• Importar lista — cola uma lista, ou carrega um ficheiro .csv.

Na importação, o formato é o que o próprio ecrã indica:

Uma pessoa por linha: Nome, email

A vírgula, o ponto e vírgula e a tabulação servem todos de separador, e o ecrã mostra quantas pessoas reconheceu antes de as acrescentar.

Quem chega pela lista de contactos ou pela importação com um email que já está na lista não é acrescentado outra vez.

Se quer que alguém receba todas as cópias sem assinar — um responsável, um arquivo — mude o papel dessa pessoa para Recebe cópia. Só os destinatários com o papel Assina geram um documento cada.

UNVERIFIED: pela leitura do código, quem tem o papel Recebe cópia fica associado a cada um dos documentos criados; falta confirmar num envio real que recebe uma notificação por cada cópia.

Verificar quantos documentos vão ser criados

Com o interruptor ligado, aparecem duas contagens:

• N dossiers isolados — um por pessoa na lista.
• N documentos a criar — as pessoas na lista vezes o número de documentos que carregou no primeiro passo.

Se carregou dois ficheiros e tem trinta destinatários, são trinta conjuntos de documentos, com sessenta documentos no total.

UNVERIFIED: estas contagens somam todas as pessoas da lista, incluindo as que têm o papel Recebe cópia, que não geram documento próprio. Com destinatários em cópia, o número mostrado pode ser maior do que o de documentos criados.

Quando o total passa de 50 documentos, o assistente pede uma confirmação explícita antes de o deixar avançar:

Confirmo que pretendo criar {{count}} documentos

(no ecrã, {{count}} é o número de documentos). Enquanto não marcar essa caixa, o botão Próximo fica desativado.

Emails repetidos

Se o mesmo email aparece em mais do que uma linha, o assistente trava o envio e mostra:

Foram encontrados emails duplicados. Cada linha cria a sua própria cópia — confirme os duplicados intencionais.

Por baixo, cada linha repetida aparece com uma caixa manter como cópia separada. Tem duas saídas:

• Apague a linha a mais, se a repetição foi engano.
• Marque a caixa, se quer mesmo que essa pessoa receba mais do que um documento.

Enquanto houver uma repetição por resolver, o botão Próximo fica desativado.

Colocar as zonas de assinatura uma só vez

No passo Assinaturas não coloca zonas para cada pessoa. Há um único signatário, chamado Cada destinatário, e as zonas que colocar para ele são copiadas para o documento de cada pessoa, nas mesmas posições.

UNVERIFIED: o tipo de assinatura desse signatário comum é o do primeiro destinatário da lista, e cada documento criado leva o tipo de assinatura da sua pessoa. Falta confirmar o que acontece quando os destinatários têm tipos diferentes (por exemplo, um com Chave Móvel Digital e outro com assinatura simples). Até lá, dê o mesmo tipo a todos, em Personalizar.

A criação não é imediata

Ao contrário de um envio normal, os documentos não aparecem todos no instante em que confirma. O pedido entra numa fila e é processado em segundo plano:

O pedido de criação de documentos foi efetuado com sucesso. Irá receber um email quando o processo estiver completo.

Esse email chega quando a fila termina: um quando a criação corre bem, outro diferente se a criação falhar. Se só algumas cópias falharem, as restantes seguem na mesma para assinatura. Até lá, a lista de documentos pode ainda não mostrar todas as cópias. Não repita o envio por não as ver — repetir cria uma segunda cópia para cada pessoa.

O que gasta

Cada documento criado é cobrado quando fica concluído, e não no momento do envio. Um documento que ninguém chega a assinar não é descontado.

O resumo do passo Rever e Enviar faz a estimativa como num envio normal — zonas vezes destinatários. Para perceber como se conta uma assinatura, veja Planos, créditos e adicionais.

UNVERIFIED: pela leitura do código, o débito na conclusão é de uma assinatura por documento, do tipo desse destinatário, independentemente do número de zonas, e o saldo não é verificado antes do envio. Falta confirmar num envio real qual das duas contagens chega ao saldo.

Ver também

• Enviar um documento para assinatura — o envio normal, com vários signatários no mesmo documento
• Gerir contactos e grupos — preparar os contactos antes do envio
• Usar um modelo — quando cada pessoa recebe um documento com dados diferentes
• Acompanhar e gerir documentos — ver quem já assinou