Enviar o mesmo documento a várias pessoas

Quando o mesmo documento tem de chegar a muitas pessoas — uma declaração para toda a equipa, um regulamento para os sócios, um aditamento para uma lista de clientes — não precisa de repetir o assistente por cada uma. Escolhe os destinatários de uma vez e a plataforma cria um documento por pessoa.

A diferença em relação a acrescentar vários signatários ao mesmo documento é o que cada um vê. Aqui, cada pessoa recebe um documento só dela.

O que este envio faz

No passo dos destinatários, o botão chama-se Enviar para vários. Antes de avançar, a plataforma explica o que vai acontecer:

O documento será enviado individualmente a cada signatário. Cada destinatário receberá uma cópia exclusiva para assinatura e não terá acesso às informações ou assinaturas dos outros signatários.

É essa a decisão que está a tomar. Se o que quer é o contrário — várias pessoas a assinar o mesmo documento, e a verem-se umas às outras — então o que precisa é de acrescentar signatários normalmente, como em Enviar um documento para assinatura.

Escolher as pessoas

O painel chama-se Adicionar signatários únicos e as pessoas vêm de onde já as tem guardadas, em dois separadores:

• Lista de contactos — os contactos da organização, um a um.
• Lista de grupos — um grupo inteiro de uma só vez.

Não há aqui um sítio para colar uma folha de cálculo nem para carregar um ficheiro de destinatários: quem vai receber o documento tem de existir primeiro como contacto ou como grupo. Se ainda não estão lá, crie-os antes — veja Gerir contactos e grupos.

Duas coisas travam a selecção, e ambas dizem porquê:

Não foram selecionados contactos ou grupos. Por favor, seleccione pelo menos um e tente novamente

O grupo selecionado não tem contactos associados

Um só tipo de assinatura para todos

A forma de assinar escolhe-se uma vez, e aplica-se a toda a lista. Não é possível pedir Chave Móvel Digital a uns e assinatura simples a outros dentro do mesmo envio.

Se precisar de níveis diferentes, faça dois envios — um por nível. Para perceber o que cada nível prova, veja Níveis de assinatura.

Ninguém pode aparecer duas vezes

A mesma pessoa não pode entrar na lista mais do que uma vez, nem estar já noutro papel no mesmo documento.

O mesmo email/utilizador não pode existir várias vezes como signatário. Por favor, coloque apenas emails únicos

Se selecionar contactos que já estavam no documento, eles não são acrescentados outra vez, e a plataforma avisa:

Não foram adicionados os contactos selecionados pois os mesmos já foram inseridos como signatários ou destinatários cópia.

A criação não é imediata

Ao contrário de um envio normal, os documentos não aparecem todos no instante em que confirma. O pedido entra numa fila e é processado em segundo plano:

O pedido de criação de documentos foi efetuado com sucesso. Irá receber um email quando o processo estiver completo.

Até esse email chegar, a lista de documentos pode ainda não mostrar todas as cópias. Não repita o envio por não as ver — repetir cria uma segunda cópia para cada pessoa e gasta a quota outra vez.

O que gasta

Cada cópia é um documento por direito próprio, e a quota é debitada por cada uma.

O que se desconta não é uma unidade por pessoa: é o tipo de assinatura vezes o número de zonas que essa pessoa tem para assinar. Um documento com duas zonas para o signatário, enviado a cinquenta pessoas, consome cem assinaturas do tipo escolhido — não cinquenta.

Confirme o saldo antes de um envio grande, em Planos, créditos e extras.

Ver também

• Enviar um documento para assinatura — o envio normal, com vários signatários no mesmo documento
• Gerir contactos e grupos — preparar as listas antes do envio
• Usar um modelo — quando cada pessoa recebe um documento com dados diferentes
• Acompanhar e gerir documentos — ver quem já assinou