Pedir acesso à organização da sua empresa

Se a sua empresa já usa o AssinaJá, não crie uma organização nova: peça para entrar na dela. Quem gere a conta da empresa recebe o pedido e decide. Se ainda não percebeu bem a diferença entre conta e organização, comece por Criar a sua conta.

Enviar o pedido

No ecrã Como vai usar a AssinaJá?, escolha Juntar-me à organização da minha empresa. Abre-se Pedir acesso à organização da sua empresa — “Quem gere a conta da sua empresa recebe o pedido e decide.”

Nome — o seu, já preenchido. É o nome que quem aprova vai ver, por isso confirme que o identifica.
NIF da empresa ou email de quem gere a conta — obrigatório. Escreva um dos dois (ex.: 501964843 ou gestor@empresa.pt).
Mensagem para quem aprova (opcional) — até 500 caracteres. Uma linha basta para quem aprova saber quem é, por exemplo “Sou a Ana, da contabilidade.”

Depois, Enviar pedido.

NIF ou email: qual usar

O NIF da empresa chega a todas as organizações ativas com esse NIF. Se houver mais do que uma, cada uma recebe o pedido.
O email tem de ser o de alguém que gere a conta da empresa: o Criador ou um Administrador da organização. O email de um colega com outro papel não encontra a organização — e, como o ecrã não lhe diz se encontrou (ver abaixo), não fica a saber que errou. Na dúvida, use o NIF.

Se o que escreveu não for um NIF válido nem um email, vê:

Escreva um NIF válido (ex.: 501964843) ou o email de quem gere a conta.

Porque é que a resposta é sempre a mesma

Por baixo do campo está escrito:

Por privacidade, não lhe dizemos se a organização existe. Se existir, quem a gere recebe o seu pedido por email.

É de propósito. Qualquer pessoa pode criar uma conta, e se o ecrã dissesse “essa organização não existe” servia para descobrir que empresas são clientes do AssinaJá. Por isso, encontre ou não uma organização, a resposta é igual. Só fica a saber se a organização existe quando alguém a gere e decide o seu pedido.

Enquanto espera

Depois de enviar, vê Pedido enviado:

Se a organização existir, quem a gere já recebeu o seu pedido. Vai receber um email quando o pedido for aprovado ou recusado.

Em Pedidos em aberto está o que escreveu — o NIF ou o email — e a data em que enviou. Nunca o nome de uma organização: pela mesma razão de privacidade.

Enquanto tiver um pedido em aberto, é este o ecrã que vê sempre que entra. Tem três botões:

Botão	O que faz
Verificar novamente	Volta a ler o estado. Se o pedido já foi aprovado, entra na aplicação. Se foi recusado e não tem outros pedidos em aberto, volta à escolha entre criar e entrar.
Criar a minha própria organização	Abre o formulário Criar uma organização nova. Os pedidos só são cancelados quando a organização é mesmo criada — se desistir a meio, o pedido continua em aberto.
Cancelar pedido	Cancela os pedidos em aberto e volta à escolha entre criar e entrar.

Os emails que recebe

Aprovado — assunto “Pedido de adesão aprovado: {organização}”. O email diz que o pedido foi aprovado e que “Já pode entrar na AssinaJá e trabalhar com a sua equipa.” Entre (ou escolha Verificar novamente, se ainda tiver o ecrã aberto) e já está na organização, com o papel que quem aprovou escolheu.

Se pediu a mais do que uma organização, a primeira aprovação encerra os restantes pedidos.

Recusado — assunto “Pedido de adesão não aprovado: {organização}”. Se quem recusou escreveu um motivo, ele vem no email. O email sugere: “Se acha que é um engano, fale com o responsável da organização e peça-lhe um convite. Também pode criar a sua própria organização da próxima vez que entrar na AssinaJá.”

Se ninguém responder

O próprio ecrã de espera responde:

Sem resposta? Peça a quem gere a conta da sua empresa que o convide diretamente, ou crie a sua própria organização.

Se o NIF ou o email não correspondiam a nenhuma organização, ninguém vai decidir o pedido: fica em aberto até o cancelar ou criar a sua organização. Por isso, se a espera se prolonga, confirme com a sua empresa o NIF ou o email que usou, ou peça-lhes um convite direto — ver Aceitar um convite.

Limites

Pode ter até 3 NIF ou emails diferentes em aberto ao mesmo tempo, e enviar até 5 diferentes por hora. Enviar outra vez o mesmo NIF ou email que já está em aberto não conta como pedido novo e não volta a avisar ninguém. Acima dos limites, vê:

Já fez vários pedidos. Aguarde uma resposta ou tente mais tarde.

O pedido feito no passo a seguir ao registo é para quem ainda não pertence a nenhuma organização. Se já tem uma, ver a secção seguinte.

Se já tem uma organização gratuita

Se criou uma organização gratuita — por engano, ou antes de a sua empresa aderir — pode pedir para entrar na da empresa sem esperar por um convite. Só é possível quando as três condições se verificam:

é o Criador da organização;
a organização está no plano gratuito;
está sozinho: sem colegas nem convidados, e sem pertencer a mais nenhuma organização.

Uma organização paga, ou com colegas, não tem esta opção: precisa de um convite.

Leia isto antes de pedir: quando o pedido for aprovado, a sua organização gratuita desaparece para sempre. São apagados todos os documentos, modelos, rascunhos, contactos e pastas, e não se recuperam. Os documentos que ainda estão à espera de assinatura são cancelados, e os signatários recebem um email de cancelamento com o motivo “A organização de quem criou o documento foi encerrada.” Se precisa de algum documento, descarregue-o antes de pedir.

Em Definições → Organização → Propriedade, na secção Juntar-me a outra organização, escolha Pedir para entrar noutra organização. O diálogo diz o que vai ser apagado, com o número real de documentos:

A organização «{nome}» vai ser eliminada definitivamente.

Preencha NIF da empresa ou email de quem gere a conta e, se quiser, a Mensagem para quem aprova (opcional) — as mesmas regras de Enviar o pedido. Enviar pedido só fica ativo depois de marcar a caixa “Compreendo que, quando o pedido for aprovado, «{nome}» e tudo o que contém são eliminados e não podem ser recuperados.”

Nada é eliminado ao pedir. O ecrã di-lo: “Nada é eliminado agora: só quando alguém da outra organização aprovar o pedido. Até lá pode cancelá-lo.” Com o pedido em aberto, a mesma secção mostra-o e oferece Cancelar pedido.

Quem aprova vê no pedido a nota “Tem uma organização gratuita, que é eliminada quando aprovar.” Na aprovação, entra na nova organização e só depois a antiga é eliminada.

Se entretanto a sua organização deixar de cumprir as condições — ganhou um colega ou mudou de plano —, o pedido já não pode ser aprovado e nada é apagado. Se tentar pedir nessa situação, vê:

Esta organização já não pode ser trocada (tem outros membros ou mudou de plano). Peça um convite a quem gere a outra organização.