Papéis e permissões

Cada pessoa numa organização tem exatamente um papel. O papel decide o que pode fazer — e, na maioria dos papéis, isso é ajustável.

Os cinco papéis

Papel	Em resumo
Criador	Controlo total. Não pode ser limitado.
Administrador	Todas as permissões. Não se ajusta em Permissões.
Gestor	Conduz o trabalho diário com documentos, mais contactos e relatórios.
Operador	Envia e trata de documentos.
Visualizador	Só leitura.

O que cada papel pode fazer por omissão

	Criador	Administrador	Gestor	Operador	Visualizador
Ver documentos	●	●	●	●	●
Gerir documentos	●	●	●	●
Enviar documentos	●	●	●	●
Ver modelos	●	●	●	●	●
Gerir modelos	●	●	●
Ver contactos	●	●	●	●	●
Gerir contactos	●	●	●
Ver loja	●	●	●	●
Comprar na loja	●	●
Gerir faturação	●	●
Gerir utilizadores	●	●
Gerir papéis	●	●
Gerir integrações	●	●
Ver auditoria	●	●	●
Aceder como outro utilizador	●	●
Eliminar definitivamente documentos	●	●
Ver analytics da organização	●	●	●
Ver atividade individual dos membros	●	●

A forma disto: o Visualizador lê, o Operador faz o trabalho diário, o Gestor acrescenta o que molda o trabalho dos outros — modelos, contactos e relatórios — e tudo o que toca em dinheiro, pessoas ou integrações fica com Criador e Administrador.

Modelos: o que muda com Operador ou Visualizador

Ver modelos e Gerir modelos são aplicadas de facto, e não apenas na grelha de permissões. Para quem tem Operador ou Visualizador:

• a acção Modelo na barra lateral e o botão flutuante em telemóvel não aparecem;
• criar, alterar, guardar rascunho e partilhar um modelo estão vedados;
• gerar um documento a partir de um modelo funciona — está em Ver modelos, que todos os papéis têm por omissão, e é o fluxo central do produto.

Se alguém na sua organização não vê o botão de modelos, é isto, e a correcção é dar-lhe Gerir modelos em Definições → Organização → Permissões.

Alterar permissões

Definições → Organização → Permissões — “O que cada papel pode fazer na organização.” — permite ajustar o que Gestor, Operador e Visualizador podem fazer. As suas alterações substituem, na sua organização, os valores acima. O separador só aparece ao Criador e ao Administrador.

Quatro coisas que não consegue alterar:

O Criador é absoluto. O sistema de permissões é contornado por completo para o Criador — todas as verificações devolvem verdadeiro antes de qualquer permissão ser consultada. Limitar o Criador não é possível.

O Administrador tem todas as permissões. A grelha de Permissões só tem colunas para Gestor, Operador e Visualizador; o Administrador não aparece nela, e o que pode fazer não se reduz aí.

Gerir membros é só do Criador e do Administrador. Ainda que Gerir utilizadores apareça como permissão, a gestão de membros é imposta por verificação directa do papel. Atribuí-la a um Gestor não tem efeito nenhum — mesmo que a descrição do Gestor na lista de funções fale em gerir utilizadores da equipa. Ver Convidar pessoas para a organização.

Ver a atividade de uma pessoa tem de ser ligado de propósito. As analytics da organização e a atividade individual de um membro são deliberadamente separadas:

Ver que a organização assinou 4 820 documentos não é o mesmo que ver que uma pessoa concreta assinou 12 deles.

As analytics agregadas nunca revelam quem fez o quê. Ver a atividade de uma pessoa identificada tem de ser ligado explicitamente, e não é atribuído a Gestor, Operador ou Visualizador por omissão.

Ver também

• Convidar pessoas para a organização
• Acompanhar e gerir documentos
• Histórico e auditoria