Envoyer le même document à plusieurs personnes

Lorsque le même document doit parvenir à de nombreuses personnes — une déclaration pour toute l’équipe, un règlement pour les associés, un avenant pour une liste de clients — inutile de refaire l’assistant pour chacune. Vous préparez le document une seule fois, vous réunissez les personnes à l’étape des destinataires et vous activez une option : la plateforme crée un document par destinataire.

La différence avec un envoi normal à plusieurs signataires tient à ce que chacun voit. Dans un envoi normal, tous signent le même document. Ici, chaque personne reçoit et signe uniquement le sien.

Ce que fait cet envoi

À l’étape Destinataires de l’assistant, sous la liste des personnes, se trouve un interrupteur nommé Créer un document par destinataire. Le texte en dessous indique ce qui se passe lorsque vous l’activez :

Le document servira de modèle pour générer une copie indépendante pour chaque destinataire. Chaque personne recevra et signera uniquement son propre document.

Interrupteur désactivé, l’envoi est normal : un document partagé par tous les signataires, comme dans Envoyer un document pour signature.

L’interrupteur n’apparaît que s’il y a au moins deux destinataires avec le rôle Signataire. Si la liste redescend à un seul signataire, l’envoi repasse de lui-même en mode normal.

Choisir les personnes

Les personnes entrent dans la liste par le bouton Ajouter, comme dans un envoi normal :

• Nouveau destinataire — une ligne vide, que vous remplissez à la main.
• Liste de contacts — choisissez un ou plusieurs de vos contacts.
• Mes coordonnées — vous ajoute vous-même.
• Importer une liste — collez une liste, ou importez un fichier .csv.

Pour l’import, le format est celui qu’indique l’écran lui-même :

Une personne par ligne : nom, e-mail

La virgule, le point-virgule et la tabulation servent tous de séparateur, et l’écran affiche combien de personnes il a reconnues avant de les ajouter.

Une personne ajoutée depuis la liste de contacts ou par import avec une adresse e-mail déjà présente dans la liste n’est pas ajoutée une seconde fois.

Si vous voulez que quelqu’un reçoive toutes les copies sans signer — un responsable, un service d’archives — passez le rôle de cette personne à Reçoit une copie. Seuls les destinataires ayant le rôle Signataire génèrent chacun un document.

UNVERIFIED: d’après la lecture du code, une personne avec le rôle Reçoit une copie est associée à chacun des documents créés ; il reste à confirmer, lors d’un envoi réel, qu’elle reçoit une notification pour chaque copie.

Vérifier combien de documents vont être créés

Interrupteur activé, deux décomptes apparaissent :

• N envois séparés — un par personne de la liste.
• N documents à créer — le nombre de personnes de la liste multiplié par le nombre de documents importés à la première étape.

Si vous avez importé deux fichiers et que vous avez trente destinataires, cela fait trente ensembles de documents, soit soixante documents au total.

UNVERIFIED: ces décomptes additionnent toutes les personnes de la liste, y compris celles qui ont le rôle Reçoit une copie, lesquelles ne génèrent pas de document propre. Avec des destinataires en copie, le nombre affiché peut être supérieur à celui des documents créés.

Au-delà de 50 documents au total, l’assistant demande une confirmation explicite avant de vous laisser continuer :

Je confirme vouloir créer {{count}} documents

(à l’écran, {{count}} correspond au nombre de documents). Tant que vous n’avez pas coché cette case, le bouton Suivant reste désactivé.

Adresses e-mail en double

Si la même adresse e-mail figure sur plus d’une ligne, l’assistant bloque l’envoi et affiche :

Des adresses e-mail en double ont été détectées. Chaque ligne crée sa propre copie — confirmez les doublons volontaires.

En dessous, chaque ligne en double apparaît avec une case conserver comme copie séparée. Deux possibilités :

• Supprimez la ligne en trop, si le doublon est une erreur.
• Cochez la case, si vous voulez vraiment que cette personne reçoive plus d’un document.

Tant qu’un doublon reste à traiter, le bouton Suivant reste désactivé.

Placer les zones de signature une seule fois

À l’étape Signatures, vous ne placez pas de zones pour chaque personne. Il n’y a qu’un seul signataire, nommé Chaque destinataire, et les zones que vous placez pour lui sont copiées dans le document de chaque personne, aux mêmes positions.

UNVERIFIED: le type de signature de ce signataire commun est celui du premier destinataire de la liste, et chaque document créé reprend le type de signature de sa personne. Il reste à confirmer ce qui se passe lorsque les destinataires ont des types différents (par exemple, l’un avec la Chave Móvel Digital, l’identité numérique mobile de l’État portugais, et l’autre avec la signature simple). En attendant, attribuez le même type à tous, dans Personnaliser.

La création n’est pas immédiate

Contrairement à un envoi normal, les documents n’apparaissent pas tous à l’instant où vous confirmez. La demande entre dans une file d’attente et est traitée en arrière-plan :

La demande de création des documents a bien été enregistrée. Vous recevrez un e-mail une fois le traitement terminé.

Cet e-mail arrive lorsque la file d’attente est terminée : un message si la création s’est bien déroulée, un autre, différent, si elle a échoué. Si seules quelques copies échouent, les autres partent malgré tout pour signature. D’ici là, la liste des documents peut ne pas encore afficher toutes les copies. Ne refaites pas l’envoi parce que vous ne les voyez pas — le refaire crée une seconde copie pour chaque personne.

Ce qui est consommé

Chaque document créé est facturé lorsqu’il est terminé, et non au moment de l’envoi. Un document que personne ne finit par signer n’est pas décompté.

Le récapitulatif de l’étape Vérifier et envoyer fait l’estimation comme pour un envoi normal — zones multipliées par destinataires. Pour comprendre comment une signature est comptée, consultez Forfaits, crédits et options.

UNVERIFIED: d’après la lecture du code, le débit à la finalisation est d’une signature par document, du type de ce destinataire, quel que soit le nombre de zones, et le solde n’est pas vérifié avant l’envoi. Il reste à confirmer, lors d’un envoi réel, lequel des deux décomptes est imputé au solde.

Voir aussi

• Envoyer un document pour signature — l’envoi normal, avec plusieurs signataires sur le même document
• Gérer les contacts et les groupes — préparer les contacts avant l’envoi
• Utiliser un modèle — lorsque chaque personne reçoit un document avec des données différentes
• Suivre et gérer les documents — voir qui a déjà signé