Créer votre compte
Avant de créer votre compte, une distinction mérite d’être comprise, car c’est elle qui détermine ce que vous choisirez à l’étape suivante : votre compte n’est pas votre organisation.
Compte et organisation sont deux choses différentes
Section intitulée « Compte et organisation sont deux choses différentes »- Le compte est votre accès personnel : votre adresse e-mail, votre mot de passe (ou le compte Microsoft ou Google avec lequel vous vous connectez) et la vérification en deux étapes. Il existe un compte par adresse e-mail, et il n’appartient qu’à vous.
- L’organisation est ce qui détient les documents, les modèles, le forfait et les places. Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations.
L’écran le dit lui-même :
Votre compte est votre accès personnel. Les documents et le forfait appartiennent à une organisation : créez-en une ou rejoignez celle de votre entreprise.
La conséquence pratique : si votre entreprise utilise déjà AssinaJá et que vous créez une nouvelle organisation, vous vous retrouvez dans une organisation à part, sans les documents, les modèles ni le forfait de l’entreprise — et personne dans l’entreprise ne voit ce que vous y faites. Si votre entreprise est déjà cliente, ce que vous voulez, c’est rejoindre son organisation.
1. Créer le compte
Section intitulée « 1. Créer le compte »L’écran Créer un compte est décrit dans Se connecter. Si vous n’y êtes pas arrivé par une invitation, l’écran affiche cet avertissement :
Votre entreprise utilise déjà AssinaJá ? Créez votre compte puis, à l’étape suivante, demandez l’accès à l’organisation de l’entreprise.
Autrement dit : créez votre compte normalement. L’organisation se choisit ensuite.
2. Choisir : créer ou rejoindre
Section intitulée « 2. Choisir : créer ou rejoindre »La première fois que vous vous connectez avec un compte qui n’appartient encore à aucune organisation, avant d’accéder à l’application, l’écran Comment allez-vous utiliser AssinaJá ? s’affiche, avec deux options :
| Option | Choisissez-la lorsque |
|---|---|
| Créer une nouvelle organisation et/ou un compte personnel | « Pour vous ou votre entreprise, si vous n’utilisez pas encore AssinaJá. Vous devenez responsable de l’organisation et démarrez avec le forfait gratuit. » |
| Rejoindre l’organisation de mon entreprise | « Votre entreprise utilise déjà AssinaJá ? Demandez l’accès à la personne qui gère le compte. Aucune nouvelle organisation n’est créée. » |
En cas de doute, demandez d’abord à la personne qui s’occupe de ces questions dans votre entreprise si celle-ci utilise déjà AssinaJá. Un mauvais choix ne s’annule pas tout seul — voir Si vous avez créé une organisation par erreur.
Si vous avez une invitation en attente, cet écran ne s’affiche pas. L’invitation l’emporte : vous voyez « Vous rejoignez : » suivi du nom de l’organisation, et le compte la rejoint. Voir Accepter une invitation.
Créer une nouvelle organisation
Section intitulée « Créer une nouvelle organisation »L’écran s’intitule Créer une nouvelle organisation — « Vous serez responsable de cette organisation. Vous pourrez inviter vos collègues ensuite. » Il comporte deux champs, tous deux déjà remplis :
- Nom — le vôtre. Vous pouvez le laisser vide ; la plateforme le déduit du compte externe ou de l’adresse e-mail.
- Nom de l’organisation — obligatoire, 50 caractères au maximum. Une valeur est proposée ; remplacez-la si elle ne convient pas.
Choisissez Terminer l’inscription. Créer une organisation signifie :
- vous obtenez le rôle de Créateur — le contrôle total de l’organisation, y compris la facturation ;
- l’organisation démarre avec le forfait gratuit : signer vos propres documents est gratuit, et l’envoi de documents à d’autres personnes se paie par packs d’envois, sans abonnement. Ce que comprend le forfait gratuit est décrit dans Les organisations gratuites et leurs ressources ; les forfaits payants, dans Forfaits, crédits et options.
Le forfait gratuit est prévu pour une seule personne. Si vous souhaitez plus tard faire venir des collègues, vous devrez changer de forfait — voir Rôles et permissions.
Lorsque vous entrez dans l’application avec l’organisation que vous venez de créer, la fenêtre Confirmez votre numéro de mobile s’ouvre — « Nous envoyons un code par SMS pour confirmer que le compte vous appartient. Nous n’utilisons pas ce numéro à des fins publicitaires. » Vous pouvez le faire tout de suite, ou choisir Plus tard : un rappel reste affiché sur l’écran d’accueil, et la fenêtre réapparaît au premier envoi, car une organisation gratuite ne peut envoyer de documents que si le numéro de mobile de la personne qui l’a créée est confirmé. Voir Confirmer votre numéro de mobile.
Si vous aviez des demandes d’accès en cours, la création de votre organisation les annule.
← Retour aux options vous ramène aux deux cartes sans rien créer.
Rejoindre l’organisation de votre entreprise
Section intitulée « Rejoindre l’organisation de votre entreprise »Vous demandez l’accès à la personne qui gère le compte de l’entreprise, puis vous attendez sa décision. Aucune organisation n’est créée. La marche à suivre se trouve dans Demander l’accès à l’organisation de votre entreprise.
Si vous avez créé une organisation par erreur
Section intitulée « Si vous avez créé une organisation par erreur »Tout dépend de savoir si l’organisation que vous avez créée est gratuite et n’appartient qu’à vous.
- Elle est gratuite, vous en êtes le Créateur, vous n’avez aucun collègue (ni invité) et vous n’appartenez à aucune autre organisation. Vous pouvez demander à rejoindre celle de votre entreprise dans Mon compte → Organisations, section Rejoindre une autre organisation. Une fois la demande approuvée, votre organisation gratuite est supprimée définitivement, avec tout son contenu — voir Si vous avez déjà une organisation gratuite.
- Dans tous les autres cas — forfait payant, ou présence de collègues — vous ne pouvez pas faire de demande. Demandez à la personne qui gère le compte de votre entreprise de vous inviter — voir Accepter une invitation.
Par la voie de l’invitation, lorsque vous l’acceptez, l’organisation gratuite dont vous êtes le Créateur cesse d’être utilisée. Lorsque vous acceptez l’invitation dans l’application, dans Mon compte → Organisations, l’écran vous prévient d’abord :
Votre organisation Free sera désactivée
En acceptant cette invitation, votre organisation Free « {nome} » sera désactivée, car vous ne pouvez avoir qu’une seule organisation Free à la fois. Voulez-vous continuer ?