Configurer les politiques de l'organisation

Ces paramètres s’appliquent à toute l’organisation, et non à un document. Les politiques se trouvent dans Paramètres → Politiques, réparties en quatre sous-onglets : Signatures, Automatisation, Chat et Recherche de documents. Toutes sont restreintes — “Seules les personnes qui gèrent les autorisations peuvent modifier ce paramètre.”

Le stockage personnel et le transfert de l’organisation se trouvent sur d’autres écrans, et chaque section ci-dessous indique où.

Vérification des destinataires par défaut

Dans Paramètres → Politiques → Signatures, Vérification des destinataires définit le point de départ des vérifications d’identité :

Le point de départ pour chaque nouveau destinataire. L’expéditeur peut relever ou abaisser ce niveau document par document. Les documents déjà envoyés conservent le niveau avec lequel ils sont partis.

Trois conséquences découlent de cette phrase, et chacune compte :

C’est une valeur par défaut, pas un plafond. L’expéditeur peut la relever ou l’abaisser document par document.
La modifier n’affecte que les nouveaux destinataires.
Les documents déjà envoyés conservent le niveau avec lequel ils sont partis. Relever la valeur par défaut ne renforce pas rétroactivement les documents en cours.

Réglez-la sur le niveau dont la plupart de vos documents ont besoin, et non sur le plus fort disponible — voir Niveaux de signature.

Ce que les intégrations et les agents IA peuvent faire

Les documents créés hors du navigateur commencent en brouillon

Paramètres → Politiques → Automatisation régit les “règles pour les documents créés par des systèmes externes et des agents IA.”

La politique s’intitule Les documents créés hors du navigateur commencent en brouillon :

Lorsque cette politique est active, les documents créés via l’API publique, par des agents IA (MCP) ou dans le chat Telegram restent en brouillon pour qu’une personne les relise et les envoie depuis le navigateur — ils ne partent jamais directement. Lorsqu’elle est désactivée, sur Telegram, l’envoi demande toujours une confirmation finale. Les documents déjà envoyés ne sont pas concernés.

L’expéditeur peut choisir l’ordre de signature

Dans Signatures, après la vérification des destinataires, se trouve Autoriser la signature simultanée :

Lorsque cette politique est active, la personne qui crée un document (dans l’assistant, via l’API publique ou par des agents IA) peut choisir que tous les signataires reçoivent l’invitation en même temps, au lieu d’un par un dans l’ordre de la liste. Le mode séquentiel reste celui par défaut. Désactivez-la pour toujours imposer l’ordre.

Trois points méritent d’être distingués, car on les confond facilement :

Elle est activée dans toutes les organisations. Vous n’avez rien à faire pour en disposer.
Activée ne veut pas dire « simultanée ». Elle donne un choix à l’expéditeur ; la valeur par défaut de chaque document reste Séquentiel. Un document ne part en mode simultané que si quelqu’un le choisit à l’étape Destinataires — voir Envoyer un document pour signature.
Désactivée, le sélecteur disparaît. Il n’y a ni avertissement ni erreur : tous les documents partent en mode séquentiel, y compris ceux créés via l’API publique et par les assistants IA, qui voient la valeur effective dans la réponse.

Les documents déjà envoyés ne sont pas concernés : chacun conserve l’ordre avec lequel il est parti.

Accès de l’IA aux statistiques

Toujours dans Automatisation, Accès de l’IA aux statistiques détermine si les assistants connectés via MCP peuvent lire les chiffres de votre organisation. Ce paramètre est désactivé par défaut.

Option	Ce qu’elle permet
Désactivé	Aucun assistant ne peut lire les statistiques de cette organisation.
Indicateurs agrégés	Totaux, tendances et comparaisons. Jamais l’activité d’une personne en particulier.
Indicateurs détaillés	Ajoute le détail par entité, et uniquement pour qui a déjà l’autorisation de le voir.

Les limites sont explicites :

Ne donne jamais accès aux documents, aux contenus ni aux clés — uniquement aux indicateurs agrégés, et chaque consultation est enregistrée dans l’audit.

Indicateurs détaillés n’élargit l’accès de personne — cette option ajoute seulement du détail pour qui avait déjà l’autorisation de le voir.

Interaction par chat

Paramètres → Politiques → Chat détermine ce que les membres peuvent faire dans un chat Telegram associé au compte. La carte Interaction par chat le formule ainsi :

Ce que les membres de cette organisation peuvent faire dans un chat associé au compte (Telegram). Tout est désactivé par défaut.

Politique	Ce qu’elle permet
Autoriser les notifications dans le chat	“Les invitations, relances et finalisations des documents de cette organisation arrivent dans le chat de leurs destinataires, selon la matrice de notifications de chacun.”
Autoriser la création et l’envoi de documents dans le chat	“Les personnes autorisées à envoyer des documents les créent dans le chat (/criar) et envoient les brouillons (/enviar), toujours avec une confirmation finale.”
Autoriser les fichiers de documents dans le chat	“Toute personne pouvant voir un document peut demander au bot le PDF signé et le rapport de finalisation. Les fichiers restent sur les serveurs de Telegram.”
Autoriser la signature dans le chat	“Les documents en signature Simple, avec paraphes, OTP SMS ou Confirmation d’identité se signent dans le chat, avec un code par e-mail. Jamais avec la CMD ni la Chave Móvel.”

Chaque politique s’applique aux documents de cette organisation, quel qu’en soit le destinataire : un signataire externe reçoit la notification dans son chat si cette organisation l’autorise.

La création dans le chat se combine avec Les documents créés hors du navigateur commencent en brouillon : lorsque cette politique est activée, ce qui est créé dans le chat reste en brouillon et s’envoie depuis le navigateur. Ce que chaque personne voit et fait de son côté est décrit dans Utiliser AssinaJá dans Telegram.

Rechercher dans le contenu des documents

Dans le sous-onglet Recherche de documents, Recherche dans le contenu des documents active la recherche par mots figurant à l’intérieur des documents, et pas seulement dans le nom, l’objet ou les personnes. Elle est désactivée par défaut, et seules les personnes qui gèrent les autorisations peuvent la modifier.

Une fois activée, la plateforme conserve le texte de chaque page des documents publiés — les brouillons sont exclus — et les indexe en arrière-plan. Le panneau suit l’avancement : “Indexation : 12 sur 40 documents”, et Annuler tout ce qui est en file interrompt ce qui n’a pas encore commencé. Les pages numérisées, sans texte, sont lues par un service de reconnaissance de texte ; le panneau comptabilise les Pages d’OCR payantes. Si ce service n’est pas configuré, un document composé uniquement de pages numérisées reste Ignoré — dans un document mixte, les pages avec du texte sont indexées et les pages numérisées restent sans texte consultable — et le panneau l’indique :

Aucun OCR configuré : les documents numérisés (sans couche texte) restent « Ignoré ».

La désactivation demande une confirmation — Désactiver et supprimer — car il s’agit d’une suppression :

La désactivation annule l’indexation en cours et supprime le texte conservé de tous les documents ainsi que les résultats de reconnaissance de texte déjà payés. La réactivation indexe tout de nouveau.

L’interrupteur peut être bloqué, et le panneau en indique la raison :

Le forfait de cette organisation n’inclut pas la recherche dans le contenu.

La base de données ne dispose pas de l’index de recherche — la fonctionnalité ne peut pas être activée dans cet environnement.

Le texte indexé ne sert qu’aux personnes qui peuvent déjà voir le document. Rechercher un mot ne montre jamais, ni ne laisse deviner, un document auquel vous n’avez pas accès — ni dans la liste, ni dans les compteurs, ni dans les extraits.

Stocker les documents dans votre propre compte Azure

Ce n’est pas une politique : ce réglage se trouve dans Paramètres → Développeurs → Stockage, et l’onglet n’apparaît que pour le Créateur et l’Administrateur. Stockage permet de connecter votre propre stockage :

Connectez votre propre compte Azure Blob Storage. Les documents seront stockés dans le stockage de votre tenant au lieu du stockage partagé d’AssinaJá.

Indiquez l’URL du compte de stockage (par exemple https://suaconta.blob.core.windows.net) et le Nom du conteneur, en utilisant Azure Blob Storage (RBAC / identité managée).

Utilisez Tester la connexion avant d’enregistrer — le test est refusé tant que des champs restent vides. L’état passe à Connecté ou Non configuré, et Vérifié le indique la dernière vérification.

Transférer l’organisation

Paramètres → Organisation → Propriété — “Transférer l’organisation à un autre membre.” Seul le Créateur voit cet onglet.