Premiers pas

Voici le chemin le plus court entre un nouveau compte et un document signé. Chaque étape renvoie à la page qui la traite en détail — revenez ici pour l’ordre.

1. Créer votre organisation, ou rejoindre celle de votre entreprise

Le premier écran après l’inscription demande Comment allez-vous utiliser AssinaJá ?, et explique pourquoi :

Votre compte est votre accès personnel. Les documents et le forfait appartiennent à une organisation : créez-en une ou rejoignez celle de votre entreprise.

Deux chemins sont possibles :

• Créer une nouvelle organisation et/ou un compte personnel — “Pour vous ou votre entreprise, si vous n’utilisez pas encore AssinaJá. Vous devenez responsable de l’organisation et démarrez avec le forfait gratuit.”
• Rejoindre l’organisation de mon entreprise — “Votre entreprise utilise déjà AssinaJá ? Demandez l’accès à la personne qui gère le compte. Aucune nouvelle organisation n’est créée.”

Dans les deux cas, Retour aux options vous ramène à ce choix.

Comment choisir entre les deux est expliqué dans Créer votre compte.

Créer une nouvelle organisation

L’écran Créer une nouvelle organisation comporte deux champs, tous deux déjà remplis :

• Nom — le vôtre. Vous pouvez le laisser vide ; la plateforme le déduit du compte externe ou de l’adresse e-mail.
• Nom de l’organisation — le seul obligatoire, avec un maximum de 50 caractères. Une suggestion est proposée : pour une adresse professionnelle, le domaine (ana@grupo-silva.pt → Grupo Silva) ; pour Gmail, Outlook, Sapo et similaires, votre propre nom. Ce n’est qu’une suggestion — remplacez-la si elle ne convient pas.

Choisissez ensuite Terminer l’inscription. Vous devenez Créateur de l’organisation, avec le forfait gratuit. Le pays de l’organisation est Portugal par défaut ; vous pouvez le modifier plus tard dans les Paramètres.

Rejoindre l’organisation de votre entreprise

Si votre entreprise a déjà un compte, n’en créez pas un autre : demandez l’accès. Sur l’écran Demander l’accès à l’organisation de votre entreprise, saisissez le NIF de l’entreprise ou e-mail de la personne qui gère le compte, et, si vous le souhaitez, un Message pour la personne qui approuve (facultatif). Choisissez ensuite Envoyer la demande.

Par souci de confidentialité, nous ne vous indiquons pas si l’organisation existe. Si c’est le cas, la personne qui la gère recevra votre demande par e-mail.

Vous voyez ensuite Demande envoyée, avec vos Demandes en attente. Vous recevez un e-mail lorsque la demande est approuvée ou refusée ; en attendant, vous pouvez utiliser Vérifier à nouveau, Annuler la demande, ou renoncer et Créer ma propre organisation.

Le détail de la demande — ce que voit la personne qui approuve, et ce qui se passe si vous avez déjà une organisation gratuite à vous — est décrit dans Demander l’accès à l’organisation de votre entreprise.

Si vous êtes arrivé par une invitation

Avec une invitation en attente, il n’y a pas de choix à faire. L’écran s’intitule Vous y êtes presque ! — “Parlez-nous un peu de vous pour finaliser la création de votre compte.” — avec seulement votre Nom, et à la place du champ de l’organisation, vous voyez “Vous rejoignez :” suivi du nom de l’organisation qui vous a invité. Voir Accepter une invitation.

Si vous ouvrez l’application avec un compte qui n’a pas encore d’organisation, vous revenez à ce même écran de choix.

Le NIF et l’adresse de facturation ne sont pas demandés sur cet écran. Ils se trouvent dans Paramètres → Organisation → Données et facturation, et l’écran d’accueil vous le rappelle tant qu’ils manquent, avec le lien Compléter les informations. Renseignez-les avant tout achat ; ils figurent sur vos factures. → Compléter les données de l’organisation

2. Envoyer le premier document

Faites-le avant de configurer quoi que ce soit d’autre. Cela prend quatre étapes et vous apprend le fonctionnement plus vite que n’importe quelle lecture.

→ Envoyer un document pour signature

Dans une organisation gratuite, le premier envoi vous demande d’abord de confirmer votre numéro de mobile par SMS — une seule fois. L’application vous le propose dès votre arrivée, avec Confirmez votre numéro de mobile ; vous pouvez choisir Plus tard et le faire au moment de l’envoi. → Confirmer le numéro de mobile

Le forfait gratuit inclut 1 envoi à des tiers : envoyer un document à une personne extérieure à l’organisation le consomme ; signer vos propres documents, non. Pour envoyer davantage, vous achetez des packs d’envois. → Les organisations gratuites et leurs ressources

Si le document ne concerne que vous — une déclaration, une procuration —, Nouveau document propose un chemin plus court, Signer moi-même, maintenant, sans destinataires. → Signer un document vous-même

Les deux décisions qui comptent sont le type de signature de chaque signataire et l’Ordre de signature — les uns après les autres, ou tous en même temps. En cas de doute, commencez par la Signature simple pour les validations internes, et lisez Niveaux de signature avant d’envoyer quoi que ce soit qui ait une valeur contractuelle.

3. Suivre jusqu’au bout

L’écran d’accueil compte les documents dans Reçus, À signer, En cours, Dans des dossiers, Envoyés, Terminés et Brouillon. La liste des documents détaille la même chose par destinataire, pour voir qui retarde réellement les choses.

→ Suivre et gérer les documents

Lorsque tout le monde a signé, téléchargez le PDF signé et le rapport de finalisation, et conservez-les ensemble.

→ Valider un document signé

Ensuite, dans l’ordre qui vous convient

Vous envoyez souvent le même document ? Créez un modèle à partir d’un DOCX dont les champs sont balisés, et vous n’aurez plus qu’un court formulaire à remplir au lieu de refaire tout l’assistant. → Créer un modèle

Vous envoyez toujours aux mêmes personnes ? Enregistrez-les comme contacts et regroupez-les. → Gérer les contacts et les groupes

Vous allez faire venir des collègues ? Décidez de ce que chacun doit pouvoir faire avant de les inviter — les valeurs par défaut sont raisonnables, mais elles méritent d’être comprises. → Rôles et autorisations

Plus de signatures disponibles ? Les options renforcent une fonctionnalité sans changer de forfait. → Forfaits, crédits et options

Vous allez connecter vos systèmes ? Une clé API par système, avec des accès limités au strict nécessaire. → Créer une clé API

Obtenir de l’aide

• Aide, dans le menu de l’application, ouvre ce centre d’aide
• Support — suporte@assinaja.pt