Demander l'accès à l'organisation de votre entreprise

Si votre entreprise utilise déjà AssinaJá, ne créez pas de nouvelle organisation : demandez à rejoindre la sienne. La personne qui gère le compte de l’entreprise reçoit la demande et décide. Si la différence entre compte et organisation n’est pas encore claire pour vous, commencez par Créer votre compte.

Envoyer la demande

Sur l’écran Comment allez-vous utiliser AssinaJá ?, choisissez Rejoindre l’organisation de mon entreprise. L’écran Demander l’accès à l’organisation de votre entreprise s’ouvre — « La personne qui gère le compte de votre entreprise reçoit la demande et décide. »

Nom — le vôtre, déjà rempli. C’est le nom que verra la personne qui approuve : vérifiez qu’il permet de vous identifier.
NIF de l’entreprise ou e-mail de la personne qui gère le compte — obligatoire. Saisissez l’un des deux (ex. : 501964843 ou gestor@empresa.pt). Le NIF est le numéro d’identification fiscale portugais.
Message pour la personne qui approuve (facultatif) — jusqu’à 500 caractères. Une ligne suffit pour que la personne qui approuve sache qui vous êtes, par exemple « Je suis Anne, de la comptabilité. »

Puis Envoyer la demande.

NIF ou e-mail : lequel utiliser

Le NIF de l’entreprise atteint toutes les organisations actives qui ont ce NIF. S’il y en a plusieurs, chacune reçoit la demande.
L’adresse e-mail doit être celle d’une personne qui gère le compte de l’entreprise : le Créateur ou un Administrateur de l’organisation. L’adresse d’un collègue ayant un autre rôle ne permet pas de trouver l’organisation — et comme l’écran ne vous dit pas s’il l’a trouvée (voir ci-dessous), vous ne saurez pas que vous vous êtes trompé. En cas de doute, utilisez le NIF.

Si ce que vous avez saisi n’est ni un NIF valide ni une adresse e-mail, vous voyez :

Saisissez un NIF valide (ex. : 501964843) ou l’e-mail de la personne qui gère le compte.

Pourquoi la réponse est toujours la même

Sous le champ, il est écrit :

Par souci de confidentialité, nous ne vous indiquons pas si l’organisation existe. Si c’est le cas, la personne qui la gère recevra votre demande par e-mail.

C’est voulu. N’importe qui peut créer un compte, et si l’écran affichait « cette organisation n’existe pas », il permettrait de découvrir quelles entreprises sont clientes d’AssinaJá. C’est pourquoi la réponse est identique, qu’une organisation soit trouvée ou non. Vous ne savez que l’organisation existe que lorsque quelqu’un qui la gère traite votre demande.

Pendant l’attente

Après l’envoi, vous voyez Demande envoyée :

Si l’organisation existe, la personne qui la gère a déjà reçu votre demande. Vous recevrez un e-mail lorsqu’elle sera acceptée ou refusée.

Sous Demandes en attente figure ce que vous avez saisi — le NIF ou l’adresse e-mail — et la date d’envoi. Jamais le nom d’une organisation, pour la même raison de confidentialité.

Tant que vous avez une demande en attente, c’est cet écran qui s’affiche à chaque connexion. Il comporte trois boutons :

Bouton	Ce qu’il fait
Vérifier à nouveau	Relit l’état. Si la demande a été approuvée, vous entrez dans l’application. Si elle a été refusée et que vous n’avez pas d’autre demande en attente, vous revenez au choix entre créer et rejoindre.
Créer ma propre organisation	Ouvre le formulaire Créer une nouvelle organisation. Les demandes ne sont annulées que lorsque l’organisation est effectivement créée — si vous abandonnez en cours de route, la demande reste en attente.
Annuler la demande	Annule les demandes en attente et vous ramène au choix entre créer et rejoindre.

Les e-mails que vous recevez

Approuvée — objet « Demande approuvée : {organisation} ». L’e-mail indique que la demande a été approuvée et que « Vous pouvez maintenant vous connecter à AssinaJá et travailler avec votre équipe. » Connectez-vous (ou choisissez Vérifier à nouveau si l’écran est encore ouvert) et vous êtes dans l’organisation, avec le rôle choisi par la personne qui a approuvé.

Si vous avez fait une demande à plusieurs organisations, la première approbation clôt les autres demandes.

Refusée — objet « Demande non approuvée : {organisation} ». Si la personne qui a refusé a indiqué un motif, il figure dans l’e-mail. L’e-mail suggère : « Si vous pensez qu’il s’agit d’une erreur, adressez-vous au responsable de l’organisation et demandez-lui une invitation. Vous pouvez aussi créer votre propre organisation lors de votre prochaine connexion à AssinaJá. »

Si personne ne répond

L’écran d’attente répond lui-même :

Pas de réponse ? Demandez à la personne qui gère le compte de votre entreprise de vous inviter directement, ou créez votre propre organisation.

Si le NIF ou l’adresse e-mail ne correspondait à aucune organisation, personne ne traitera la demande : elle reste en attente jusqu’à ce que vous l’annuliez ou que vous créiez votre organisation. Si l’attente se prolonge, vérifiez donc auprès de votre entreprise le NIF ou l’adresse e-mail utilisé, ou demandez-lui une invitation directe — voir Accepter une invitation.

Limites

Vous pouvez avoir jusqu’à 3 NIF ou adresses e-mail différents en attente en même temps, et en envoyer jusqu’à 5 différents par heure. Renvoyer un NIF ou une adresse e-mail déjà en attente ne compte pas comme une nouvelle demande et ne prévient personne une seconde fois. Au-delà de ces limites, vous voyez :

Vous avez déjà envoyé plusieurs demandes. Attendez une réponse ou réessayez plus tard.

La demande faite à l’étape qui suit l’inscription s’adresse aux personnes qui n’appartiennent encore à aucune organisation. Si vous en avez déjà une, voir la section suivante.

Si vous avez déjà une organisation gratuite

Si vous avez créé une organisation gratuite — par erreur, ou avant que votre entreprise n’adopte AssinaJá — vous pouvez demander à rejoindre celle de l’entreprise sans attendre d’invitation. Ce n’est possible que si les trois conditions sont réunies :

vous êtes le Créateur de l’organisation ;
l’organisation est sur le forfait gratuit ;
vous êtes seul : sans collègues ni invités, et sans appartenir à aucune autre organisation.

Une organisation payante, ou avec des collègues, n’a pas cette option : il vous faut une invitation.

Lisez ceci avant de faire la demande : une fois la demande approuvée, votre organisation gratuite disparaît pour toujours. Tous les documents, modèles, brouillons, contacts et dossiers sont supprimés, sans possibilité de récupération. Les documents encore en attente de signature sont annulés, et les signataires reçoivent un e-mail d’annulation avec le motif « L’organisation du créateur du document a été fermée. » Si vous avez besoin d’un document, téléchargez-le avant de faire la demande.

Dans Mon compte → Organisations, section Rejoindre une autre organisation, choisissez Demander à rejoindre une autre organisation. La fenêtre indique ce qui sera supprimé, avec le nombre réel de documents :

L’organisation « {nom} » va être supprimée définitivement.

Remplissez NIF de l’entreprise ou e-mail du gestionnaire du compte et, si vous le souhaitez, le Message pour la personne qui approuve (facultatif) — avec les mêmes règles que dans Envoyer la demande. Envoyer la demande ne devient actif qu’après avoir coché la case « Je comprends qu’une fois la demande approuvée, « {nom} » et tout son contenu seront supprimés et ne pourront pas être récupérés. »

Rien n’est supprimé au moment de la demande. L’écran le dit : « Rien n’est supprimé maintenant : seulement quand quelqu’un de l’autre organisation approuvera la demande. D’ici là, vous pouvez l’annuler. » Tant que la demande est en attente, la même section l’affiche et propose Annuler la demande.

La personne qui approuve voit dans la demande la mention « Cette personne a une organisation gratuite, qui sera supprimée dès votre approbation. » Lors de l’approbation, vous entrez dans la nouvelle organisation, et ce n’est qu’ensuite que l’ancienne est supprimée.

Si entre-temps votre organisation ne remplit plus les conditions — un collègue l’a rejointe ou elle a changé de forfait —, la demande ne peut plus être approuvée et rien n’est supprimé. Si vous tentez de faire une demande dans cette situation, vous voyez :

Cette organisation ne peut plus être remplacée (elle a d’autres membres ou a changé de forfait). Demandez une invitation au gestionnaire de l’autre organisation.