Cycle de vie du document

Un document a exactement un statut à tout moment. Le connaître vous indique ce que vous pouvez en faire et ce que la plateforme attend.

Les statuts

L’ensemble des statuts sous-jacents est Draft, InPreparation, Waiting, Finalizing, Completed, Canceled, Expired, Rejected, Error.

Affiché comme	Signification
Brouillon	Vous êtes encore en train de le préparer. Personne n’a été notifié.
En cours de traitement	La plateforme scelle le document avant de l’envoyer. Bref et automatique. Dans la liste, ces documents figurent dans la vue En préparation.
En attente de signatures	Envoyé. Un ou plusieurs signataires n’ont pas encore signé.
Finalisation	La dernière signature est arrivée et la plateforme clôture le document.
Terminé	Tout le monde a signé. Le PDF final est disponible.
Refusé	Un signataire a refusé. Le document s’arrête là.
Annulé	Vous l’avez annulé avant qu’il soit terminé.
Expiré	La date d’expiration est passée avant que tout le monde ait signé.
Erreur	Un problème est survenu pendant le traitement.

Comment un document progresse

Rascunho ──► Em processamento ──► Aguarda assinaturas ──► A concluir ──► Concluído
                    │                      │
                    │                      ├──► Recusado    (um signatário recusa)
                    ▼                      ├──► Cancelado   (cancela-o)
                  Erro                     ├──► Expirado    (passa a data)
                                           └──► Erro

Seul le statut Brouillon est entièrement sous votre contrôle. Dès que vous envoyez un document, il passe brièvement par En cours de traitement, puis par En attente de signatures, et à partir de là l’issue dépend des signataires et du calendrier.

En En attente de signatures, le nombre de signataires actifs en même temps dépend de l’ordre choisi : en séquentiel, c’est toujours un seul ; en simultané, ce sont tous — voir Envoyer un document pour signature.

Finalisation est la clôture, et elle ne s’interrompt pas

Lorsque la dernière signature arrive, le document passe par Finalisation pendant que la plateforme génère la version finale. C’est bref, mais c’est le point de non-retour : l’action Annuler disparaît du menu en Finalisation et en Terminé. Si vous tentez malgré tout d’annuler, la réponse est « Le document est déjà en cours de finalisation. »

Note

En cours de traitement existe parce que la plateforme appose son propre cachet de certification sur le document avant qu’un signataire ne le voie. C’est ce cachet qui permet de détecter toute altération ultérieure. En général, cela ne prend que quelques secondes.

Ce que vous pouvez faire selon le statut

Le menu de chaque document dans la liste change selon le statut et selon votre rôle sur ce document — le tableau complet, et qui peut annuler, se trouve dans Ce que vous pouvez faire avec un document.

Filtres de la liste

La barre latérale de la liste des documents propose des vues qui ne sont pas des statuts, mais des filtres sur ceux-ci — À signer, En cours et Terminé et, sous Plus, Annulé, Refusé et Expiré — à côté des dossiers Envoyés, En préparation, Brouillons et Supprimés.

À signer est la plus utile au quotidien : elle affiche les documents qui attendent votre signature, et non tous ceux qui ne sont simplement pas encore terminés.

Supprimé n’est pas un statut

Supprimé apparaît à côté des statuts, mais n’en fait pas partie : il n’existe pas dans l’ensemble ci-dessus. C’est une marque qui se superpose à l’affichage — en dessous, le document conserve le statut qu’il avait.

Un document déjà arrivé à son terme — Terminé, Refusé, Annulé, Expiré — conserve le statut qu’il avait. Il s’affiche simplement comme Supprimé, dans la liste et dans le champ Statut du détail, et le restaurer le remet exactement dans l’état où il était. Supprimer un document signé ne réécrit pas son historique.

L’exception est un document encore En attente de signatures : celui-ci est réellement annulé lors de la suppression, car des invitations doivent être révoquées, et les signataires en sont avertis. Un brouillon, quant à lui, est supprimé définitivement. Voir Supprimer.

Combien de temps il reste dans Supprimés

Un document reste dans Supprimés pendant 15 jours, et vous pouvez le restaurer jusque-là. Il sort ensuite de votre accès direct et, 30 jours plus tard, il est supprimé définitivement — seuls l’historique du document et le Rapport de finalisation sont conservés, comme preuve de la signature. Voir Conservation des données et confidentialité.

Voir aussi

• Niveaux de signature
• Envoyer un document pour signature