Rôles et autorisations

Chaque personne dans une organisation a exactement un rôle. Le rôle détermine ce qu’elle peut faire — et, pour la plupart des rôles, cela se paramètre.

Les cinq rôles

Rôle	En bref
Créateur	Contrôle total. Ne peut pas être restreint.
Administrateur	Toutes les autorisations. Ne se paramètre pas dans Autorisations.
Gestionnaire	Pilote le travail quotidien sur les documents, ainsi que les contacts et les rapports.
Opérateur	Envoie et traite les documents.
Lecteur	Lecture seule.

Ce que chaque rôle peut faire par défaut

	Créateur	Administrateur	Gestionnaire	Opérateur	Lecteur
Voir les documents	●	●	●	●	●
Gérer les documents	●	●	●	●
Envoyer des documents	●	●	●	●
Voir les modèles	●	●	●	●	●
Gérer les modèles	●	●	●
Voir les contacts	●	●	●	●	●
Gérer les contacts	●	●	●
Voir la boutique	●	●	●	●
Acheter dans la boutique	●	●
Gérer la facturation	●	●
Gérer les utilisateurs	●	●
Gérer les rôles	●	●
Gérer les intégrations	●	●
Voir l’audit	●	●	●
Accéder en tant qu’un autre utilisateur	●	●
Supprimer définitivement des documents	●	●
Voir les statistiques de l’organisation	●	●	●
Voir l’activité individuelle des membres	●	●

La logique d’ensemble : le Lecteur consulte, l’Opérateur fait le travail quotidien, le Gestionnaire ajoute ce qui structure le travail des autres — modèles, contacts et rapports — et tout ce qui touche à l’argent, aux personnes ou aux intégrations reste au Créateur et à l’Administrateur.

Modèles : ce qui change pour un Opérateur ou un Lecteur

Voir les modèles et Gérer les modèles sont réellement appliquées, et pas seulement affichées dans la grille des autorisations. Pour un Opérateur ou un Lecteur :

• l’action Modèle dans la barre latérale et le bouton flottant sur mobile n’apparaissent pas ;
• créer, modifier, enregistrer un brouillon et partager un modèle sont interdits ;
• générer un document à partir d’un modèle fonctionne — cela relève de Voir les modèles, que tous les rôles ont par défaut, et c’est le parcours central du produit.

Si quelqu’un dans votre organisation ne voit pas le bouton des modèles, c’est pour cette raison, et la solution consiste à lui accorder Gérer les modèles dans Paramètres → Organisation → Autorisations.

Modifier les autorisations

Paramètres → Organisation → Autorisations — “Choisissez ce que chaque rôle peut faire. Le Créateur et les administrateurs ont toujours un accès complet.” — permet d’ajuster ce que le Gestionnaire, l’Opérateur et le Lecteur peuvent faire. Vos modifications remplacent, dans votre organisation, les valeurs ci-dessus. L’onglet n’apparaît que pour le Créateur et l’Administrateur.

La grille regroupe les autorisations en Documents, Modèles, Contacts, Boutique, Statistiques et Administration. Acheter dans la boutique et Gérer les utilisateurs n’y figurent pas : il n’y a rien à y ajuster. Les autorisations signalées comme critiques — “Autorisation critique — accorde un accès administratif étendu” — demandent une confirmation avant d’être activées.

Cinq choses que vous ne pouvez pas modifier :

Le Créateur est absolu. Le système d’autorisations est entièrement contourné pour le Créateur — toutes les vérifications renvoient « vrai » avant même que la moindre autorisation ne soit consultée. Il est impossible de restreindre le Créateur.

Il n’y a qu’un seul Créateur, et le rôle ne change de mains que par transfert. Lorsque vous modifiez le rôle d’un membre, vous ne pouvez ni le nommer Créateur, ni changer le rôle de la personne qui est Créateur. La seule manière pour quelqu’un d’autre de devenir Créateur est le transfert de propriété, dans l’onglet Propriété — que seul le Créateur voit.

L’Administrateur a toutes les autorisations. La grille des Autorisations ne comporte que des colonnes pour le Gestionnaire, l’Opérateur et le Lecteur ; l’Administrateur n’y figure pas, et ce qu’il peut faire ne s’y restreint pas.

La gestion des membres est réservée au Créateur et à l’Administrateur. Gérer les utilisateurs existe en tant qu’autorisation mais n’apparaît pas dans la grille : la gestion des membres est imposée par une vérification directe du rôle. Un Gestionnaire ne gère pas les membres — même si la description du rôle Gestionnaire dans la liste des rôles parle de gérer les utilisateurs de l’équipe. Voir Inviter des personnes dans l’organisation.

Voir l’activité d’une personne doit être activé délibérément. Les statistiques de l’organisation et l’activité individuelle d’un membre sont volontairement séparées — voir que l’organisation a signé 4 820 documents n’est pas la même chose que voir qu’une personne précise en a signé 12.

Les statistiques agrégées ne révèlent jamais qui a fait quoi. Voir l’activité d’une personne identifiée doit être activé explicitement, et ce droit n’est pas attribué par défaut au Gestionnaire, à l’Opérateur ni au Lecteur.

Voir aussi

• Inviter des personnes dans l’organisation
• Suivre et gérer les documents
• Historique et audit