Inviare lo stesso documento a più persone

Quando lo stesso documento deve arrivare a molte persone — una dichiarazione per tutto il team, un regolamento per i soci, un addendum per un elenco di clienti — non serve ripetere la procedura guidata per ciascuna. Prepara il documento una volta, aggiunge le persone nel passaggio dei destinatari e attiva un’opzione: la piattaforma crea un documento per ogni destinatario.

La differenza rispetto a un invio normale con più firmatari è ciò che vede ciascuno. In un invio normale, tutti firmano lo stesso documento. Qui, ogni persona riceve e firma solo il proprio.

Che cosa fa questo invio

Nel passaggio Destinatari della procedura guidata, sotto l’elenco delle persone, c’è un interruttore chiamato Crea un documento per ogni destinatario. Il testo sottostante spiega che cosa succede quando lo attiva:

Il documento verrà usato come modello per generare una copia indipendente per ciascun destinatario. Ogni persona riceverà e firmerà solo il proprio documento.

Con l’interruttore disattivato, l’invio è quello normale: un documento condiviso da tutti i firmatari, come in Inviare un documento per la firma.

L’interruttore compare solo quando ci sono almeno due destinatari con il ruolo Firma. Se l’elenco scende a un solo firmatario, l’invio torna da solo alla modalità normale.

Scegliere le persone

Le persone entrano nell’elenco tramite il pulsante Aggiungi, come in un invio normale:

• Nuovo destinatario — una riga vuota, da compilare a mano.
• Elenco contatti — sceglie uno o più dei suoi contatti.
• I miei dati di contatto — aggiunge Lei stesso.
• Importa elenco — incolla un elenco, oppure carica un file .csv.

Nell’importazione, il formato è quello indicato dalla schermata stessa:

Una persona per riga: Nome, email

La virgola, il punto e virgola e la tabulazione valgono tutti come separatore, e la schermata mostra quante persone ha riconosciuto prima di aggiungerle.

Chi arriva dall’elenco contatti o dall’importazione con un’email già presente nell’elenco non viene aggiunto di nuovo.

Se vuole che qualcuno riceva tutte le copie senza firmare — un responsabile, un archivio — cambi il ruolo di quella persona in Riceve copia. Solo i destinatari con il ruolo Firma generano ciascuno un documento.

UNVERIFIED: dalla lettura del codice, chi ha il ruolo Riceve copia resta associato a ciascuno dei documenti creati; manca la conferma, con un invio reale, che riceva una notifica per ogni copia.

Verificare quanti documenti verranno creati

Con l’interruttore attivo, compaiono due conteggi:

• N dossier separati — uno per ogni persona nell’elenco.
• N documenti da creare — le persone nell’elenco moltiplicate per il numero di documenti caricati nel primo passaggio.

Se ha caricato due file e ha trenta destinatari, sono trenta insiemi di documenti, per un totale di sessanta documenti.

UNVERIFIED: questi conteggi sommano tutte le persone dell’elenco, comprese quelle con il ruolo Riceve copia, che non generano un proprio documento. Con destinatari in copia, il numero mostrato può essere maggiore di quello dei documenti creati.

Quando il totale supera i 50 documenti, la procedura guidata chiede una conferma esplicita prima di lasciarLa proseguire:

Confermo di voler creare {{count}} documenti

(sullo schermo, {{count}} è il numero di documenti). Finché non spunta quella casella, il pulsante Avanti resta disattivato.

Email duplicate

Se la stessa email compare in più di una riga, la procedura guidata blocca l’invio e mostra:

Sono state trovate email duplicate. Ogni riga crea una propria copia: confermi i duplicati intenzionali.

Sotto, ogni riga ripetuta compare con una casella mantieni come copia separata. Ci sono due soluzioni:

• Elimini la riga in più, se la ripetizione è stata un errore.
• Spunti la casella, se vuole davvero che quella persona riceva più di un documento.

Finché c’è una ripetizione da risolvere, il pulsante Avanti resta disattivato.

Inserire le aree di firma una sola volta

Nel passaggio Firme non inserisce aree per ciascuna persona. C’è un unico firmatario, chiamato Ogni destinatario, e le aree inserite per lui vengono copiate nel documento di ciascuna persona, nelle stesse posizioni.

UNVERIFIED: il tipo di firma di questo firmatario comune è quello del primo destinatario dell’elenco, e ogni documento creato porta il tipo di firma della sua persona. Manca la conferma di che cosa succede quando i destinatari hanno tipi diversi (per esempio, uno con la Chave Móvel Digital e un altro con firma semplice). Nel frattempo, assegni lo stesso tipo a tutti, in Personalizza.

La creazione non è immediata

A differenza di un invio normale, i documenti non compaiono tutti nell’istante in cui conferma. La richiesta entra in una coda e viene elaborata in background:

La richiesta di creazione dei documenti è stata inoltrata. Riceverà un’email al termine della procedura.

Quell’email arriva quando la coda è terminata: una quando la creazione va a buon fine, un’altra diversa se la creazione non riesce. Se solo alcune copie non riescono, le restanti partono comunque per la firma. Fino ad allora, l’elenco dei documenti può non mostrare ancora tutte le copie. Non ripeta l’invio perché non le vede — ripeterlo crea una seconda copia per ciascuna persona.

Quanto consuma

Ogni documento creato viene addebitato quando viene completato, e non al momento dell’invio. Un documento che nessuno arriva a firmare non viene scalato.

Il riepilogo del passaggio Verifica e invia fa la stima come in un invio normale — aree per destinatari. Per capire come si conta una firma, veda Piani, crediti e componenti aggiuntivi.

UNVERIFIED: dalla lettura del codice, l’addebito al completamento è di una firma per documento, del tipo di quel destinatario, indipendentemente dal numero di aree, e il saldo non viene verificato prima dell’invio. Manca la conferma, con un invio reale, di quale dei due conteggi arrivi al saldo.

Veda anche

• Inviare un documento per la firma — l’invio normale, con più firmatari sullo stesso documento
• Gestire contatti e gruppi — preparare i contatti prima dell’invio
• Usare un modello — quando ogni persona riceve un documento con dati diversi
• Seguire e gestire i documenti — vedere chi ha già firmato