Chiedere l'accesso all'organizzazione della sua azienda

Se la sua azienda usa già AssinaJá, non crei una nuova organizzazione: chieda di entrare nella sua. Chi gestisce l’account dell’azienda riceve la richiesta e decide. Se non ha ancora chiara la differenza tra account e organizzazione, cominci da Creare il suo account.

Inviare la richiesta

Nella schermata Come userà AssinaJá?, scelga Unirmi all’organizzazione della mia azienda. Si apre Richiesta di accesso all’organizzazione della sua azienda — “Chi gestisce l’account della sua azienda riceve la richiesta e decide.”

Nome — il suo, già compilato. È il nome che vedrà chi approva, quindi verifichi che La identifichi.
NIF dell’azienda o email di chi gestisce l’account — obbligatorio. Scriva uno dei due (es.: 501964843 o gestor@empresa.pt).
Messaggio per chi approva (facoltativo) — fino a 500 caratteri. Una riga basta perché chi approva sappia chi è, per esempio “Sono Anna, dell’ufficio contabilità.”

Poi, Invia richiesta.

NIF o email: quale usare

Il NIF dell’azienda (il codice fiscale portoghese) raggiunge tutte le organizzazioni attive con quel NIF. Se ce n’è più di una, ciascuna riceve la richiesta.
L’email deve essere quella di qualcuno che gestisce l’account dell’azienda: il Proprietario o un Amministratore dell’organizzazione. L’email di un collega con un altro ruolo non trova l’organizzazione — e, poiché la schermata non Le dice se l’ha trovata (veda sotto), non viene a sapere di aver sbagliato. Nel dubbio, usi il NIF.

Se ciò che ha scritto non è un NIF valido né un’email, vede:

Inserisca un NIF valido (es.: 501964843) o l’email di chi gestisce l’account.

Perché la risposta è sempre la stessa

Sotto il campo c’è scritto:

Per motivi di privacy, non le diciamo se l’organizzazione esiste. Se esiste, chi la gestisce riceverà la sua richiesta via email.

È voluto. Chiunque può creare un account, e se la schermata dicesse “questa organizzazione non esiste” servirebbe a scoprire quali aziende sono clienti di AssinaJá. Per questo, che trovi o meno un’organizzazione, la risposta è identica. Viene a sapere se l’organizzazione esiste solo quando qualcuno che la gestisce decide sulla sua richiesta.

Mentre aspetta

Dopo l’invio, vede Richiesta inviata:

Se l’organizzazione esiste, chi la gestisce ha già ricevuto la sua richiesta. Riceverà un’email quando la richiesta sarà approvata o rifiutata.

In Richieste in sospeso c’è ciò che ha scritto — il NIF o l’email — e la data in cui l’ha inviata. Mai il nome di un’organizzazione: per la stessa ragione di privacy.

Finché ha una richiesta aperta, è questa la schermata che vede ogni volta che accede. Ha tre pulsanti:

Pulsante	Che cosa fa
Verifica di nuovo	Rilegge lo stato. Se la richiesta è già stata approvata, entra nell’applicazione. Se è stata rifiutata e non ha altre richieste aperte, torna alla scelta tra creare ed entrare.
Crea la mia organizzazione	Apre il modulo Crea una nuova organizzazione. Le richieste vengono annullate solo quando l’organizzazione viene effettivamente creata — se rinuncia a metà, la richiesta resta aperta.
Annulla richiesta	Annulla le richieste aperte e torna alla scelta tra creare ed entrare.

Le email che riceve

Approvata — oggetto “Richiesta approvata: {organizzazione}”. L’email dice che la richiesta è stata approvata e che “Ora può accedere ad AssinaJá e lavorare con il suo team.” Acceda (oppure scelga Verifica di nuovo, se ha ancora la schermata aperta) e si trova già nell’organizzazione, con il ruolo scelto da chi ha approvato.

Se ha fatto richiesta a più di un’organizzazione, la prima approvazione chiude le altre richieste.

Rifiutata — oggetto “Richiesta non approvata: {organizzazione}”. Se chi ha rifiutato ha scritto un motivo, questo compare nell’email. L’email suggerisce: “Se pensa che sia un errore, parli con il responsabile dell’organizzazione e gli chieda un invito. Può anche creare la sua organizzazione al prossimo accesso ad AssinaJá.”

Se nessuno risponde

Risponde la schermata di attesa stessa:

Nessuna risposta? Chieda a chi gestisce l’account della sua azienda di invitarla direttamente, oppure crei la sua organizzazione.

Se il NIF o l’email non corrispondevano a nessuna organizzazione, nessuno deciderà sulla richiesta: resta aperta finché non la annulla o non crea la sua organizzazione. Per questo, se l’attesa si prolunga, verifichi con la sua azienda il NIF o l’email che ha usato, oppure chieda un invito diretto — veda Accettare un invito.

Limiti

Può avere fino a 3 NIF o email diversi aperti contemporaneamente, e inviarne fino a 5 diversi all’ora. Inviare di nuovo lo stesso NIF o la stessa email già aperti non conta come nuova richiesta e non avvisa di nuovo nessuno. Oltre i limiti, vede:

Ha già inviato diverse richieste. Attenda una risposta o riprovi più tardi.

La richiesta fatta nel passaggio successivo alla registrazione è per chi non fa ancora parte di nessuna organizzazione. Se ne ha già una, veda la sezione seguente.

Se ha già un’organizzazione gratuita

Se ha creato un’organizzazione gratuita — per errore, o prima che la sua azienda aderisse — può chiedere di entrare in quella dell’azienda senza aspettare un invito. È possibile solo quando sono soddisfatte tutte e tre le condizioni:

è il Proprietario dell’organizzazione;
l’organizzazione è sul piano gratuito;
è da solo: senza colleghi né invitati, e senza far parte di nessun’altra organizzazione.

Un’organizzazione a pagamento, o con colleghi, non ha questa opzione: serve un invito.

Legga questo prima di fare la richiesta: quando la richiesta viene approvata, la sua organizzazione gratuita scompare per sempre. Vengono eliminati tutti i documenti, i modelli, le bozze, i contatti e le cartelle, e non si possono recuperare. I documenti ancora in attesa di firma vengono annullati, e i firmatari ricevono un’email di annullamento con il motivo “L’organizzazione di chi ha creato il documento è stata chiusa.” Se Le serve un documento, lo scarichi prima di fare la richiesta.

In Il mio account → Organizzazioni, nella sezione Unirmi a un’altra organizzazione, scelga Chiedi di entrare in un’altra organizzazione. La finestra indica che cosa verrà eliminato, con il numero reale di documenti:

L’organizzazione «{nome}» verrà eliminata definitivamente.

Compili NIF dell’azienda o email di chi gestisce l’account e, se vuole, il Messaggio per chi approva (facoltativo) — con le stesse regole di Inviare la richiesta. Invia richiesta si attiva solo dopo aver spuntato la casella “Comprendo che, quando la richiesta sarà approvata, «{nome}» e tutto il suo contenuto verranno eliminati e non potranno essere recuperati.”

Facendo la richiesta non viene eliminato nulla. Lo dice la schermata: “Ora non viene eliminato nulla: solo quando qualcuno dell’altra organizzazione approverà la richiesta. Fino ad allora può annullarla.” Con la richiesta aperta, la stessa sezione la mostra e offre Annulla richiesta.

Chi approva vede nella richiesta la nota “Ha un’organizzazione gratuita, che verrà eliminata quando approva.” Al momento dell’approvazione, Lei entra nella nuova organizzazione e solo dopo quella vecchia viene eliminata.

Se nel frattempo la sua organizzazione non soddisfa più le condizioni — ha acquisito un collega o ha cambiato piano —, la richiesta non può più essere approvata e non viene eliminato nulla. Se prova a fare la richiesta in questa situazione, vede:

Questa organizzazione non può più essere sostituita (ha altri membri o ha cambiato piano). Chieda un invito a chi gestisce l’altra organizzazione.