Iniziare

Questo è il percorso più breve tra un account nuovo e un documento firmato. Ogni passaggio rimanda alla pagina che lo tratta a fondo — torni qui per l’ordine.

1. Creare la sua organizzazione, o entrare in quella della sua azienda

La prima schermata dopo la registrazione chiede Come userà AssinaJá?, e spiega perché:

Il suo account è il suo accesso personale. I documenti e il piano appartengono a un’organizzazione: ne crei una nuova o entri in quella della sua azienda.

I percorsi sono due:

• Crea una nuova organizzazione e/o un account personale — “Per lei o per la sua azienda, se non usa ancora AssinaJá. Diventerà il responsabile dell’organizzazione e partirà dal piano gratuito.”
• Unirmi all’organizzazione della mia azienda — “La sua azienda usa già AssinaJá? Chieda l’accesso a chi gestisce l’account. Non verrà creata nessuna nuova organizzazione.”

In entrambi i casi, Torna alle opzioni La riporta a questa scelta.

Come decidere tra i due è spiegato in Creare il suo account.

Creare una nuova organizzazione

La schermata Crea una nuova organizzazione ha due campi, entrambi già compilati:

• Nome — il suo. Può lasciarlo vuoto; la piattaforma lo ricava dall’account esterno o dall’email.
• Nome dell’organizzazione — l’unico obbligatorio, con un massimo di 50 caratteri. Viene suggerito: per un’email aziendale, il dominio (ana@grupo-silva.pt → Grupo Silva); per Gmail, Outlook, Sapo e simili, il suo nome. È un suggerimento — lo sovrascriva se non va bene.

Poi, Completa la registrazione. Diventa Proprietario dell’organizzazione, con il piano gratuito. Il paese dell’organizzazione è Portogallo per impostazione predefinita; si cambia in seguito nelle Impostazioni.

Unirsi all’organizzazione della sua azienda

Se la sua azienda ha già un account, non ne crei un altro: chieda l’accesso. Nella schermata Richiesta di accesso all’organizzazione della sua azienda scrive il NIF dell’azienda o email di chi gestisce l’account e, se vuole, un Messaggio per chi approva (facoltativo). Poi, Invia richiesta.

Per motivi di privacy, non le diciamo se l’organizzazione esiste. Se esiste, chi la gestisce riceverà la sua richiesta via email.

Subito dopo vede Richiesta inviata, con le sue Richieste in sospeso. Riceve un’email quando la richiesta viene approvata o rifiutata; nel frattempo può usare Verifica di nuovo, Annulla richiesta, oppure rinunciare e scegliere Crea la mia organizzazione.

I dettagli della richiesta — che cosa vede chi approva, e che cosa succede se ha già un’organizzazione gratuita tutta sua — sono in Chiedere l’accesso all’organizzazione della sua azienda.

Se è entrato tramite un invito

Con un invito in sospeso, non c’è nessuna scelta da fare. La schermata è Ci siamo quasi! — “Ci dica qualcosa di sé per completare la creazione dell’account.” — con il solo campo Nome, e al posto del campo dell’organizzazione vede “Sta per unirsi a:” seguito dal nome dell’organizzazione che L’ha invitata. Veda Accettare un invito.

Se apre l’applicazione con un account che non ha ancora un’organizzazione, torna a questa stessa schermata di scelta.

Il NIF e l’indirizzo di fatturazione non vengono chiesti in questa schermata. Si trovano in Impostazioni → Organizzazione → Dati e fatturazione, e la schermata iniziale lo ricorda finché mancano, con il link Completa i dati. Li compili prima di acquistare qualsiasi cosa; finiscono nelle sue fatture. → Completare i dati dell’organizzazione

2. Inviare il primo documento

Lo faccia prima di configurare qualsiasi altra cosa. Sono quattro passaggi e Le insegnano il funzionamento più in fretta che leggerne.

→ Inviare un documento per la firma

In un’organizzazione gratuita, il primo invio Le chiede prima di confermare il cellulare via SMS — una sola volta. L’applicazione glielo propone subito all’arrivo, in Confermi il suo cellulare; può scegliere Più tardi e farlo al momento dell’invio. → Confermare il cellulare

Il piano gratuito include 1 invio a terzi: inviare un documento a qualcuno esterno all’organizzazione lo consuma; firmare i propri documenti no. Per inviarne altri, si acquistano pacchetti di invii. → Le organizzazioni gratuite e le loro risorse

Se il documento è solo suo — una dichiarazione, una procura —, Nuovo documento offre un percorso più breve, Firmo io, adesso, senza destinatari. → Firmare un documento da solo

Le due decisioni che contano sono il tipo di firma di ciascun firmatario e l’Ordine di firma — uno dopo l’altro, o tutti contemporaneamente. Se ha dei dubbi, inizi con la Firma semplice per le approvazioni interne, e legga Livelli di firma prima di inviare qualsiasi cosa con valore contrattuale.

3. Seguire fino alla fine

La schermata iniziale conta i documenti in Ricevuti, Da firmare, In corso, In cartelle, Inviati, Completati e Bozza. L’elenco dei documenti scompone gli stessi dati per destinatario, per vedere chi sta davvero rallentando le cose.

→ Seguire e gestire i documenti

Quando tutti hanno firmato, scarichi il PDF firmato e il Report di completamento, e li conservi insieme.

→ Convalidare un documento firmato

Poi, nell’ordine che preferisce

Invia spesso lo stesso documento? Crei un modello a partire da un DOCX con i campi contrassegnati, e compilerà un breve modulo invece di ripetere la procedura guidata. → Creare un modello

Invia sempre alle stesse persone? Le salvi come contatti e le raggruppi. → Gestire contatti e gruppi

Coinvolgerà dei colleghi? Decida che cosa deve poter fare ciascuno prima di invitarli — i valori predefiniti sono sensati, ma vale la pena capirli. → Ruoli e permessi

Ha esaurito le firme? I componenti aggiuntivi rafforzano una funzionalità senza cambiare piano. → Piani, crediti e componenti aggiuntivi

Collegherà i suoi sistemi? Una chiave API per sistema, con gli accessi limitati allo stretto necessario. → Creare una chiave API

Ottenere aiuto

• Guida, nel menu dell’applicazione, apre questo centro assistenza
• Assistenza — suporte@assinaja.pt