Ciclo di vita del documento

Un documento ha esattamente uno stato in ogni momento. Sapere qual è spiega che cosa può farne e che cosa sta aspettando la piattaforma.

Gli stati

L’insieme di stati sottostante è Draft, InPreparation, Waiting, Finalizing, Completed, Canceled, Expired, Rejected, Error.

Mostrato come	Che cosa significa
Bozza	Lo sta ancora preparando. Nessuno ha ricevuto notifiche.
In elaborazione	La piattaforma sta sigillando il documento prima di inviarlo. Breve e automatico. Nell’elenco, questi documenti si trovano nella vista In preparazione.
In attesa di firme	Inviato. Uno o più firmatari non hanno ancora firmato.
In completamento	È arrivata l’ultima firma e la piattaforma sta chiudendo il documento.
Completato	Hanno firmato tutti. Il PDF finale è disponibile.
Rifiutato	Un firmatario ha rifiutato. Il documento si ferma qui.
Annullato	Lo ha annullato prima che fosse completato.
Scaduto	La data di scadenza è passata prima che tutti firmassero.
Errore	Qualcosa non è andato a buon fine durante l’elaborazione.

Come avanza un documento

Rascunho ──► Em processamento ──► Aguarda assinaturas ──► A concluir ──► Concluído
                    │                      │
                    │                      ├──► Recusado    (um signatário recusa)
                    ▼                      ├──► Cancelado   (cancela-o)
                  Erro                     ├──► Expirado    (passa a data)
                                           └──► Erro

Solo Bozza è interamente sotto il suo controllo. Appena invia un documento, passa brevemente per In elaborazione, poi a In attesa di firme, e da lì in avanti l’esito dipende dai firmatari e dall’orologio.

In In attesa di firme, quanti firmatari sono attivi contemporaneamente dipende dall’ordine che ha scelto: in sequenza è sempre uno, in parallelo sono tutti — veda Inviare un documento per la firma.

Che cosa può fare in ciascuno stato

Il menu di ogni documento nell’elenco cambia in base allo stato e al suo ruolo — la tabella completa, e chi può annullare, si trova in Che cosa può fare con un documento.

Filtri che vedrà nell’elenco

La barra laterale dell’elenco dei documenti ha viste che non sono stati, ma filtri su di essi — Da firmare, In corso e Completato e, dentro Altro, Annullato, Rifiutato e Scaduto — accanto alle cartelle Inviati, In preparazione, Bozze ed Eliminati.

Da firmare è quella utile nel lavoro quotidiano: mostra i documenti che aspettano Lei, e non tutti quelli che semplicemente non sono ancora terminati.

Eliminato non è uno stato

Eliminato compare accanto agli stati, ma non è uno di essi: non esiste nell’insieme sopra. È un contrassegno che si sovrappone nella visualizzazione — sotto, il documento mantiene lo stato che aveva.

Un documento già terminato — Completato, Rifiutato, Annullato, Scaduto — mantiene lo stato che aveva. Viene solo mostrato come Eliminato, nell’elenco e nel campo Stato del dettaglio, e ripristinarlo lo riporta esattamente com’era. Eliminare un documento firmato non ne riscrive la cronologia.

L’eccezione è un documento ancora In attesa di firme: questo viene davvero annullato quando lo elimina, perché ci sono inviti da revocare, e i firmatari vengono avvisati. Una bozza, invece, viene eliminata definitivamente. Veda Eliminare.

Per quanto tempo resta in Eliminati

Un documento resta in Eliminati per 15 giorni, e fino ad allora può ripristinarlo. Dopo esce dal suo accesso diretto e, 30 giorni più tardi, viene eliminato definitivamente — restano solo la cronologia del documento e il Report di completamento, come prova della firma. Veda Conservazione dei dati e privacy.