Configurare i criteri dell'organizzazione

Queste impostazioni valgono per tutta l’organizzazione, non per un singolo documento. I criteri si trovano in Impostazioni → Criteri, suddivisi in quattro sottoschede: Firme, Automazione, Chat e Ricerca documenti. Sono tutti riservati — “Solo chi gestisce i permessi può modificare questa impostazione.”

L’archiviazione propria e il trasferimento dell’organizzazione si trovano in altre schermate, e ogni sezione qui sotto indica dove.

Verifica predefinita dei destinatari

In Impostazioni → Criteri → Firme, Verifica dei destinatari definisce il punto di partenza delle verifiche d’identità:

Il punto di partenza per ogni nuovo destinatario. Chi invia può alzare o abbassare questo livello documento per documento. I documenti già inviati mantengono il livello con cui sono partiti.

Da questa frase discendono tre conseguenze, e ognuna conta:

È un valore predefinito, non un tetto. Chi invia può alzarlo o abbassarlo per documento.
Modificarlo riguarda solo i destinatari nuovi.
I documenti già inviati mantengono il livello con cui sono partiti. Alzare il valore predefinito non rafforza retroattivamente i documenti in corso.

Lo imposti al livello di cui ha bisogno la maggior parte dei suoi documenti, e non al più forte disponibile — veda Livelli di firma.

Che cosa possono fare le integrazioni e gli agenti IA

I documenti creati fuori dal browser partono come bozza

Impostazioni → Criteri → Automazione stabilisce le “regole per i documenti creati da sistemi esterni e agenti IA.”

Il criterio è I documenti creati fuori dal browser partono come bozza:

Con questa policy attiva, i documenti creati tramite l’API pubblica, da agenti IA (MCP) o nella chat di Telegram restano in Bozza perché una persona li riveda e li invii dal browser — non partono mai direttamente. Con la policy disattivata, su Telegram l’invio richiede sempre una conferma finale. Non riguarda i documenti già inviati.

Chi invia può scegliere l’ordine di firma

In Firme, dopo la verifica dei destinatari, si trova Consenti la firma simultanea:

Con questa policy attiva, chi crea un documento (nella procedura guidata, tramite l’API pubblica o da agenti IA) può scegliere che tutti i firmatari ricevano l’invito contemporaneamente, invece che uno alla volta nell’ordine dell’elenco. L’impostazione predefinita resta sequenziale. La disattivi per imporre sempre l’ordine.

Tre aspetti che conviene tenere distinti, perché si confondono facilmente:

È attivo, in tutte le organizzazioni. Non serve fare nulla per averlo.
Attivo non significa “simultaneo”. Dà una scelta a chi invia; il valore predefinito di ogni documento resta Sequenziale. Un documento parte in modalità simultanea solo se qualcuno lo sceglie nel passaggio Destinatari — veda Inviare un documento per la firma.
Disattivato, il selettore scompare. Non c’è avviso né errore: tutti i documenti partono in sequenza, compresi quelli creati tramite l’API pubblica e dagli assistenti IA, che vedono il valore effettivo nella risposta.

Non riguarda i documenti già inviati: ciascuno mantiene l’ordine con cui è partito.

Accesso dell’IA agli analytics

Sempre in Automazione, Accesso IA agli analytics decide se gli assistenti collegati tramite MCP possono leggere i numeri della sua organizzazione. È disattivato per impostazione predefinita.

Opzione	Che cosa consente
Disattivato	Nessun assistente può leggere gli analytics di questa organizzazione.
Metriche aggregate	Totali, tendenze e confronti. Mai l’attività di una persona specifica.
Metriche dettagliate	Aggiunge il dettaglio per entità, e solo a chi ha già il permesso di vederlo.

I limiti sono espliciti:

Non dà mai accesso a documenti, contenuti o chiavi — solo a metriche aggregate, e ogni consultazione viene registrata nell’audit.

Metriche dettagliate non amplia l’accesso di nessuno — aggiunge solo dettaglio a chi aveva già il permesso di vederlo.

Interazione con la chat

Impostazioni → Criteri → Chat decide che cosa possono fare i membri in una chat di Telegram collegata all’account. Il riquadro Interazione con la chat lo dice così:

Cosa possono fare i membri di questa organizzazione in una chat collegata all’account (Telegram). Tutto disattivato per impostazione predefinita.

Criterio	Che cosa consente
Consenti le notifiche in chat	“Inviti, promemoria e completamenti dei documenti di questa organizzazione arrivano nella chat dei destinatari, secondo le preferenze di notifica di ciascuno.”
Consenti di creare e inviare documenti in chat	“Chi può inviare documenti li crea in chat (/criar) e invia le bozze (/enviar), sempre con conferma finale.”
Consenti i file dei documenti in chat	“Chi può vedere un documento chiede al bot il PDF firmato e il report di completamento. I file restano sui server di Telegram.”
Consenti di firmare in chat	“I documenti con firma Semplice, con sigle, OTP via SMS o Conferma dell’identità si firmano in chat, con un codice via email. Con CMD e Chave Móvel mai.”

Ogni criterio vale per i documenti di questa organizzazione, chiunque li riceva: un firmatario esterno riceve la notifica nella propria chat se questa organizzazione lo consente.

La creazione in chat si combina con I documenti creati fuori dal browser partono come bozza: con quel criterio attivo, ciò che si crea in chat resta in bozza e viene inviato dal browser. Che cosa vede e fa ciascuna persona dal proprio lato è spiegato in Usare AssinaJá su Telegram.

Cercare nel contenuto dei documenti

Nella sottoscheda Ricerca documenti, Ricerca nel contenuto dei documenti attiva la ricerca per parole che si trovano all’interno dei documenti, e non solo nel nome, nell’oggetto o nelle persone. È disattivata per impostazione predefinita, e solo chi gestisce i permessi può modificarla.

Quando la attiva, la piattaforma inizia a salvare il testo di ogni pagina dei documenti pubblicati — le bozze sono escluse — e a indicizzarli in background. Il pannello segue l’avanzamento: “Indicizzazione: 12 di 40 documenti”, e Annulla tutto ciò che è in coda ferma ciò che non è ancora iniziato. Le pagine scansionate, senza testo, vengono lette da un servizio di riconoscimento del testo; il pannello conta le Pagine OCR a pagamento. Senza quel servizio configurato, un documento composto solo da pagine scansionate resta Ignorato — in un documento misto, le pagine con testo vengono indicizzate e quelle scansionate restano senza testo ricercabile — e il pannello lo indica:

Nessun OCR configurato: i documenti scansionati (senza livello di testo) restano «Ignorato».

La disattivazione chiede una conferma — Disattiva ed elimina — perché comporta una cancellazione:

La disattivazione annulla l’indicizzazione in corso ed elimina il testo salvato di tutti i documenti e i risultati del riconoscimento del testo già pagati. Riattivandola, tutto viene indicizzato di nuovo.

L’interruttore può essere bloccato, e il pannello dice perché:

Il piano di questa organizzazione non include la ricerca per contenuto.

Il database non ha l’indice di ricerca — la funzionalità non può essere attivata in questo ambiente.

Il testo indicizzato serve solo a chi può già vedere il documento. Cercare una parola non mostra mai, né lascia intuire, un documento a cui non ha accesso — né nell’elenco, né nei conteggi, né negli estratti.

Conservare i documenti nel suo account Azure

Questo non è un criterio: si trova in Impostazioni → Sviluppatori → Archiviazione, e la scheda compare solo al Proprietario e all’Amministratore. Archiviazione collega il suo archivio:

Colleghi il suo account Azure Blob Storage. I documenti verranno conservati nello storage del suo tenant invece che nell’archivio condiviso di AssinaJá.

Indichi l’URL dell’account di archiviazione (per esempio https://suaconta.blob.core.windows.net) e il Nome del contenitore, usando Azure Blob Storage (RBAC / identità gestita).

Usi Verifica connessione prima di salvare — il test non parte finché ci sono campi da compilare. Lo stato diventa Connesso o Non configurato, con Verificato il a indicare l’ultima verifica.

Trasferire l’organizzazione

Impostazioni → Organizzazione → Proprietà — “Trasferire l’organizzazione a un altro membro.” Solo il Proprietario vede questa scheda.