Ruoli e permessi

Ogni persona in un’organizzazione ha esattamente un ruolo. Il ruolo decide che cosa può fare — e, per la maggior parte dei ruoli, è regolabile.

I cinque ruoli

Ruolo	In sintesi
Proprietario	Controllo totale. Non può essere limitato.
Amministratore	Tutti i permessi. Non si regola in Permessi.
Gestore	Gestisce il lavoro quotidiano sui documenti, più contatti e report.
Operatore	Invia e gestisce documenti.
Visualizzatore	Sola lettura.

Che cosa può fare ciascun ruolo per impostazione predefinita

	Proprietario	Amministratore	Gestore	Operatore	Visualizzatore
Visualizzare documenti	●	●	●	●	●
Gestire documenti	●	●	●	●
Inviare documenti	●	●	●	●
Visualizzare modelli	●	●	●	●	●
Gestire modelli	●	●	●
Visualizzare contatti	●	●	●	●	●
Gestire contatti	●	●	●
Visualizzare il negozio	●	●	●	●
Acquistare nel negozio	●	●
Gestire la fatturazione	●	●
Gestire utenti	●	●
Gestire ruoli	●	●
Gestire integrazioni	●	●
Visualizzare l’audit	●	●	●
Accedere come un altro utente	●	●
Eliminare definitivamente documenti	●	●
Visualizzare gli analytics dell’organizzazione	●	●	●
Visualizzare l’attività individuale dei membri	●	●

In sostanza: il Visualizzatore legge, l’Operatore svolge il lavoro quotidiano, il Gestore aggiunge ciò che dà forma al lavoro degli altri — modelli, contatti e report — e tutto ciò che riguarda denaro, persone o integrazioni resta al Proprietario e all’Amministratore.

Modelli: che cosa cambia con Operatore o Visualizzatore

Visualizzare modelli e Gestire modelli vengono applicati davvero, e non solo nella griglia dei permessi. Per chi ha Operatore o Visualizzatore:

• l’azione Modello nella barra laterale e il pulsante flottante su cellulare non compaiono;
• creare, modificare, salvare in bozza e condividere un modello non è consentito;
• generare un documento da un modello funziona — rientra in Visualizzare modelli, che tutti i ruoli hanno per impostazione predefinita, ed è il flusso centrale del prodotto.

Se qualcuno nella sua organizzazione non vede il pulsante dei modelli, il motivo è questo, e la soluzione è assegnargli Gestire modelli in Impostazioni → Organizzazione → Permessi.

Modificare i permessi

Impostazioni → Organizzazione → Permessi — “Scelga cosa può fare ciascun ruolo. Il Proprietario e gli Amministratori hanno sempre accesso completo.” — consente di regolare che cosa possono fare Gestore, Operatore e Visualizzatore. Le sue modifiche sostituiscono, nella sua organizzazione, i valori qui sopra. La scheda compare solo al Proprietario e all’Amministratore.

La griglia raggruppa i permessi in Documenti, Modelli, Contatti, Negozio, Analytics e Amministrazione. Acquistare nel negozio e Gestire utenti non vi compaiono: lì non c’è nulla da regolare. I permessi contrassegnati come critici — “Permesso critico: concede ampio accesso amministrativo” — chiedono una conferma prima di essere attivati.

Cinque cose che non può modificare:

Il Proprietario è assoluto. Il sistema dei permessi viene aggirato completamente per il Proprietario — tutte le verifiche restituiscono vero prima che venga consultato qualsiasi permesso. Limitare il Proprietario non è possibile.

C’è un solo Proprietario, e il ruolo cambia di mano solo con un trasferimento. Quando modifica il ruolo di un membro, non può renderlo Proprietario, né cambiare il ruolo di chi è Proprietario. L’unico modo perché un’altra persona diventi Proprietario è il trasferimento della proprietà, nella scheda Proprietà — che vede solo il Proprietario.

L’Amministratore ha tutti i permessi. La griglia dei Permessi ha colonne solo per Gestore, Operatore e Visualizzatore; l’Amministratore non vi compare, e ciò che può fare non si riduce lì.

Gestire i membri spetta solo al Proprietario e all’Amministratore. Gestire utenti esiste come permesso ma non compare nella griglia: la gestione dei membri è imposta da una verifica diretta del ruolo. Un Gestore non gestisce i membri — anche se la descrizione del Gestore nell’elenco dei ruoli parla di gestire gli utenti del team. Veda Invitare persone nella sua organizzazione.

Vedere l’attività di una persona va attivato di proposito. Gli analytics dell’organizzazione e l’attività individuale di un membro sono deliberatamente separati — vedere che l’organizzazione ha firmato 4 820 documenti non equivale a vedere che una persona precisa ne ha firmati 12.

Gli analytics aggregati non rivelano mai chi ha fatto che cosa. Vedere l’attività di una persona identificata va attivato esplicitamente, e non è assegnato per impostazione predefinita a Gestore, Operatore o Visualizzatore.

Veda anche

• Invitare persone nella sua organizzazione
• Seguire e gestire i documenti
• Cronologia e audit