Enviar el mismo documento a varias personas

Cuando el mismo documento tiene que llegar a muchas personas (una declaración para todo el equipo, un reglamento para los socios, una adenda para una lista de clientes), no necesita repetir el asistente para cada una. Prepara el documento una vez, reúne a las personas en el paso de destinatarios y activa una opción: la plataforma crea un documento por destinatario.

La diferencia con un envío normal con varios firmantes es lo que ve cada uno. En un envío normal, todos firman el mismo documento. Aquí, cada persona recibe y firma solo el suyo.

Qué hace este envío

En el paso Destinatarios del asistente, debajo de la lista de personas, hay un interruptor llamado Crear un documento por destinatario. El texto que aparece debajo explica lo que ocurre al activarlo:

El documento se usará como plantilla para generar una copia independiente para cada destinatario. Cada persona recibirá y firmará solo su propio documento.

Con el interruptor desactivado, el envío es el normal: un documento compartido por todos los firmantes, como en Enviar un documento para firmar.

El interruptor solo aparece cuando hay al menos dos destinatarios con el rol Firma. Si la lista se queda con un solo firmante, el envío vuelve por sí solo al modo normal.

Elegir a las personas

Las personas se añaden a la lista con el botón Añadir, como en un envío normal:

• Nuevo destinatario: una fila en blanco que rellena a mano.
• Lista de contactos: elige uno o varios de sus contactos.
• Mis datos de contacto: se añade a sí mismo.
• Importar lista: pega una lista o sube un archivo .csv.

En la importación, el formato es el que indica la propia pantalla:

Una persona por línea: nombre, correo electrónico

La coma, el punto y coma y el tabulador sirven todos de separador, y la pantalla muestra cuántas personas ha reconocido antes de añadirlas.

Quien llega desde la lista de contactos o desde la importación con un correo electrónico que ya está en la lista no se vuelve a añadir.

Si quiere que alguien reciba todas las copias sin firmar (un responsable, un archivo), cambie el rol de esa persona a Recibe copia. Solo los destinatarios con el rol Firma generan un documento cada uno.

UNVERIFIED: según la lectura del código, quien tiene el rol Recibe copia queda asociado a cada uno de los documentos creados; falta confirmar en un envío real que recibe una notificación por cada copia.

Comprobar cuántos documentos se van a crear

Con el interruptor activado, aparecen dos recuentos:

• N expedientes independientes: uno por persona de la lista.
• N documentos que se crearán: las personas de la lista multiplicadas por el número de documentos que subió en el primer paso.

Si subió dos archivos y tiene treinta destinatarios, son treinta conjuntos de documentos, con sesenta documentos en total.

UNVERIFIED: estos recuentos suman todas las personas de la lista, incluidas las que tienen el rol Recibe copia, que no generan documento propio. Con destinatarios en copia, el número que se muestra puede ser mayor que el de documentos creados.

Cuando el total supera los 50 documentos, el asistente pide una confirmación explícita antes de dejarle avanzar:

Confirmo que deseo crear {{count}} documentos

(en pantalla, {{count}} es el número de documentos). Mientras no marque esa casilla, el botón Siguiente queda desactivado.

Correos electrónicos repetidos

Si el mismo correo electrónico aparece en más de una fila, el asistente bloquea el envío y muestra:

Se han encontrado correos electrónicos duplicados. Cada línea crea su propia copia: confirme los duplicados intencionados.

Debajo, cada fila repetida aparece con una casilla mantener como copia independiente. Tiene dos opciones:

• Elimine la fila sobrante, si la repetición fue un error.
• Marque la casilla, si realmente quiere que esa persona reciba más de un documento.

Mientras haya una repetición sin resolver, el botón Siguiente queda desactivado.

Colocar las zonas de firma una sola vez

En el paso Firmas no coloca zonas para cada persona. Hay un único firmante, llamado Cada destinatario, y las zonas que coloque para él se copian al documento de cada persona, en las mismas posiciones.

UNVERIFIED: el tipo de firma de ese firmante común es el del primer destinatario de la lista, y cada documento creado lleva el tipo de firma de su persona. Falta confirmar qué ocurre cuando los destinatarios tienen tipos distintos (por ejemplo, uno con Chave Móvel Digital, la identidad digital móvil del Estado portugués, y otro con firma simple). Mientras tanto, asigne el mismo tipo a todos, en Personalizar.

La creación no es inmediata

A diferencia de un envío normal, los documentos no aparecen todos en el momento en que confirma. La solicitud entra en una cola y se procesa en segundo plano:

La solicitud de creación de documentos se ha realizado correctamente. Recibirá un correo electrónico cuando el proceso haya terminado.

Ese correo llega cuando termina la cola: uno cuando la creación sale bien y otro distinto si la creación falla. Si solo fallan algunas copias, las demás siguen igualmente su curso para la firma. Hasta entonces, la lista de documentos puede no mostrar todavía todas las copias. No repita el envío por no verlas: repetirlo crea una segunda copia para cada persona.

Qué consume

Cada documento creado se cobra cuando queda completado, y no en el momento del envío. Un documento que nadie llega a firmar no se descuenta.

El resumen del paso Revisar y enviar hace la estimación como en un envío normal: zonas por destinatarios. Para entender cómo se cuenta una firma, consulte Planes, créditos y extras.

UNVERIFIED: según la lectura del código, el cargo al completarse es de una firma por documento, del tipo de ese destinatario, independientemente del número de zonas, y el saldo no se comprueba antes del envío. Falta confirmar en un envío real cuál de los dos recuentos llega al saldo.

Véase también

• Enviar un documento para firma: el envío normal, con varios firmantes en el mismo documento
• Gestionar contactos y grupos: preparar los contactos antes del envío
• Usar una plantilla: cuando cada persona recibe un documento con datos distintos
• Seguir y gestionar documentos: ver quién ha firmado ya