Configurar las políticas de la organización
Estos ajustes se aplican a toda la organización, no a un documento. Las políticas están en Configuración → Políticas, repartidas en cuatro subpestañas: Firmas, Automatización, Chat y Búsqueda de documentos. Todas son restringidas: «Solo quien gestiona los permisos puede modificar esta configuración.»
El almacenamiento propio y la transferencia de la organización están en otras pantallas, y cada sección de abajo indica dónde.
Verificación de destinatarios predeterminada
Sección titulada «Verificación de destinatarios predeterminada»En Configuración → Políticas → Firmas, Verificación de los destinatarios define el punto de partida de las verificaciones de identidad:
El punto de partida para cada nuevo destinatario. Quien envía puede subir o bajar este nivel en cada documento. Los documentos ya enviados mantienen el nivel con el que salieron.
De esa frase se derivan tres consecuencias, y cada una importa:
- Es un valor predeterminado, no un máximo. Quien envía puede subirlo o bajarlo en cada documento.
- Cambiarlo solo afecta a los destinatarios nuevos.
- Los documentos ya enviados mantienen el nivel con el que salieron. Subir el valor predeterminado no refuerza con efecto retroactivo los documentos en curso.
Fíjelo en el nivel que necesitan la mayoría de sus documentos, no en el más fuerte disponible; consulte Niveles de firma.
Lo que pueden hacer las integraciones y los agentes de IA
Sección titulada «Lo que pueden hacer las integraciones y los agentes de IA»Los documentos creados fuera del navegador empiezan como borrador
Sección titulada «Los documentos creados fuera del navegador empiezan como borrador»Configuración → Políticas → Automatización contiene las «Reglas para documentos creados por sistemas externos y agentes de IA.»
La política es Los documentos creados fuera del navegador empiezan como borrador:
Con esta política activa, los documentos creados mediante la API pública, por agentes de IA (MCP) o en el chat de Telegram quedan en Borrador para que una persona los revise y envíe desde el navegador: nunca salen directamente. Con la política desactivada, en Telegram el envío siempre pide una confirmación final. No afecta a los documentos ya enviados.
Quien envía puede elegir el orden de firma
Sección titulada «Quien envía puede elegir el orden de firma»En Firmas, después de la verificación de los destinatarios, está Permitir firma simultánea:
Con esta política activa, quien crea un documento (en el asistente, mediante la API pública o por agentes de IA) puede elegir que todos los firmantes reciban la invitación a la vez, en lugar de uno tras otro según el orden de la lista. El valor predeterminado sigue siendo secuencial. Desactívela para imponer siempre el orden.
Tres cosas que conviene separar, porque se confunden con facilidad:
- Viene activada en todas las organizaciones. No hace falta hacer nada para tenerla.
- Activada no significa «simultánea». Da una opción a quien envía; el valor predeterminado de cada documento sigue siendo Secuencial. Un documento solo sale en simultáneo si alguien lo elige en el paso Destinatarios; consulte Enviar un documento para firma.
- Desactivada, el selector desaparece. No hay aviso ni error: todos los documentos pasan a salir de forma secuencial, incluidos los creados mediante la API pública y por asistentes de IA, que ven el valor efectivo en la respuesta.
No afecta a los documentos ya enviados: cada uno mantiene el orden con el que salió.
Acceso de la IA a la analítica
Sección titulada «Acceso de la IA a la analítica»También en Automatización, Acceso de la IA a la analítica decide si los asistentes conectados por MCP pueden leer las cifras de su organización. Está desactivado de forma predeterminada.
| Opción | Qué permite |
|---|---|
| Desactivado | Ningún asistente puede leer la analítica de esta organización. |
| Métricas agregadas | Totales, tendencias y comparaciones. Nunca la actividad de una persona concreta. |
| Métricas detalladas | Añade detalle por entidad, y solo a quien ya tenga permiso para verlo. |
Los límites son explícitos:
Nunca da acceso a documentos, contenidos ni claves: solo a métricas agregadas, y cada consulta queda registrada en la auditoría.
Métricas detalladas no amplía el acceso de nadie: solo añade detalle para quien ya tenía permiso para verlo.
Interacción por chat
Sección titulada «Interacción por chat»Configuración → Políticas → Chat decide lo que pueden hacer los miembros en un chat de Telegram vinculado a la cuenta. La tarjeta Interacción por chat lo expresa así:
Lo que pueden hacer los miembros de esta organización en un chat vinculado a la cuenta (Telegram). Todo desactivado de forma predeterminada.
| Política | Qué permite |
|---|---|
| Permitir avisos en el chat | «Las invitaciones, los recordatorios y las finalizaciones de los documentos de esta organización llegan al chat de quien los recibe, según la matriz de notificaciones de cada persona.» |
| Permitir crear y enviar documentos en el chat | «Quien puede enviar documentos los crea en el chat (/criar) y envía los borradores (/enviar), siempre con confirmación final.» |
| Permitir archivos de documentos en el chat | «Quien puede ver un documento le pide al bot el PDF firmado y el informe de finalización. Los archivos quedan en los servidores de Telegram.» |
| Permitir firmar en el chat | «Los documentos con firma simple, con rúbricas, OTP SMS o Confirmación de identidad se firman en el chat, con código por email. Con CMD y Chave Móvel, nunca.» |
Cada política se aplica a los documentos de esta organización, sea quien sea quien los recibe: un firmante externo recibe el aviso en su chat si esta organización lo permite.
La creación en el chat se combina con Los documentos creados fuera del navegador empiezan como borrador: con esa política activada, lo que se crea en el chat queda como borrador y se envía desde el navegador. Lo que ve y hace cada persona por su lado se explica en Usar AssinaJá en Telegram.
Buscar por el contenido de los documentos
Sección titulada «Buscar por el contenido de los documentos»En la subpestaña Búsqueda de documentos, Búsqueda por el contenido de los documentos activa la búsqueda por palabras que están dentro de los documentos, y no solo en el nombre, el asunto o las personas. Viene desactivada, y solo quien gestiona los permisos puede cambiarla.
Al activarla, la plataforma empieza a guardar el texto de cada página de los documentos publicados (los borradores quedan fuera) y a indexarlos en segundo plano. El panel muestra el avance («Indexación: 12 de 40 documentos»), y Cancelar todo lo que está en cola detiene lo que aún no ha empezado. Las páginas escaneadas, sin texto, se procesan con un servicio de reconocimiento de texto; el panel cuenta las Páginas de OCR pagadas. Sin ese servicio configurado, un documento que solo tenga páginas escaneadas queda como Omitido (en un documento mixto, las páginas con texto se indexan y las escaneadas quedan sin texto buscable), y el panel lo indica:
Sin OCR configurado: los documentos escaneados (sin capa de texto) quedan como «Omitido».
Desactivarla pide confirmación (Desactivar y borrar) porque supone un borrado:
Al desactivarla se cancela la indexación en curso y se borran el texto guardado de todos los documentos y los resultados del reconocimiento de texto ya pagados. Si se vuelve a activar, se indexa todo de nuevo.
El interruptor puede estar bloqueado, y el panel indica por qué:
El plan de esta organización no incluye la búsqueda por contenido.
La base de datos no tiene el índice de búsqueda: la funcionalidad no se puede activar en este entorno.
El texto indexado solo sirve a quien ya puede ver el documento. Buscar una palabra nunca muestra, ni permite adivinar, un documento al que no tiene acceso: ni en la lista, ni en los recuentos, ni en los fragmentos.
Guardar los documentos en su propia cuenta de Azure
Sección titulada «Guardar los documentos en su propia cuenta de Azure»Esto no es una política: está en Configuración → Desarrolladores → Almacenamiento, y la pestaña solo la ven el Propietario y el Administrador. Almacenamiento conecta su propio almacenamiento:
Conecte su propia cuenta de Azure Blob Storage. Los documentos se guardarán en el almacenamiento de su tenant en lugar del almacenamiento compartido de AssinaJá.
Indique la URL de la cuenta de almacenamiento (por ejemplo
https://suaconta.blob.core.windows.net) y el Nombre del contenedor, usando
Azure Blob Storage (RBAC / identidad administrada).
Use Probar conexión antes de guardar; no permite probar mientras haya campos sin rellenar. El estado pasa a Conectado o No configurado, y Verificado el indica la última comprobación.
Transferir la organización
Sección titulada «Transferir la organización»Configuración → Organización → Propiedad: «Transferir la organización a otro miembro.» Solo el Propietario ve esta pestaña.