Solicitar acceso a la organización de su empresa

Si su empresa ya usa AssinaJá, no cree una organización nueva: solicite unirse a la suya. Quien gestiona la cuenta de la empresa recibe la solicitud y decide. Si todavía no tiene clara la diferencia entre cuenta y organización, empiece por Crear su cuenta.

Enviar la solicitud

En la pantalla ¿Cómo va a usar AssinaJá?, elija Unirme a la organización de mi empresa. Se abre Solicitar acceso a la organización de su empresa: “Quien gestiona la cuenta de su empresa recibe la solicitud y decide.”

Nombre: el suyo, ya rellenado. Es el nombre que verá quien aprueba, así que confirme que le identifica.
NIF de la empresa o correo electrónico de quien gestiona la cuenta: obligatorio. Escriba uno de los dos (p. ej.: 501964843 o gestor@empresa.pt). El NIF es el número de identificación fiscal portugués.
Mensaje para quien aprueba (opcional): hasta 500 caracteres. Basta una línea para que quien aprueba sepa quién es usted, por ejemplo “Soy Ana, de contabilidad.”

Después, Enviar solicitud.

NIF o correo electrónico: cuál usar

El NIF de la empresa llega a todas las organizaciones activas con ese NIF. Si hay más de una, cada una recibe la solicitud.
El correo electrónico tiene que ser el de alguien que gestione la cuenta de la empresa: el Propietario o un Administrador de la organización. El correo de un compañero con otro rol no encuentra la organización y, como la pantalla no le dice si la ha encontrado (véase más abajo), no sabrá que se ha equivocado. En caso de duda, use el NIF.

Si lo que ha escrito no es un NIF válido ni un correo electrónico, verá:

Introduzca un NIF válido (p. ej., 501964843) o el correo electrónico de quien gestiona la cuenta.

Por qué la respuesta es siempre la misma

Debajo del campo se indica:

Por privacidad, no le indicamos si la organización existe. Si existe, quien la gestiona recibirá su solicitud por correo electrónico.

Es intencionado. Cualquier persona puede crear una cuenta, y si la pantalla dijera “esa organización no existe” serviría para averiguar qué empresas son clientes de AssinaJá. Por eso, se encuentre o no una organización, la respuesta es la misma. Solo sabrá si la organización existe cuando alguien que la gestiona decida sobre su solicitud.

Mientras espera

Después de enviarla, verá Solicitud enviada:

Si la organización existe, quien la gestiona ya ha recibido su solicitud. Recibirá un correo electrónico cuando se apruebe o se rechace.

En Solicitudes pendientes figura lo que escribió (el NIF o el correo electrónico) y la fecha en que lo envió. Nunca el nombre de una organización, por la misma razón de privacidad.

Mientras tenga una solicitud pendiente, esta es la pantalla que verá cada vez que acceda. Tiene tres botones:

Botón	Qué hace
Volver a comprobar	Vuelve a leer el estado. Si la solicitud ya se ha aprobado, entra en la aplicación. Si se ha rechazado y no tiene otras solicitudes pendientes, vuelve a la elección entre crear y unirse.
Crear mi propia organización	Abre el formulario Crear una organización nueva. Las solicitudes solo se cancelan cuando la organización se crea realmente; si abandona a mitad, la solicitud sigue pendiente.
Cancelar solicitud	Cancela las solicitudes pendientes y vuelve a la elección entre crear y unirse.

Los correos electrónicos que recibe

Aprobada: asunto “Solicitud aprobada: {organización}”. El correo indica que la solicitud se ha aprobado y que “Ya puede entrar en AssinaJá y trabajar con su equipo.” Acceda (o elija Volver a comprobar, si todavía tiene la pantalla abierta) y ya estará en la organización, con el rol que haya elegido quien aprobó.

Si lo solicitó a más de una organización, la primera aprobación cierra las demás solicitudes.

Rechazada: asunto “Solicitud no aprobada: {organización}”. Si quien la rechazó escribió un motivo, aparece en el correo. El correo sugiere: “Si cree que es un error, hable con el responsable de la organización y pídale una invitación. También puede crear su propia organización la próxima vez que entre en AssinaJá.”

Si nadie responde

La propia pantalla de espera lo dice:

¿Sin respuesta? Pida a quien gestiona la cuenta de su empresa que le invite directamente o cree su propia organización.

Si el NIF o el correo electrónico no correspondían a ninguna organización, nadie va a decidir sobre la solicitud: queda pendiente hasta que la cancele o cree su organización. Por eso, si la espera se alarga, confirme con su empresa el NIF o el correo electrónico que usó, o pídales una invitación directa; consulte Aceptar una invitación.

Límites

Puede tener hasta 3 NIF o correos electrónicos distintos pendientes a la vez, y enviar hasta 5 distintos por hora. Volver a enviar el mismo NIF o correo que ya está pendiente no cuenta como solicitud nueva y no vuelve a avisar a nadie. Por encima de los límites, verá:

Ya ha enviado varias solicitudes. Espere una respuesta o inténtelo más tarde.

La solicitud que se hace en el paso que sigue al registro es para quien todavía no pertenece a ninguna organización. Si ya tiene una, consulte la sección siguiente.

Si ya tiene una organización gratuita

Si creó una organización gratuita (por error, o antes de que su empresa se diera de alta), puede solicitar unirse a la de la empresa sin esperar una invitación. Solo es posible cuando se cumplen las tres condiciones:

es el Propietario de la organización;
la organización está en el plan gratuito;
está solo: sin compañeros ni invitados, y sin pertenecer a ninguna otra organización.

Una organización de pago, o con compañeros, no tiene esta opción: necesita una invitación.

Lea esto antes de hacer la solicitud: cuando se apruebe, su organización gratuita desaparecerá para siempre. Se borran todos los documentos, plantillas, borradores, contactos y carpetas, y no se pueden recuperar. Los documentos que todavía esperan firma se cancelan, y los firmantes reciben un correo electrónico de cancelación con el motivo “La organización de quien creó el documento se ha cerrado.” Si necesita algún documento, descárguelo antes de hacer la solicitud.

En Mi cuenta → Organizaciones, en la sección Unirme a otra organización, elija Solicitar unirse a otra organización. El diálogo indica lo que se va a borrar, con el número real de documentos:

La organización «{nombre}» se eliminará definitivamente.

Rellene NIF de la empresa o email de quien gestiona la cuenta y, si lo desea, el Mensaje para quien aprueba (opcional): las mismas reglas que en Enviar la solicitud. Enviar solicitud solo se activa después de marcar la casilla “Entiendo que, cuando se apruebe la solicitud, «{nombre}» y todo su contenido se eliminarán y no se podrán recuperar.”

No se elimina nada al hacer la solicitud. La pantalla lo indica: “No se elimina nada ahora: solo cuando alguien de la otra organización apruebe la solicitud. Hasta entonces puede cancelarla.” Con la solicitud pendiente, la misma sección la muestra y ofrece Cancelar solicitud.

Quien aprueba ve en la solicitud la nota “Tiene una organización gratuita, que se eliminará cuando apruebe la solicitud.” Con la aprobación, usted entra en la nueva organización y solo después se elimina la antigua.

Si entretanto su organización deja de cumplir las condiciones (ha sumado un compañero o ha cambiado de plan), la solicitud ya no se puede aprobar y no se borra nada. Si intenta hacer la solicitud en esa situación, verá:

Esta organización ya no se puede cambiar (tiene otros miembros o ha cambiado de plan). Pida una invitación a quien gestiona la otra organización.