Ciclo de vida del documento

Un documento tiene exactamente un estado en cada momento. Saber cuál es explica lo que puede hacer con él y lo que la plataforma está esperando.

Los estados

El conjunto de estados subyacente es Draft, InPreparation, Waiting, Finalizing, Completed, Canceled, Expired, Rejected, Error.

Se muestra como	Qué significa
Borrador	Todavía lo está preparando. No se ha notificado a nadie.
Procesando	La plataforma está sellando el documento antes de enviarlo. Breve y automático. En la lista, estos documentos están en la vista En preparación.
Esperando firmas	Enviado. Uno o varios firmantes todavía no han firmado.
Finalizando	Ha entrado la última firma y la plataforma está cerrando el documento.
Completado	Todos han firmado. El PDF final está disponible.
Rechazado	Un firmante lo ha rechazado. El documento se detiene aquí.
Cancelado	Usted lo ha cancelado antes de que se completara.
Caducado	La fecha de caducidad ha pasado antes de que firmaran todos.
Error	Algo ha fallado durante el procesamiento.

Cómo avanza un documento

Rascunho ──► Em processamento ──► Aguarda assinaturas ──► A concluir ──► Concluído
                    │                      │
                    │                      ├──► Recusado    (um signatário recusa)
                    ▼                      ├──► Cancelado   (cancela-o)
                  Erro                     ├──► Expirado    (passa a data)
                                           └──► Erro

Solo Borrador está totalmente bajo su control. En cuanto envía un documento, pasa brevemente por Procesando, después a Esperando firmas, y a partir de ahí el desenlace depende de los firmantes y del reloj.

En Esperando firmas, cuántos firmantes están activos a la vez depende del orden que haya elegido: en secuencial es siempre uno; en simultáneo, todos. Consulte Enviar un documento para firma.

Lo que puede hacer en cada estado

El menú de cada documento en la lista cambia según el estado y su rol en él; la tabla completa, y quién puede cancelar, está en Qué puede hacer con un documento.

Filtros que verá en la lista

La barra lateral de la lista de documentos tiene vistas que no son estados, sino filtros sobre ellos (Por firmar, En curso y Completado y, dentro de Más, Cancelado, Rechazado y Caducado), junto a las carpetas Enviados, En preparación, Borradores y Eliminados.

Por firmar es la más útil en el día a día: muestra los documentos que le esperan a usted, y no todos los que simplemente están pendientes de terminar.

Eliminado no es un estado

Eliminado aparece junto a los estados, pero no es uno de ellos: no existe en el conjunto anterior. Es una marca que se superpone en la presentación; por debajo, el documento mantiene el estado que tenía.

Un documento que ya ha terminado (Completado, Rechazado, Cancelado, Caducado) mantiene el estado que tenía. Solo pasa a mostrarse como Eliminado, en la lista y en el campo Estado del detalle, y restaurarlo lo devuelve exactamente como estaba. Eliminar un documento firmado no reescribe su historial.

La excepción es un documento todavía en Esperando firmas: ese sí se cancela al eliminarlo, porque hay invitaciones que revocar, y se avisa a los firmantes. Un borrador, por su parte, se elimina definitivamente. Consulte Eliminar.

Cuánto tiempo permanece en Eliminados

Un documento permanece en Eliminados durante 15 días, y hasta entonces puede restaurarlo. Después sale de su acceso directo y, 30 días más tarde, se elimina definitivamente; solo quedan el historial del documento y el informe de finalización, como prueba de la firma. Consulte Conservación de datos y privacidad.