Crear una plantilla

Una plantilla se construye a partir de un archivo DOCX. Usted lo marca una vez con marcadores, y todos los documentos que se generan a partir de él rellenan esos marcadores.

Marcar el DOCX

Hay dos tipos de marcador, y la diferencia importa:

Solo un archivo .docx. Use marcadores {{Campo}} para los datos y {{AssinaJa_N_Tipo}} para las firmas.

{{Campo}}: un campo de datos. El nombre que le dé pasa a ser un campo que usted rellena al generar un documento. Use tantos como quiera.

{{AssinaJa_N_Tipo}}: dónde va una firma. La N es el número del firmante, así que todos los marcadores con el mismo número pertenecen a la misma persona.

Marcador	Coloca
{{AssinaJa_1_SIGNATURE}}	La firma del firmante 1
{{AssinaJa_1_INITIALS}}	La rúbrica del firmante 1
{{AssinaJa_1_CMD}}	El firmante 1 firmando con la Chave Móvel Digital
{{AssinaJa_1_CMDSCAP}}	El firmante 1 firmando con CMD + atributos profesionales
{{AssinaJa_1_LDC}}	El firmante 1 firmando con su certificado digital local
{{AssinaJa_2_SIGNATURE}}	La firma del firmante 2

Los marcadores de firma nunca se tratan como datos: pasan intactos y se convierten en zonas de firma en el documento final.

Consejo

La N identifica a la persona, no su turno. La misma N usada en varios sitios coloca la firma de esa persona en todos ellos.

En un documento secuencial acaba siendo también el orden en que firman, así que numerarlos según el orden previsto ahorra trabajo después. En un documento simultáneo no hay orden alguno: la N es solo la etiqueta de cada firmante.

Campos que el firmante rellena al firmar

Un tercer tipo de marcador coloca en el documento una casilla que el firmante rellena en el momento de firmar, a diferencia de {{Campo}}, que rellena quien usa la plantilla.

Marcador	Coloca
{{AssinaJa_1_IN_Morada}}	Una casilla que rellena el firmante 1: texto, fecha, número o una lista de opciones
{{AssinaJa_1_IN_Estado_Bom}}	La opción Bom de la pregunta Estado, que marca el firmante 1
{{AssinaJa_1_IN_Estado_Mau}}	La opción Mau de la misma pregunta

La N es el firmante que rellena, como en los marcadores de firma. La clave (Morada, Estado) identifica la pregunta: empieza por una letra y solo lleva letras y dígitos —sin _, porque el _ separa la clave del valor de una opción—. Todas las casillas con la misma clave y un valor distinto son opciones de la misma pregunta.

El DOCX solo indica dónde va la casilla. Lo que pregunta —Pregunta, Tipo, Obligatorio u Opcional, Selección única o Selección múltiple en las opciones, las opciones de una lista— se define en el paso 2, en Campos que debe completar el firmante.

Tres reglas:

• Cada marcador aparece una sola vez en el DOCX. Un marcador repetido se rechaza al guardar la plantilla; para dos casillas, use dos claves o dos valores.
• No hay matriz en las plantillas DOCX. El Tipo ofrece Texto, Fecha, Número y Lista de opciones; la matriz solo existe al preparar un documento.
• Quien rellena también firma. El firmante N necesita un marcador de firma o de rúbrica en el mismo DOCX.

Escriba estos marcadores a mano, con AssinaJa_ exactamente así. A diferencia de los marcadores de firma, aquí las mayúsculas y minúsculas del prefijo cuentan.

Campos de combinación de correspondencia de Word

Un DOCX que ya use los campos de combinación de correspondencia del propio Word (MERGEFIELD) también sirve: al subirlo, cada uno pasa a ser un marcador {{CAMPO}}, y lo que se guarda es el archivo convertido. El nombre se ajusta a las reglas de los marcadores —sin acentos, en mayúsculas y con un solo _ en lugar de espacios y otros caracteres—: Preço_Imóvel pasa a ser {{PRECO_IMOVEL}}.

Cada nombre modificado aparece en los Avisos del paso 2, y es el nombre nuevo el que usted rellena al usar la plantilla. Los avisos aparecen en inglés, tal como los escribe el análisis. Dos nombres de Word que den el mismo marcador pasan a ser un solo campo. Un MERGEFIELD dentro de otro campo de Word (un IF, por ejemplo) se queda como está y se señala: sustitúyalo por un marcador {{...}}.

Construir la plantilla

Elija Plantilla para empezar. El asistente se abre con el título Nueva plantilla (en el móvil, “Paso 1 de 4 · Documento”). Son cuatro pasos:

#	Paso	Qué hace
1	Documento	Suba el archivo DOCX base de la plantilla.
2	Campos	Revise los campos detectados en el documento.
3	Vista previa	Ajuste las zonas de firma sobre el documento.
4	Revisión	Defina el nombre y guarde la plantilla.

Arrastre el archivo dentro, o haga clic para elegirlo —Arrastre el archivo DOCX o haga clic para seleccionarlo— y avance con Analizar documento. En el paso 4, además del Nombre de la plantilla y la Descripción, el Resumen cuenta los Campos MailMerge y los Campos de firma encontrados. Compruebe esas cifras: son la forma más rápida de detectar un marcador mal escrito.

Termine con Guardar y salir: la plantilla queda guardada —“Plantilla guardada correctamente.”— y vuelve a la lista.

Cada paso tiene, junto al contador, el botón de ayuda de ese paso.

Si se rechaza la subida

Mensaje	Causa
Solo se admiten archivos DOCX.	Tipo de archivo incorrecto: no se aceptan DOC ni PDF
Solo se puede subir un archivo DOCX.	Se ha elegido más de un archivo
No se pueden subir varios archivos.	Lo mismo, al arrastrar varios
No se pueden subir carpetas.	Se ha soltado una carpeta en lugar de un archivo
Falta el archivo de la plantilla.	Se ha enviado el paso sin archivo
El archivo contiene macros, que no están permitidas.	Un documento con macros
El archivo supera el tamaño máximo permitido.	Demasiado grande
El archivo DOCX no es válido.	El archivo está dañado o no es un DOCX auténtico
No se ha podido analizar el archivo DOCX.	El análisis no ha podido leer el contenido
La plantilla tiene un campo AssinaJá no válido.	Un marcador que no sigue la forma esperada
La plantilla hace referencia a un firmante que no existe.	Un marcador AssinaJa_N_… cuya N no tiene firmante
Falta completar un campo obligatorio de la plantilla.	Ha quedado fuera un campo obligatorio
No se ha podido convertir el DOCX a PDF.	La conversión ha fallado
No se ha podido localizar la posición de un campo AssinaJá en el documento.	Se ha encontrado el marcador, pero no se puede colocar
La plantilla ya no existe.	Se eliminó mientras trabajaba en ella
Cada firmante solo puede tener un marcador de firma cualificada (CMD o CMDSCAP). Corrija el DOCX y vuelva a subirlo.	La misma N tiene dos marcadores cualificados; véase más abajo

El mensaje no dice qué firmante es

El rechazo no enumera los índices de los firmantes que faltan: solo aparecen en el mensaje técnico en inglés que hay detrás. Cuente con tener que buscar el marcador a mano.

Un solo marcador con certificado por firmante

{{AssinaJa_N_SIGNATURE}} y {{AssinaJa_N_INITIALS}} se pueden repetir sin límite, pero la misma N solo puede tener un {{AssinaJa_N_CMD}}, un {{AssinaJa_N_CMDSCAP}} o un {{AssinaJa_N_LDC}}. Un DOCX que lo incumpla se rechaza al subirlo, y no se guarda nada:

Cada firmante solo puede tener un marcador de firma cualificada (CMD o CMDSCAP). Corrija el DOCX y vuelva a subirlo.

El mensaje solo habla de “CMD o CMDSCAP”, pero es también el que aparece cuando el conflicto afecta a un LDC. A través de la API pública, el rechazo sale como 400 { "code": "MULTIPLE_QUALIFIED_MARKERS_FOR_SIGNER" }, con el número del firmante en el mensaje. El porqué de la regla está en Reglas que conviene conocer.

Si no se encuentran marcadores

No se han detectado campos de sustitución. Añada marcadores {{Campo}} y vuelva a subir el archivo.

No se han detectado campos de firma. Añada marcadores {{AssinaJa_N_Tipo}} y vuelva a subir el archivo.

En la práctica, ambos quieren decir lo mismo: los marcadores no están donde el analizador los ha buscado. La causa habitual es que Word ha partido un marcador entre formatos distintos: vuelva a escribirlo de una vez, sin cambiar de tipo de letra ni de estilo a mitad, y súbalo de nuevo.

Debajo de cada uno, “Si desea ver el formato de los campos que debe incluir, consulte la ayuda en línea” aquí le trae a Marcar el DOCX.

Si los campos que hay que rellenar están mal definidos

El paso 2 avisa, encima de las preguntas, de lo que impide guardar la plantilla; por ejemplo, “«{pregunta}»: la lista no tiene opciones.” o “«{pregunta}»: solo puede haber una opción preseleccionada.” Al generar un documento a partir de una plantilla con una pregunta mal definida, el rechazo es:

Hay campos que debe completar el firmante mal definidos en la plantilla (pregunta, modo u opciones). Corríjalos en el asistente y vuelva a intentarlo.

UNVERIFIED: cuando es el servidor el que rechaza al guardar —un marcador repetido, por ejemplo—, la pantalla muestra el mensaje técnico del servidor, en inglés, en lugar de un texto traducido. Está registrado como cuestión abierta.

Gestionar plantillas

La lista tiene tres vistas —Disponibles, Borradores y Eliminadas— con las columnas ID, Nombre, Autor original, Creado el y Modificado el. Cada vista muestra el total entre paréntesis, por ejemplo Disponibles (12). En las organizaciones que pueden publicar en el catálogo hay una cuarta vista, En el catálogo; véase más abajo.

Encima de la lista, Buscar por nombre o ID filtra mientras escribe, y Ordenar ordena por nombre o por fecha. Al hacer clic en una fila se abre Detalles de la plantilla; consulte Inspeccionar una plantilla.

El menú de cada fila tiene estas acciones:

Acción
Usar plantilla	Crear un documento a partir de ella; consulte Usar una plantilla
Información	Ver los campos, los firmantes y el ID de la plantilla (API); consulte Inspeccionar una plantilla
Editar	Modificar la plantilla
Publicar en el catálogo / Retirar del catálogo	Solo en las organizaciones con catálogo; véase más abajo
Descargar la plantilla	Recuperar el DOCX de origen
Eliminar	Quitarla; pide confirmación: ¿Eliminar la plantilla?, “La plantilla pasa a la sección «Eliminadas».”

Editar solo aparece a quien tiene permiso para gestionar plantillas. Sin él, la plantilla se puede leer y usar, pero no modificar; consulte Roles y permisos.

En la vista Eliminadas el menú cambia: la única acción es Mover a la carpeta Plantillas, que recupera la plantilla.

Conviene fijarse en Autor original: una plantilla que proceda de otra suscripción conserva el registro de quién la construyó, y no solo de quién la tiene ahora. Si esa suscripción de origen ha caducado, las acciones sobre la plantilla se detienen con “La acción ha fallado. La suscripción de la que procede la plantilla ha caducado.”

La lista no tiene ninguna acción para compartir o enviar una plantilla a un compañero.

Publicar una plantilla en el catálogo

En una organización con el plan Enterprise, una plantilla puede ponerse a disposición de otras organizaciones a través del catálogo de plantillas:

Otras organizaciones podrán usar esta plantilla mediante una clave de API con acceso al catálogo de plantillas.

Se publica plantilla a plantilla, de dos formas: con el interruptor Publicar en el catálogo en el paso 4 del asistente, o con Publicar en el catálogo en el menú de la fila. Ninguna plantilla está publicada por defecto. La vista En el catálogo muestra las que ha publicado, y Retirar del catálogo las quita de ahí.

• Solo se puede publicar una plantilla de Disponibles: un borrador o una plantilla eliminada no entran en el catálogo.
• Publicar corresponde al autor de la plantilla; retirarla puede hacerlo cualquier persona que gestione plantillas.
• Eliminar una plantilla la quita del catálogo, y recuperarla no la vuelve a publicar.

Si la plantilla queda guardada pero la publicación falla, el paso 4 avisa “Plantilla guardada, pero no se ha podido cambiar la publicación en el catálogo.”: vuelva a intentarlo desde el menú de la fila.

Qué es el catálogo para quien lo usa se explica en El acceso al catálogo de plantillas.

Véase también

• Usar una plantilla: generar documentos a partir de ella
• Niveles de firma: qué significan CMD y CMDSCAP