Primeros pasos

Este es el camino más corto entre una cuenta nueva y un documento firmado. Cada paso enlaza con la página que lo trata en detalle; vuelva aquí para seguir el orden.

1. Crear su organización o unirse a la de su empresa

La primera pantalla después del registro pregunta ¿Cómo va a usar AssinaJá?, y explica por qué:

Su cuenta es su acceso personal. Los documentos y el plan pertenecen a una organización: cree una nueva o únase a la de su empresa.

Hay dos caminos:

• Crear una organización nueva y/o una cuenta personal: «Para usted o para su empresa, si aún no usa AssinaJá. Será el responsable de la organización y empezará con el plan gratuito.»
• Unirme a la organización de mi empresa: «¿Su empresa ya usa AssinaJá? Pida acceso a quien gestiona la cuenta. No se crea ninguna organización nueva.»

En ambos casos, Volver a las opciones le lleva de nuevo a esta elección.

Cómo decidir entre los dos se explica en Crear su cuenta.

Crear una organización nueva

La pantalla Crear una organización nueva tiene dos campos, los dos ya rellenados:

• Nombre: el suyo. Puede dejarlo en blanco; la plataforma lo obtiene de la cuenta externa o del correo electrónico.
• Nombre de la organización: el único obligatorio, con un máximo de 50 caracteres. Viene sugerido: para un correo de empresa, el dominio (ana@grupo-silva.pt → Grupo Silva); para Gmail, Outlook, Sapo y similares, su propio nombre. Es una sugerencia: escriba encima si no le sirve.

Después, Completar registro. Queda como Propietario de la organización, en el plan gratuito. El país de la organización es Portugal por defecto; se cambia más adelante en Configuración.

Unirse a la organización de su empresa

Si su empresa ya tiene cuenta, no cree otra: solicite acceso. En la pantalla Solicitar acceso a la organización de su empresa, escriba el NIF de la empresa o correo electrónico de quien gestiona la cuenta y, si quiere, un Mensaje para quien aprueba (opcional). Después, Enviar solicitud.

Por privacidad, no le indicamos si la organización existe. Si existe, quien la gestiona recibirá su solicitud por correo electrónico.

A continuación ve Solicitud enviada, con sus Solicitudes pendientes. Recibe un correo electrónico cuando la solicitud se apruebe o se rechace; mientras tanto, puede usar Volver a comprobar, Cancelar solicitud o desistir y Crear mi propia organización.

Los detalles de la solicitud (lo que ve quien aprueba y qué ocurre si ya tiene una organización gratuita solo suya) se explican en Solicitar acceso a la organización de su empresa.

Si entró mediante una invitación

Con una invitación pendiente, no hay nada que elegir. La pantalla es ¡Ya casi está! («Cuéntenos un poco sobre usted para terminar de crear su cuenta.»), solo con su Nombre, y en lugar del campo de la organización ve «Se está uniendo a:» seguido del nombre de la organización que le invitó. Consulte Aceptar una invitación.

Si abre la aplicación con una cuenta que todavía no tiene organización, vuelve a esta misma pantalla de elección.

El NIF y la dirección de facturación no se piden en esta pantalla. Están en Configuración → Organización → Datos y facturación, y la pantalla de inicio se lo recuerda mientras falten, con el enlace Completar datos. Rellénelos antes de comprar nada; aparecerán en sus facturas. → Completar los datos de la organización

2. Enviar el primer documento

Hágalo antes de configurar nada más. Son cuatro pasos y le enseñan el funcionamiento más rápido que leer sobre él.

→ Enviar un documento para firma

En una organización gratuita, el primer envío le pide antes que confirme su móvil por SMS, una sola vez. La aplicación se lo propone nada más entrar, en Confirme su móvil; puede elegir Más tarde y hacerlo cuando envíe. → Confirmar el móvil

El plan gratuito incluye 1 envío a terceros: enviar un documento a alguien ajeno a la organización lo consume; firmar sus propios documentos, no. Para enviar más, se compran paquetes de envíos. → Organizaciones gratuitas y sus recursos

Si el documento es solo suyo (una declaración, un poder), Nuevo documento tiene un camino más corto, Firmarlo yo ahora, sin destinatarios. → Firmar un documento usted mismo

Las dos decisiones que importan son el tipo de firma de cada firmante y el Orden de firma: uno detrás de otro, o todos a la vez. Si tiene dudas, empiece con Firma simple para aprobaciones internas, y lea Niveles de firma antes de enviar cualquier cosa con valor contractual.

3. Seguirlo hasta el final

La pantalla de inicio cuenta los documentos en Recibidos, Por firmar, En curso, En carpetas, Enviados, Completados y Borrador. La lista de documentos desglosa lo mismo por destinatario, para ver quién está retrasando realmente las cosas.

→ Seguir y gestionar documentos

Cuando todos hayan firmado, descargue el PDF firmado y el Informe de finalización, y guárdelos juntos.

→ Validar un documento firmado

Después, en el orden que le convenga

¿Envía el mismo documento muchas veces? Cree una plantilla a partir de un DOCX con los campos marcados y pasará a rellenar un formulario breve en lugar de repetir el asistente. → Crear una plantilla

¿Envía siempre a las mismas personas? Guárdelas como contactos y agrúpelas. → Gestionar contactos y grupos

¿Va a incorporar a compañeros? Decida lo que debe poder hacer cada uno antes de invitarlos: los valores por defecto son razonables, pero conviene entenderlos. → Roles y permisos

¿Se ha quedado sin firmas? Los complementos amplían una funcionalidad sin cambiar de plan. → Planes, créditos y complementos

¿Va a conectar sus sistemas? Una clave de API por sistema, con los permisos limitados a lo necesario. → Crear una clave de API

Obtener ayuda

• Ayuda, en el menú de la aplicación, abre este centro de ayuda
• Soporte: suporte@assinaja.pt