Roles y permisos
Cada persona de una organización tiene exactamente un rol. El rol decide lo que puede hacer y, en la mayoría de los roles, eso se puede ajustar.
Los cinco roles
Sección titulada «Los cinco roles»| Rol | En resumen |
|---|---|
| Propietario | Control total. No se puede limitar. |
| Administrador | Todos los permisos. No se ajusta en Permisos. |
| Gestor | Lleva el trabajo diario con documentos, además de contactos e informes. |
| Operador | Envía y gestiona documentos. |
| Lector | Solo lectura. |
Lo que puede hacer cada rol por defecto
Sección titulada «Lo que puede hacer cada rol por defecto»| Propietario | Administrador | Gestor | Operador | Lector | |
|---|---|---|---|---|---|
| Ver documentos | ● | ● | ● | ● | ● |
| Gestionar documentos | ● | ● | ● | ● | |
| Enviar documentos | ● | ● | ● | ● | |
| Ver plantillas | ● | ● | ● | ● | ● |
| Gestionar plantillas | ● | ● | ● | ||
| Ver contactos | ● | ● | ● | ● | ● |
| Gestionar contactos | ● | ● | ● | ||
| Ver tienda | ● | ● | ● | ● | |
| Comprar en la tienda | ● | ● | |||
| Gestionar facturación | ● | ● | |||
| Gestionar usuarios | ● | ● | |||
| Gestionar roles | ● | ● | |||
| Gestionar integraciones | ● | ● | |||
| Ver auditoría | ● | ● | ● | ||
| Acceder como otro usuario | ● | ● | |||
| Eliminar documentos definitivamente | ● | ● | |||
| Ver analítica de la organización | ● | ● | ● | ||
| Ver actividad individual de los miembros | ● | ● |
La lógica es esta: el Lector consulta, el Operador hace el trabajo diario, el Gestor añade lo que da forma al trabajo de los demás (plantillas, contactos e informes) y todo lo que afecta al dinero, a las personas o a las integraciones queda en manos del Propietario y del Administrador.
Cambiar los permisos
Sección titulada «Cambiar los permisos»Configuración → Organización → Permisos («Elija lo que puede hacer cada rol. El Propietario y los Administradores siempre tienen acceso total.») permite ajustar lo que pueden hacer el Gestor, el Operador y el Lector. Sus cambios sustituyen, en su organización, los valores anteriores. La pestaña solo la ven el Propietario y el Administrador.
La tabla agrupa los permisos en Documentos, Plantillas, Contactos, Tienda, Analítica y Administración. Comprar en la tienda y Gestionar usuarios no aparecen en ella: ahí no hay nada que ajustar. Los permisos marcados como críticos («Permiso crítico: concede un acceso administrativo amplio») piden confirmación antes de activarse.
Cinco cosas que no puede cambiar:
El Propietario es absoluto. El sistema de permisos se omite por completo para el Propietario: todas las comprobaciones devuelven verdadero antes de consultar cualquier permiso. No es posible limitar al Propietario.
Solo hay un Propietario, y el rol solo cambia de manos mediante una transferencia. Al cambiar el rol de un miembro, no puede hacerlo Propietario ni cambiar el rol de quien es Propietario. La única forma de que otra persona pase a ser Propietario es la transferencia de propiedad, en la pestaña Propiedad, que solo ve el Propietario.
El Administrador tiene todos los permisos. La tabla de Permisos solo tiene columnas para Gestor, Operador y Lector; el Administrador no aparece en ella, y lo que puede hacer no se reduce ahí.
Gestionar miembros es exclusivo del Propietario y del Administrador. Gestionar usuarios existe como permiso, pero no aparece en la tabla: la gestión de miembros se impone comprobando directamente el rol. Un Gestor no gestiona miembros, aunque la descripción de Gestor en la lista de roles hable de gestionar usuarios del equipo. Consulte Invitar a personas a la organización.
Ver la actividad de una persona tiene que activarse expresamente. La analítica de la organización y la actividad individual de un miembro están separadas a propósito: ver que la organización ha firmado 4820 documentos no es lo mismo que ver que una persona concreta ha firmado 12 de ellos.
La analítica agregada nunca revela quién hizo qué. Ver la actividad de una persona identificada tiene que activarse explícitamente, y no se asigna por defecto al Gestor, al Operador ni al Lector.