Dokumente verfolgen und verwalten

In der Dokumentenliste lebt ein Dokument, nachdem Sie es gesendet haben. Sie ist in Ansichten unterteilt, damit „wartet auf mich“ nie zwischen „wartet auf alle“ untergeht.

Die Ansichten

Ansicht	Inhalt
Posteingang	Dokumente, die Ihnen gesendet wurden
Gesendet	Dokumente, die Sie gesendet haben
Entwürfe	Begonnen, aber nie gesendet
In Vorbereitung	Werden von der Plattform vor dem Versand versiegelt – im Statusfeld erscheinen diese Dokumente als Wird verarbeitet
Zuletzt verwendet	Kürzlich bearbeitet, quer durch die anderen Ansichten
Gelöscht	Gelöscht und noch wiederherstellbar

Weiter gruppieren können Sie mit Neuer Ordner und In einen Ordner verschieben.

Die Liste aktualisiert sich selbst – „Die Liste wird automatisch aktualisiert“ –, Sie müssen also nicht neu laden, um eine eingehende Unterschrift zu sehen.

Sehen, wer noch unterschreiben muss

Jedes gesendete Dokument zeigt den Einzelstatus der Empfänger, was nützlicher ist als der Gesamtstatus, wenn Sie jemandem hinterherlaufen:

Angezeigt als	Bedeutung
Wartet auf Unterschrift des Empfängers	Die Person ist an der Reihe und hat noch nicht unterschrieben
In der Warteschlange	Die Person ist noch nicht an der Reihe
Unterschrieben	Erledigt
Abgelehnt	Hat abgelehnt
Storniert	Vor der Unterschrift storniert

In der Warteschlange gegenüber Wartet auf Unterschrift des Empfängers ist die Unterscheidung, die bei einem Dokument mit Unterschriften nacheinander zählt: Nur Letzteres bedeutet, dass jemand den Vorgang tatsächlich aufhält.

Bei einem gleichzeitigen Dokument steht niemand in der Warteschlange – alle wurden zur selben Zeit eingeladen, also erscheinen alle, die noch fehlen, als Wartet auf Unterschrift des Empfängers. Siehe Ein Dokument zur Unterschrift senden.

In den Details des Dokuments sind die Status feiner, und drei davon erscheinen nur, solange die Signatur angebracht wird:

Angezeigt als	Bedeutung
Wird angebracht	Diese Person hat bereits unterschrieben; die Plattform schreibt die Signatur in die PDF.
Wird angebracht (verzögert)	Dasselbe, dauert aber länger als üblich. Es läuft von selbst weiter.
Konnte nicht unterschreiben	„Wurde abgelehnt oder storniert, bevor die Person an der Reihe war“

Wird angebracht ist normal und erledigt sich von selbst – Sie müssen nichts tun und die Person auch nicht bitten, erneut zu unterschreiben.

Das Feld Reihenfolge im selben Panel zeigt, in welcher Reihenfolge das Dokument rausging: Ja heißt nacheinander, Nein heißt gleichzeitig.

Ein Dokument über seinen Inhalt finden

Ist die Inhaltssuche in der Organisation eingeschaltet, sucht die Suchleiste auch im Inneren der Dokumente. Wählen Sie in der erweiterten Suche unter Suchen in die Option Dokumentinhalt; bei Überall wird der Inhalt zusammen mit Name, Betreff und Personen durchsucht. Es sind mindestens 3 Buchstaben nötig.

Jedes Ergebnis zeigt die Seite und einen Auszug mit hervorgehobenem Wort – „S. 2: …“. Über den Inhalt erscheint ein Dokument erst, wenn die Indexierung abgeschlossen ist (Indexiert); in der Warteschlange oder während der Indexierung zählt es noch nicht, und die Zeile zeigt das an: In Warteschlange, Wird indexiert 3/7, Fehlgeschlagen, Abgebrochen oder Übersprungen.

Passt kein Wort genau, zeigt die Liste ähnliche Treffer und weist darauf hin:

Keine exakten Treffer im Inhalt der Dokumente – es werden ähnliche Ergebnisse angezeigt.

So werden Tippfehler abgefangen: arrendmet findet „arrendamentos“.

In den Details des Dokuments zeigt Inhaltssuche den Stand der Indexierung und bietet der Person, die das Dokument gesendet hat, Indexierung abbrechen (in der Warteschlange oder während der Indexierung) und Erneut indexieren (fehlgeschlagen, abgebrochen oder übersprungen). Ein erneut veröffentlichtes Dokument kommt von selbst in die Warteschlange.

Was Sie mit einem Dokument tun können

Das Menü jedes Dokuments in der Liste ändert sich mit dem Status – und bei Wartet auf Unterschriften auch mit Ihrer Rolle darin:

Status	Details	Herunterladen	Verschieben	Löschen	Stornieren	Weitere
Entwurf	—	—	—	Ja	—	Fortfahren
Wird verarbeitet	Ja	—	deaktiviert	—	Ja	—
Wartet auf Unterschriften	Ja	Nur der Absender, wenn er nicht selbst unterschreibt	deaktiviert	Ja	Nur der Absender	Unterschreiben, wenn Sie an der Reihe sind; Ablehnen, wenn Sie Unterzeichner sind; E-Mail erneut senden, wenn Sie gesendet haben
Wird abgeschlossen	Ja	Ja	Ja	Ja	—	—
Abgeschlossen	Ja	Ja	Ja	Ja	—	—
Abgelehnt / Storniert / Abgelaufen	Ja	Ja	Ja	Ja	—	—
Fehler	Ja	Ja	Ja	Ja	—	—

• Details öffnet die Details des Dokuments mit dem Status jedes Empfängers und dem Verlauf des Dokuments.
• Bei Wird abgeschlossen und Abgeschlossen heißt der Eintrag Unterschriebenes herunterladen, in den übrigen Status Herunterladen. Ein Dokument mit Fehler bietet kein Unterschriebenes herunterladen an, weil es nie unterschrieben wurde.
• Anzeigen, um die PDF anzusehen, ohne sie herunterzuladen, befindet sich in der Schaltfläche Herunterladen der Dokumentdetails, nicht im Menü der Liste.
• Verschieben bleibt sichtbar, ist aber deaktiviert, solange das Dokument läuft.
• Bei einem Dokument in der Ansicht Gelöscht wird Löschen zu Wiederherstellen.

UNVERIFIED: Was Unterschriebenes herunterladen liefert, während das Dokument noch Wird abgeschlossen ist – bevor das endgültige Siegel angebracht ist –, ist in der laufenden Anwendung noch zu bestätigen. Alles Übrige in der Tabelle stammt aus dem Code des Menüs.

Stornieren darf, wer das Dokument gesendet hat, der Inhaber und ein Administrator der Organisation. Im Menü der Liste gilt diese vollständige Regel für ein Dokument mit Wird verarbeitet; bei Wartet auf Unterschriften erscheint der Eintrag nur für den Absender.

Außerhalb der Tabelle gibt es Einträge, die vor allem von Ihrer Rolle in der Organisation abhängen:

Aktion	Wann sie erscheint
Eigentümer ändern	Für den Eigentümer des Dokuments, den Inhaber oder einen Administrator, in jedem Status; deaktiviert, wenn es niemanden gibt, an den übergeben werden kann
Unterschriftslink teilen	Nur bei Wartet auf Unterschriften, für den Eigentümer, den Inhaber oder einen Manager
Verifizierung entsperren	Nur bei Wartet auf Unterschriften, für den Eigentümer, den Inhaber, einen Administrator oder einen Manager
Endgültig löschen	Nur für Personen, die dieses Dokument löschen dürfen – siehe unten

Unterschriftslink teilen und Verifizierung entsperren erscheinen nur bei einem laufenden Dokument und nur für Personen, die für den Versand verantwortlich sind – beide haben unten einen eigenen Abschnitt.

Was jeder Status bedeutet, steht unter Lebenszyklus eines Dokuments.

Den Unterschriftslink über einen anderen Kanal weitergeben

Wenn jemand sagt, die E-Mail sei nicht angekommen – oder gelöscht worden oder hänge fest –, gibt Ihnen Unterschriftslink teilen denselben Link für jeden beliebigen Weg:

Wählen Sie den Unterzeichner und teilen Sie den Unterschriftslink über einen beliebigen Kanal. Es ist derselbe Link, den der Unterzeichner per E-Mail erhalten hat.

Wählen Sie die Person und nutzen Sie Link kopieren. Neben jedem Namen zeigt der Dialog, ob die Person Kann jetzt unterschreiben oder Wartet, bis er an der Reihe ist – bei einer Reihenfolge nacheinander öffnet eine Person, die noch nicht an der Reihe ist, den Link und sieht genau das.

Der Link erfordert keine Anmeldung: Wer ihn hat, kann unterschreiben. Deshalb ist diese Aktion stärker eingeschränkt als die anderen – sie steht dem Eigentümer des Dokuments, dem Inhaber und einem Manager zur Verfügung, nicht aber einem Administrator. Hat das Dokument niemanden mehr, der unterschreiben muss, sagt der Dialog es: „Für dieses Dokument stehen keine Unterschriften aus.“

Personen entsperren, die bei der Verifizierung festhängen

Wer den Bestätigungscode zu oft falsch eingibt, muss das Ende einer Wartezeit abwarten. Verifizierung entsperren setzt diesen Zähler zurück:

Wer alle Versuche für den Bestätigungscode aufbraucht, muss das Ende der Wartezeit abwarten. Durch das Entsperren wird dieser Zähler zurückgesetzt und sofort ein neuer Code anforderbar. Die laufende Unterschrift geht nicht verloren.

Wählen Sie den Unterzeichner und klicken Sie auf Entsperren. Anders als das Teilen des Links steht diese Aktion auch einem Administrator zur Verfügung.

Auf der anderen Seite sieht die gesperrte Person den Hinweis, den Absender um Hilfe zu bitten: „Wenn Sie sofort unterschreiben müssen, bitten Sie den Absender des Dokuments, die Verifizierung freizugeben.“

Ein Dokument an eine andere Person übergeben

Eigentümer ändern überträgt die Verantwortung:

Das Dokument geht an das von Ihnen gewählte Mitglied über. Dieses ist dann für die Verfolgung der Unterschriften und alle noch offenen Schritte verantwortlich; in Ihren Dokumenten erscheint es nicht mehr.

Wählen Sie die Person unter Neuer Eigentümer. Sind Sie die einzige Person in der Organisation, sehen Sie „In dieser Organisation gibt es keine weiteren Benutzer.“

Löschen

Löschen ist nicht so endgültig, wie es klingt, aber auch nicht harmlos:

Löschen storniert ein laufendes Dokument

Das Dokument wird in den Ordner „Gelöscht“ verschoben und aus den Listen ausgeblendet. Läuft der Vorgang noch, wird er storniert und die Unterzeichner werden benachrichtigt. Die Dateien bleiben gespeichert und das Dokument kann wiederhergestellt werden.

Das Dokument lässt sich wiederherstellen – aber wenn gerade Personen unterschrieben haben, werden sie informiert, dass es storniert wurde. Diese Nachricht lässt sich nicht zurücknehmen.

Ein bereits beendetes Dokument behält seinen Status, und beim Wiederherstellen ist es genau wie vorher – siehe Gelöscht ist kein Status.

Einen Entwurf zu löschen ist etwas anderes und geschieht sofort: „Der Entwurf wird dauerhaft gelöscht.“

Endgültig löschen

In der Ansicht Gelöscht tut Endgültig löschen genau das, was der Name sagt:

Es gibt kein Zurück

Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Dokument und alle zugehörigen Dateien (Originale, Zwischenversionen, Signaturen, Berichte) werden dauerhaft aus dem System und der Cloud gelöscht. Der Prüfpfad – wer was wann getan hat, sowie die Signaturkette – bleibt erhalten, ebenso der Verbrauchsverlauf der Organisation.

Beachten Sie, was bleibt: der Prüfpfad und der Verbrauchsverlauf. Die Datei verschwindet, nicht aber der Nachweis, dass es sie gab und wer sie angefasst hat.

Zur Bestätigung verlangt der Dialog, dass Sie das Wort LÖSCHEN eintippen – ein Klick auf eine Schaltfläche genügt nicht.

Zwei Einschränkungen, die Sie kennen sollten, bevor Sie es versuchen:

• Nur der Eigentümer des Dokuments kann es tun. Bei einer Auswahl mit Dokumenten anderer Personen werden diese übersprungen: „{{count}} Element(e) übersprungen: Nur der Eigentümer des Dokuments kann es endgültig löschen.“
• Ohne Berechtigung: „Sie sind nicht berechtigt, Dokumente endgültig zu löschen. Wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Organisation.“

Die Liste exportieren

Die Export-Schaltfläche überträgt die Dokumente der Liste in eine Datei, und das Ergebnis kommt per E-Mail, nicht über den Browser: „Der Export wird Ihnen per E-Mail zugesendet.“

Vor dem Export wählen Sie:

Option	Was sie tut
Diese Ansicht	Alles, was die aktuelle Ansicht zeigt
Auswahl	Nur die markierten Zeilen – „Markieren Sie Zeilen in der Liste, um nur diese zu exportieren.“
Von / Bis	Nach Datum eingrenzen
Status	Nach Dokumentstatus eingrenzen
Trennzeichen	Komma, Semikolon oder Tabulator

Das Trennzeichen gibt es, weil ein Excel mit deutschen oder portugiesischen Regionaleinstellungen eine kommagetrennte Datei nicht richtig öffnet. Landen alle Spalten in einer einzigen, ist das das Feld, das Sie ändern müssen.

Ein benutzerdefinierter Filter ignoriert die Suche der Ansicht – genau das sagt „Der benutzerdefinierte Filter ignoriert die Suche der Ansicht.“ Ohne Ergebnisse: „Für diese Kriterien gibt es nichts zu exportieren.“

Wenn die Signatur nicht angebracht werden kann

Geht beim Schreiben der Signatur in die PDF etwas schief, zeigen die Details des Dokuments einen Hinweis – Technisches Problem:

Beim Anbringen der Signatur ist ein Problem aufgetreten. Sie können es erneut versuchen.

Erneut versuchen wiederholt den Vorgang. Die Schaltfläche ist nur für den Eigentümer des Dokuments, und die Signatur der Person, die bereits unterschrieben hat, geht nicht verloren: Wiederholt wird das Anbringen in der PDF, nicht die Signatur selbst.

Sehen, ob der Webhook zugestellt wurde

Nutzt Ihre Organisation Webhooks, zeigen die Details des Dokuments die letzte Zustellung – siehe Webhooks empfangen.

Wenn eine Aktion fehlschlägt

Sind der Tarif der Organisation und das zuletzt gekaufte Paket vor mehr als 60 Tagen abgelaufen, funktioniert der Download nicht mehr – die anderen Aktionen achten nicht auf das Datum:

Download nicht verfügbar. Das Abonnement und das zuletzt gekaufte Paket sind vor mehr als 2 Monaten abgelaufen.

Das Dokument geht nicht verloren – das Abonnement muss erneuert werden, damit es wieder heruntergeladen werden kann. Siehe Wenn ein Abonnement abläuft.

Siehe auch

• Lebenszyklus eines Dokuments
• Verlauf und Prüfpfad
• Webhooks empfangen