Zugang zur Organisation Ihres Unternehmens anfragen
Wenn Ihr Unternehmen AssinaJá bereits nutzt, erstellen Sie keine neue Organisation, sondern bitten Sie um Aufnahme in die bestehende. Die Person, die das Konto des Unternehmens verwaltet, erhält die Anfrage und entscheidet. Wenn Ihnen der Unterschied zwischen Konto und Organisation noch nicht ganz klar ist, beginnen Sie mit Ihr Konto erstellen.
Die Anfrage senden
Abschnitt betitelt „Die Anfrage senden“Wählen Sie auf dem Bildschirm Wie möchten Sie AssinaJá nutzen? die Option Der Organisation meines Unternehmens beitreten. Es öffnet sich Zugang zur Organisation Ihres Unternehmens anfragen – „Wer das Konto Ihres Unternehmens verwaltet, erhält die Anfrage und entscheidet.“
- Name – Ihr Name, bereits ausgefüllt. Diesen Namen sieht die genehmigende Person; prüfen Sie also, ob er Sie eindeutig erkennbar macht.
- NIF des Unternehmens oder E-Mail-Adresse der verwaltenden Person – Pflichtfeld.
Geben Sie eines von beiden ein (z. B.
501964843odergestor@empresa.pt). Die NIF ist die portugiesische Steuernummer. - Nachricht an die freigebende Person (optional) – bis zu 500 Zeichen. Eine Zeile genügt, damit die genehmigende Person weiß, wer Sie sind, etwa „Ich bin Anna aus der Buchhaltung.“
Danach Anfrage senden.
NIF oder E-Mail: was verwenden?
Abschnitt betitelt „NIF oder E-Mail: was verwenden?“- Die NIF des Unternehmens erreicht alle aktiven Organisationen mit dieser NIF. Gibt es mehr als eine, erhält jede die Anfrage.
- Die E-Mail-Adresse muss die einer Person sein, die das Konto des Unternehmens verwaltet: des Inhaber oder eines Administrator der Organisation. Die E-Mail-Adresse einer Kollegin oder eines Kollegen mit einer anderen Rolle findet die Organisation nicht – und da der Bildschirm Ihnen nicht sagt, ob er sie gefunden hat (siehe unten), erfahren Sie nicht, dass Sie sich geirrt haben. Verwenden Sie im Zweifel die NIF.
Ist Ihre Eingabe weder eine gültige NIF noch eine E-Mail-Adresse, sehen Sie:
Geben Sie eine gültige NIF (z. B. 501964843) oder die E-Mail-Adresse der verwaltenden Person ein.
Warum die Antwort immer gleich ist
Abschnitt betitelt „Warum die Antwort immer gleich ist“Unter dem Feld steht:
Aus Datenschutzgründen teilen wir Ihnen nicht mit, ob die Organisation existiert. Falls ja, erhält die verwaltende Person Ihre Anfrage per E-Mail.
Das ist Absicht. Jeder kann ein Konto erstellen, und wenn der Bildschirm „diese Organisation existiert nicht“ sagen würde, ließe sich damit herausfinden, welche Unternehmen AssinaJá-Kunden sind. Deshalb ist die Antwort gleich, ob eine Organisation gefunden wird oder nicht. Ob die Organisation existiert, erfahren Sie erst, wenn jemand, der sie verwaltet, über Ihre Anfrage entscheidet.
Während Sie warten
Abschnitt betitelt „Während Sie warten“Nach dem Senden sehen Sie Anfrage gesendet:
Falls die Organisation existiert, hat die verwaltende Person Ihre Anfrage bereits erhalten. Sie bekommen eine E-Mail, sobald die Anfrage angenommen oder abgelehnt wurde.
Unter Offene Anfragen steht, was Sie eingegeben haben – die NIF oder die E-Mail-Adresse – und das Sendedatum. Nie der Name einer Organisation: aus demselben Datenschutzgrund.
Solange Sie eine offene Anfrage haben, sehen Sie bei jeder Anmeldung diesen Bildschirm. Er hat drei Schaltflächen:
| Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|
| Erneut prüfen | Liest den Status neu. Ist die Anfrage bereits genehmigt, gelangen Sie in die Anwendung. Wurde sie abgelehnt und haben Sie keine weiteren offenen Anfragen, kehren Sie zur Wahl zwischen Erstellen und Beitreten zurück. |
| Eigene Organisation erstellen | Öffnet das Formular Neue Organisation erstellen. Die Anfragen werden erst storniert, wenn die Organisation tatsächlich erstellt ist – brechen Sie mittendrin ab, bleibt die Anfrage offen. |
| Anfrage zurückziehen | Storniert die offenen Anfragen und bringt Sie zurück zur Wahl zwischen Erstellen und Beitreten. |
Die E-Mails, die Sie erhalten
Abschnitt betitelt „Die E-Mails, die Sie erhalten“Genehmigt – Betreff „Beitrittsanfrage genehmigt: {Organisation}“. Die E-Mail teilt mit, dass die Anfrage genehmigt wurde und dass „Sie sich jetzt bei AssinaJá anmelden und mit Ihrem Team arbeiten“ können. Melden Sie sich an (oder wählen Sie Erneut prüfen, wenn der Bildschirm noch offen ist), und schon sind Sie in der Organisation, mit der Rolle, die die genehmigende Person gewählt hat.
Haben Sie den Beitritt zu mehr als einer Organisation angefragt, schließt die erste Genehmigung die übrigen Anfragen.
Abgelehnt – Betreff „Beitrittsanfrage nicht genehmigt: {Organisation}“. Hat die ablehnende Person einen Grund angegeben, steht er in der E-Mail. Die E-Mail schlägt vor: „Wenn Sie das für einen Irrtum halten, wenden Sie sich an die verantwortliche Person der Organisation und bitten Sie um eine Einladung. Sie können bei der nächsten Anmeldung auch Ihre eigene Organisation erstellen.“
Wenn niemand antwortet
Abschnitt betitelt „Wenn niemand antwortet“Der Wartebildschirm selbst gibt die Antwort:
Keine Antwort? Bitten Sie die Person, die das Konto Ihres Unternehmens verwaltet, Sie direkt einzuladen, oder erstellen Sie Ihre eigene Organisation.
Passte die NIF oder die E-Mail-Adresse zu keiner Organisation, wird niemand über die Anfrage entscheiden: Sie bleibt offen, bis Sie sie zurückziehen oder Ihre Organisation erstellen. Wenn sich das Warten hinzieht, prüfen Sie daher mit Ihrem Unternehmen die verwendete NIF oder E-Mail-Adresse, oder bitten Sie um eine direkte Einladung – siehe Eine Einladung annehmen.
Grenzen
Abschnitt betitelt „Grenzen“Sie können bis zu 3 verschiedene NIF oder E-Mail-Adressen gleichzeitig offen haben und bis zu 5 verschiedene pro Stunde senden. Dieselbe NIF oder E-Mail-Adresse, die bereits offen ist, erneut zu senden, zählt nicht als neue Anfrage und benachrichtigt niemanden erneut. Oberhalb der Grenzen sehen Sie:
Sie haben bereits mehrere Anfragen gesendet. Warten Sie auf eine Antwort oder versuchen Sie es später erneut.
Die Anfrage im Schritt nach der Registrierung ist für Personen gedacht, die noch keiner Organisation angehören. Haben Sie bereits eine, lesen Sie den nächsten Abschnitt.
Wenn Sie bereits eine kostenlose Organisation haben
Abschnitt betitelt „Wenn Sie bereits eine kostenlose Organisation haben“Haben Sie eine kostenlose Organisation erstellt – versehentlich oder bevor Ihr Unternehmen AssinaJá eingeführt hat –, können Sie den Beitritt zur Organisation des Unternehmens anfragen, ohne auf eine Einladung zu warten. Das ist nur möglich, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:
- Sie sind Inhaber der Organisation;
- die Organisation hat den kostenlosen Tarif;
- Sie sind allein: ohne Kolleginnen, Kollegen oder Eingeladene, und Sie gehören keiner anderen Organisation an.
Eine kostenpflichtige Organisation oder eine mit weiteren Mitgliedern hat diese Option nicht: Sie braucht eine Einladung.
Lesen Sie das, bevor Sie anfragen: Sobald die Anfrage genehmigt ist, verschwindet Ihre kostenlose Organisation für immer. Alle Dokumente, Vorlagen, Entwürfe, Kontakte und Ordner werden gelöscht und lassen sich nicht wiederherstellen. Dokumente, die noch auf Unterschriften warten, werden storniert, und die Unterzeichner erhalten eine Stornierungs-E-Mail mit der Begründung „Die Organisation der Person, die das Dokument erstellt hat, wurde geschlossen.“ Wenn Sie ein Dokument brauchen, laden Sie es vor der Anfrage herunter.
Wählen Sie unter Mein Konto → Organisationen, im Abschnitt Einer anderen Organisation beitreten, die Option Beitritt zu einer anderen Organisation anfragen. Der Dialog nennt, was gelöscht wird, mit der tatsächlichen Anzahl der Dokumente:
Die Organisation „{Name}“ wird endgültig gelöscht.
Füllen Sie NIF des Unternehmens oder E-Mail der Kontoverwaltung und, wenn Sie möchten, die Nachricht an die genehmigende Person (optional) aus – es gelten dieselben Regeln wie unter Die Anfrage senden. Anfrage senden wird erst aktiv, wenn Sie das Kästchen „Mir ist bewusst, dass „{Name}“ und alle Inhalte nach Genehmigung der Anfrage gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können.“ angekreuzt haben.
Beim Anfragen wird nichts gelöscht. Der Bildschirm sagt es: „Jetzt wird nichts gelöscht – erst wenn jemand aus der anderen Organisation die Anfrage genehmigt. Bis dahin können Sie sie zurückziehen.“ Solange die Anfrage offen ist, zeigt derselbe Abschnitt sie an und bietet Anfrage zurückziehen an.
Die genehmigende Person sieht in der Anfrage den Hinweis „Diese Person hat eine kostenlose Organisation, die bei der Genehmigung gelöscht wird.“ Bei der Genehmigung treten Sie der neuen Organisation bei, und erst danach wird die alte gelöscht.
Erfüllt Ihre Organisation die Bedingungen inzwischen nicht mehr – sie hat ein Mitglied hinzugewonnen oder den Tarif gewechselt –, kann die Anfrage nicht mehr genehmigt werden, und es wird nichts gelöscht. Versuchen Sie in dieser Situation eine Anfrage zu stellen, sehen Sie:
Diese Organisation kann nicht mehr gewechselt werden (sie hat weitere Mitglieder oder einen anderen Tarif). Bitten Sie die verwaltende Person der anderen Organisation um eine Einladung.