Erste Schritte

Das ist der kürzeste Weg von einem neuen Konto zu einem unterschriebenen Dokument. Jeder Schritt verlinkt auf die Seite, die ihn ausführlich behandelt — kehren Sie hierher zurück, um die Reihenfolge zu sehen.

1. Ihre Organisation erstellen oder der Ihres Unternehmens beitreten

Der erste Bildschirm nach der Registrierung fragt Wie möchten Sie AssinaJá nutzen? und erklärt, warum:

Ihr Konto ist Ihr persönlicher Zugang. Dokumente und Tarif gehören zu einer Organisation – erstellen Sie eine neue oder treten Sie der Ihres Unternehmens bei.

Es gibt zwei Wege:

• Neue Organisation und/oder persönliches Konto erstellen — “Für Sie selbst oder Ihr Unternehmen, falls Sie AssinaJá noch nicht nutzen. Sie werden für die Organisation verantwortlich und starten mit dem kostenlosen Tarif.”
• Der Organisation meines Unternehmens beitreten — “Ihr Unternehmen nutzt AssinaJá bereits? Bitten Sie die Person, die das Konto verwaltet, um Zugang. Es wird keine neue Organisation erstellt.”

In beiden Fällen führt Zurück zur Auswahl Sie zu dieser Wahl zurück.

Wie Sie sich zwischen beiden entscheiden, steht unter Ihr Konto erstellen.

Eine neue Organisation erstellen

Der Bildschirm Neue Organisation erstellen hat zwei Felder, beide bereits ausgefüllt:

• Name — Ihrer. Sie können ihn leer lassen; die Plattform übernimmt ihn aus dem externen Konto oder der E-Mail-Adresse.
• Name der Organisation — das einzige Pflichtfeld, mit höchstens 50 Zeichen. Es ist vorausgefüllt: bei einer Firmen-E-Mail-Adresse mit der Domain (ana@grupo-silva.pt → Grupo Silva); bei Gmail, Outlook, Sapo und ähnlichen mit Ihrem eigenen Namen. Es ist ein Vorschlag — überschreiben Sie ihn, wenn er nicht passt.

Danach Registrierung abschließen. Sie werden Inhaber der Organisation, im kostenlosen Tarif. Das Land der Organisation ist standardmäßig Portugal; Sie können es später in den Einstellungen ändern.

Der Organisation Ihres Unternehmens beitreten

Hat Ihr Unternehmen bereits ein Konto, erstellen Sie kein weiteres: Fragen Sie den Zugang an. Auf dem Bildschirm Zugang zur Organisation Ihres Unternehmens anfragen geben Sie die NIF des Unternehmens oder E-Mail-Adresse der verwaltenden Person ein (die NIF ist die portugiesische Steuernummer) und, wenn Sie möchten, eine Nachricht an die freigebende Person (optional). Danach Anfrage senden.

Aus Datenschutzgründen teilen wir Ihnen nicht mit, ob die Organisation existiert. Falls ja, erhält die verwaltende Person Ihre Anfrage per E-Mail.

Anschließend sehen Sie Anfrage gesendet mit Ihren Offenen Anfragen. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Anfrage genehmigt oder abgelehnt wird; bis dahin können Sie Erneut prüfen, Anfrage zurückziehen oder aufgeben und Eigene Organisation erstellen.

Die Einzelheiten der Anfrage — was die genehmigende Person sieht und was passiert, wenn Sie bereits eine eigene kostenlose Organisation haben — stehen unter Zugang zur Organisation Ihres Unternehmens anfragen.

Wenn Sie über eine Einladung gekommen sind

Mit einer offenen Einladung gibt es nichts zu wählen. Der Bildschirm heißt Fast geschafft! — “Erzählen Sie uns kurz etwas über sich, um die Einrichtung Ihres Kontos abzuschließen.” — und enthält nur Ihren Namen; statt des Felds für die Organisation sehen Sie “Sie treten folgender Organisation bei:”, gefolgt vom Namen der Organisation, die Sie eingeladen hat. Siehe Eine Einladung annehmen.

Öffnen Sie die Anwendung mit einem Konto, das noch keine Organisation hat, kehren Sie zu diesem Auswahlbildschirm zurück.

NIF und Rechnungsadresse werden auf diesem Bildschirm nicht abgefragt. Sie stehen unter Einstellungen → Organisation → Daten und Abrechnung, und der Startbildschirm erinnert Sie daran, solange sie fehlen, mit dem Link Daten ergänzen. Füllen Sie sie aus, bevor Sie irgendetwas kaufen; sie landen auf Ihren Rechnungen. → Die Daten der Organisation vervollständigen

2. Das erste Dokument senden

Tun Sie das, bevor Sie irgendetwas anderes einrichten. Es sind vier Schritte, und sie bringen Ihnen das Prinzip schneller bei, als darüber zu lesen.

→ Ein Dokument zur Unterschrift senden

In einer kostenlosen Organisation verlangt der erste Versand zuvor, dass Sie Ihre Mobilnummer per SMS bestätigen — nur einmal. Die Anwendung schlägt es Ihnen gleich beim Start vor, unter Bestätigen Sie Ihre Mobilnummer; Sie können Später wählen und es beim Senden erledigen. → Die Mobilnummer bestätigen

Der kostenlose Tarif enthält 1 Versand an Dritte: Ein Dokument an jemanden außerhalb der Organisation zu senden, verbraucht ihn; Ihre eigenen Dokumente zu unterschreiben, nicht. Für weitere Versände kaufen Sie Versandpakete. → Kostenlose Organisationen und ihre Ressourcen

Betrifft das Dokument nur Sie — eine Erklärung, eine Vollmacht —, bietet Neues Dokument einen kürzeren Weg, Selbst unterschreiben, ohne Empfänger. → Ein Dokument allein unterschreiben

Die beiden Entscheidungen, auf die es ankommt, sind der Signaturtyp jedes Unterzeichners und die Reihenfolge der Unterschriften — nacheinander oder alle gleichzeitig. Im Zweifel beginnen Sie bei internen Freigaben mit Einfache Signatur und lesen Signaturniveaus, bevor Sie irgendetwas mit vertraglichem Wert senden.

3. Bis zum Ende verfolgen

Der Startbildschirm zählt die Dokumente unter Empfangen, Zu unterschreiben, In Bearbeitung, In Ordnern, Gesendet, Abgeschlossen und Entwurf. Die Dokumentenliste schlüsselt dasselbe nach Empfänger auf, damit Sie sehen, wer die Sache wirklich aufhält.

→ Dokumente verfolgen und verwalten

Wenn alle unterschrieben haben, laden Sie das unterschriebene PDF und den Abschlussbericht herunter und bewahren Sie beide zusammen auf.

→ Ein unterschriebenes Dokument validieren

Danach, in der Reihenfolge, die Ihnen passt

Senden Sie dasselbe Dokument oft? Erstellen Sie aus einer DOCX-Datei mit markierten Feldern eine Vorlage, und Sie füllen ein kurzes Formular aus, statt den Assistenten zu wiederholen. → Eine Vorlage erstellen

Senden Sie immer an dieselben Personen? Speichern Sie sie als Kontakte und gruppieren Sie sie. → Kontakte und Gruppen verwalten

Holen Sie Kollegen dazu? Legen Sie fest, was jeder tun darf, bevor Sie sie einladen — die Standardwerte sind vernünftig, aber es lohnt sich, sie zu verstehen. → Rollen und Berechtigungen

Keine Signaturen mehr übrig? Zusatzleistungen stocken eine Funktion auf, ohne den Tarif zu wechseln. → Tarife, Guthaben und Zusatzleistungen

Möchten Sie Ihre Systeme anbinden? Ein API-Schlüssel pro System, mit auf das Nötige beschränkten Berechtigungen. → Einen API-Schlüssel erstellen

Hilfe erhalten

• Hilfe im Menü der Anwendung öffnet dieses Hilfecenter
• Support — suporte@assinaja.pt