Die Richtlinien der Organisation festlegen

Diese Einstellungen gelten für die gesamte Organisation, nicht für ein einzelnes Dokument. Die Richtlinien stehen unter Einstellungen → Richtlinien, verteilt auf vier Unterregisterkarten: Signaturen, Automatisierung, Chat und Dokumentsuche. Alle sind eingeschränkt — “Nur wer Berechtigungen verwaltet, kann diese Einstellung ändern.”

Der eigene Speicher und die Übertragung der Organisation befinden sich auf anderen Bildschirmen, und jeder Abschnitt unten sagt, wo.

Standardmäßige Empfängerverifizierung

Unter Einstellungen → Richtlinien → Verifizierung legt Verifizierung der Empfänger den Ausgangspunkt der Identitätsprüfungen fest:

Der Ausgangswert für jeden neuen Empfänger. Der Absender kann diese Stufe pro Dokument erhöhen oder senken. Bereits versendete Dokumente behalten die Stufe, mit der sie versendet wurden.

Aus diesem Satz ergeben sich drei Folgen, und jede zählt:

Es ist ein Standardwert, keine Obergrenze. Der Absender kann ihn pro Dokument erhöhen oder senken.
Eine Änderung betrifft nur neue Empfänger.
Bereits versendete Dokumente behalten die Stufe, mit der sie versendet wurden. Den Standardwert zu erhöhen, verstärkt laufende Dokumente nicht rückwirkend.

Legen Sie ihn auf die Stufe fest, die die meisten Ihrer Dokumente brauchen, nicht auf die stärkste verfügbare — siehe Signaturniveaus.

Was Integrationen und KI-Agenten tun dürfen

Außerhalb des Browsers erstellte Dokumente beginnen als Entwurf

Einstellungen → Richtlinien → Automatisierung regelt die “Regeln für Dokumente, die von externen Systemen und KI-Agenten erstellt werden.”

Die Richtlinie heißt Außerhalb des Browsers erstellte Dokumente beginnen als Entwurf:

Ist diese Richtlinie aktiv, bleiben Dokumente, die über die öffentliche API, von KI-Agenten (MCP) oder im Telegram-Chat erstellt werden, als Entwurf liegen, damit eine Person sie im Browser prüft und versendet – sie gehen nie direkt hinaus. Ist sie deaktiviert, verlangt der Versand in Telegram immer eine abschließende Bestätigung. Bereits versendete Dokumente sind nicht betroffen.

Der Absender darf die Reihenfolge der Unterschriften wählen

Unter Signaturen folgt nach der Empfängerverifizierung Gleichzeitiges Unterschreiben erlauben:

Ist diese Richtlinie aktiv, kann wer ein Dokument erstellt (im Assistenten, über die öffentliche API oder durch KI-Agenten) festlegen, dass alle Unterzeichner die Einladung gleichzeitig erhalten, statt nacheinander in der Reihenfolge der Liste. Standard bleibt die sequenzielle Reihenfolge. Deaktivieren Sie sie, um die Reihenfolge immer zu erzwingen.

Drei Dinge, die man auseinanderhalten sollte, weil sie leicht verwechselt werden:

Sie ist aktiviert, in allen Organisationen. Sie müssen nichts tun, um sie zu haben.
Aktiviert heißt nicht „gleichzeitig“. Sie gibt dem Absender eine Wahl; der Standardwert jedes Dokuments bleibt Nacheinander. Ein Dokument geht nur dann gleichzeitig hinaus, wenn jemand das im Schritt Empfänger wählt — siehe Ein Dokument zur Unterschrift senden.
Deaktiviert verschwindet die Auswahl. Es gibt weder Hinweis noch Fehler: Alle Dokumente gehen nacheinander hinaus, auch die über die öffentliche API und von KI-Assistenten erstellten, die den tatsächlich geltenden Wert in der Antwort sehen.

Bereits versendete Dokumente sind nicht betroffen: Jedes behält die Reihenfolge, mit der es versendet wurde.

KI-Zugriff auf Analytics

Ebenfalls unter Automatisierung entscheidet KI-Zugriff auf Analytics, ob per MCP verbundene Assistenten die Zahlen Ihrer Organisation lesen dürfen. Die Option ist standardmäßig deaktiviert.

Option	Was sie erlaubt
Deaktiviert	Kein Assistent kann Analytics dieser Organisation lesen.
Aggregierte Kennzahlen	Summen, Trends und Vergleiche. Nie die Aktivität einer bestimmten Person.
Detaillierte Kennzahlen	Fügt Details pro Entität hinzu, und nur für diejenigen, die bereits die Berechtigung haben, sie zu sehen.

Die Grenzen sind ausdrücklich:

Gewährt nie Zugriff auf Dokumente, Inhalte oder Schlüssel – nur auf aggregierte Kennzahlen, und jede Abfrage wird im Prüfpfad protokolliert.

Detaillierte Kennzahlen erweitert niemandes Zugriff — es fügt nur Details für diejenigen hinzu, die bereits die Berechtigung hatten, sie zu sehen.

Chat-Interaktion

Einstellungen → Richtlinien → Chat legt fest, was die Mitglieder in einem mit dem Konto verbundenen Telegram-Chat tun dürfen. Die Karte Chat-Interaktion sagt es so:

Was die Mitglieder dieser Organisation in einem mit dem Konto verbundenen Chat (Telegram) tun dürfen. Standardmäßig ist alles deaktiviert.

Richtlinie	Was sie erlaubt
Benachrichtigungen im Chat erlauben	“Einladungen, Erinnerungen und Abschlüsse der Dokumente dieser Organisation erreichen den Chat der jeweiligen Empfänger, gemäß deren persönlicher Benachrichtigungsmatrix.”
Erstellen und Versenden von Dokumenten im Chat erlauben	“Wer Dokumente versenden darf, erstellt sie im Chat (/criar) und versendet Entwürfe (/enviar), immer mit abschließender Bestätigung.”
Dokumentdateien im Chat erlauben	“Wer ein Dokument sehen darf, kann beim Bot das signierte PDF und den Abschlussbericht anfordern. Die Dateien liegen auf den Servern von Telegram.”
Unterschreiben im Chat erlauben	“Dokumente mit einfacher Signatur, mit Paraphen, SMS-OTP oder Identitätsbestätigung werden im Chat mit einem Code per E-Mail unterschrieben. CMD und Chave Móvel nie.”

Jede Richtlinie gilt für die Dokumente dieser Organisation, unabhängig davon, wer sie erhält: Ein externer Unterzeichner erhält die Benachrichtigung in seinem Chat, wenn diese Organisation es erlaubt.

Das Erstellen im Chat greift zusammen mit Außerhalb des Browsers erstellte Dokumente beginnen als Entwurf: Ist diese Richtlinie aktiv, bleibt das im Chat Erstellte ein Entwurf und wird im Browser versendet. Was jede Person auf ihrer Seite sieht und tut, steht unter AssinaJá in Telegram nutzen.

Im Inhalt der Dokumente suchen

In der Unterregisterkarte Dokumentsuche aktiviert Suche im Dokumentinhalt die Suche nach Wörtern, die in den Dokumenten stehen, nicht nur im Namen, im Betreff oder bei den Personen. Sie ist deaktiviert, und nur wer Berechtigungen verwaltet, kann sie ändern.

Nach dem Aktivieren speichert die Plattform den Text jeder Seite der veröffentlichten Dokumente — Entwürfe bleiben außen vor — und indexiert ihn im Hintergrund. Der Bereich zeigt den Fortschritt: “Indexierung: 12 von 40 Dokumenten”, und Alles in der Warteschlange abbrechen stoppt, was noch nicht begonnen hat. Gescannte Seiten ohne Text werden von einem Texterkennungsdienst gelesen; der Bereich zählt die Bezahlten OCR-Seiten. Ist dieser Dienst nicht konfiguriert, erhält ein Dokument nur mit gescannten Seiten den Status Übersprungen — bei einem gemischten Dokument werden die Seiten mit Text indexiert und die gescannten bleiben ohne durchsuchbaren Text —, und der Bereich sagt es:

Kein OCR konfiguriert: Gescannte Dokumente (ohne Textebene) erhalten den Status „Übersprungen“.

Das Deaktivieren verlangt eine Bestätigung — Deaktivieren und löschen —, weil es eine Löschung ist:

Das Deaktivieren bricht die laufende Indexierung ab und löscht den gespeicherten Text aller Dokumente sowie die bereits bezahlten Ergebnisse der Texterkennung. Beim erneuten Aktivieren wird alles neu indexiert.

Der Schalter kann gesperrt sein, und der Bereich sagt, warum:

Der Tarif dieser Organisation enthält die Inhaltssuche nicht.

Die Datenbank hat keinen Suchindex – die Funktion kann in dieser Umgebung nicht aktiviert werden.

Der indexierte Text nützt nur denen, die das Dokument ohnehin sehen dürfen. Die Suche nach einem Wort zeigt nie ein Dokument, auf das Sie keinen Zugriff haben, und lässt es auch nicht erraten — weder in der Liste noch in den Zählungen noch in den Auszügen.

Dokumente in Ihrem eigenen Azure-Konto speichern

Das ist keine Richtlinie: Es befindet sich unter Einstellungen → Entwickler → Speicher, und die Registerkarte erscheint nur für Inhaber und Administrator. Speicher verbindet Ihren eigenen Speicher:

Verbinden Sie Ihr eigenes Azure-Blob-Storage-Konto. Die Dokumente werden im Speicher Ihres Mandanten statt im gemeinsamen Speicher von AssinaJá abgelegt.

Geben Sie die URL des Speicherkontos (zum Beispiel https://suaconta.blob.core.windows.net) und den Containernamen an, mit Azure Blob Storage (RBAC / verwaltete Identität).

Verwenden Sie Verbindung testen, bevor Sie speichern — der Test wird verweigert, solange Felder leer sind. Der Status wechselt zu Verbunden oder Nicht konfiguriert, und Geprüft am zeigt die letzte Prüfung an.

Die Organisation übertragen

Einstellungen → Organisation → Inhaberschaft — “Die Organisation an ein anderes Mitglied übertragen.” Nur der Inhaber sieht diese Registerkarte.