Lebenszyklus eines Dokuments

Ein Dokument hat zu jedem Zeitpunkt genau einen Status. Wenn Sie wissen, welchen, wissen Sie, was Sie damit tun können und worauf die Plattform wartet.

Die Status

Die zugrunde liegenden Status sind Draft, InPreparation, Waiting, Finalizing, Completed, Canceled, Expired, Rejected, Error.

Angezeigt als	Bedeutung
Entwurf	Sie stellen es noch zusammen. Niemand wurde benachrichtigt.
Wird verarbeitet	Die Plattform versiegelt das Dokument vor dem Versand. Kurz und automatisch. In der Liste stehen diese Dokumente in der Ansicht In Vorbereitung.
Wartet auf Unterschriften	Gesendet. Ein oder mehrere Unterzeichner haben noch nicht unterschrieben.
Wird abgeschlossen	Die letzte Unterschrift ist eingegangen, und die Plattform schließt das Dokument ab.
Abgeschlossen	Alle haben unterschrieben. Die endgültige PDF ist verfügbar.
Abgelehnt	Ein Unterzeichner hat abgelehnt. Das Dokument endet hier.
Storniert	Sie haben es storniert, bevor es abgeschlossen war.
Abgelaufen	Das Ablaufdatum ist verstrichen, bevor alle unterschrieben haben.
Fehler	Bei der Verarbeitung ist etwas fehlgeschlagen.

Wie ein Dokument fortschreitet

Rascunho ──► Em processamento ──► Aguarda assinaturas ──► A concluir ──► Concluído
                    │                      │
                    │                      ├──► Recusado    (um signatário recusa)
                    ▼                      ├──► Cancelado   (cancela-o)
                  Erro                     ├──► Expirado    (passa a data)
                                           └──► Erro

Nur der Entwurf liegt vollständig in Ihrer Hand. Sobald Sie ein Dokument senden, durchläuft es kurz Wird verarbeitet, dann Wartet auf Unterschriften, und von da an hängt der Ausgang von den Unterzeichnern und der Uhr ab.

Wie viele Unterzeichner in Wartet auf Unterschriften gleichzeitig aktiv sind, hängt von der gewählten Reihenfolge ab: bei „Nacheinander“ immer einer, bei „Gleichzeitig“ alle – siehe Ein Dokument zur Unterschrift senden.

Was Sie in jedem Status tun können

Das Menü jedes Dokuments in der Liste ändert sich mit dem Status und Ihrer Rolle darin – die vollständige Tabelle, und wer stornieren darf, finden Sie unter Was Sie mit einem Dokument tun können.

Filter, die Sie in der Liste sehen

Die Seitenleiste der Dokumentenliste hat Ansichten, die keine Status sind, sondern Filter darauf – Zu unterschreiben, In Bearbeitung und Abgeschlossen und, unter Mehr, Storniert, Abgelehnt und Abgelaufen – neben den Ordnern Gesendet, In Vorbereitung, Entwürfe und Gelöscht.

Zu unterschreiben ist im Alltag die nützlichste: Sie zeigt die Dokumente, die auf Sie warten, und nicht alle, die nur noch nicht fertig sind.

Gelöscht ist kein Status

Gelöscht erscheint neben den Status, ist aber keiner: Es kommt in der obigen Menge nicht vor. Es ist eine Markierung, die sich in der Darstellung darüberlegt – darunter behält das Dokument seinen bisherigen Status.

Ein bereits beendetes Dokument – Abgeschlossen, Abgelehnt, Storniert, Abgelaufen – behält seinen Status. Es wird lediglich als Gelöscht angezeigt, in der Liste und im Feld Status der Details, und beim Wiederherstellen ist es genau wie vorher. Das Löschen eines unterschriebenen Dokuments schreibt seinen Verlauf nicht um.

Die Ausnahme ist ein Dokument, das noch in Wartet auf Unterschriften ist: Es wird beim Löschen tatsächlich storniert, weil Einladungen widerrufen werden müssen, und die Unterzeichner werden benachrichtigt. Ein Entwurf wiederum wird endgültig gelöscht. Siehe Löschen.

Wie lange es unter Gelöscht bleibt

Ein Dokument bleibt 15 Tage unter Gelöscht, und bis dahin können Sie es wiederherstellen. Danach verlässt es Ihren direkten Zugriff und wird 30 Tage später endgültig gelöscht – es bleiben nur der Verlauf des Dokuments und der Abschlussbericht als Nachweis der Signatur. Siehe Datenaufbewahrung und Datenschutz.