Personen in Ihre Organisation einladen

Eingeladen wird unter Einstellungen → Organisation → Benutzer. Neben dem Titel Benutzer steht, wie viele Personen die Organisation hat – „{n} Benutzer“.

Alle sehen die Registerkarte, aber die Mitgliederliste und die Schaltfläche zum Einladen erscheinen nur für den Inhaber und den Administrator. Bei den anderen Rollen zeigt die Registerkarte nur – falls vorhanden – einen Hinweis auf Einladungen, die die Person selbst für andere Organisationen erhalten hat – „Sie haben 1 offene Einladung zu einem Abonnement“ –, mit Einladungen anzeigen, das Mein Konto → Organisationen öffnet. Siehe Rollen und Berechtigungen.

Eine oder mehrere Personen einladen

Wählen Sie Benutzer einladen rechts neben dem Titel. Es öffnet sich der gleichnamige Dialog.
Geben Sie unter Empfänger eine oder mehrere E-Mail-Adressen ein – „Trennen Sie mehrere Empfänger durch Komma oder Semikolon.“ Ein Name vor der Adresse funktioniert ebenfalls: Nome <nome2@exemplo.com>.
Wählen Sie unter Funktion die Rolle. Jede Option hat eine Zeile, die beschreibt, was die Rolle tut; Inhaber steht nicht in der Liste.
Wenn Sie möchten, schreiben Sie eine Nachricht (optional), die mit der Einladung verschickt wird.
Schalten Sie Hat Zugriff auf alle Dokumente des Abonnements ein, wenn die Person Zugriff auf alle Dokumente der Organisation haben soll.
Einladen – oder Einladen ({n}) bei mehr als einem Empfänger.

Eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse hält die anderen nicht auf: „{n} Empfänger mit ungültiger E-Mail-Adresse werden nicht eingeladen“. Funktion, Nachricht und Dokumentzugriff gelten für alle Empfänger dieses Versands; für unterschiedliche Funktionen senden Sie getrennt.

Das Ergebnis

Einladungen verarbeitet zeigt eine Zeile pro Person mit Gesendet oder Fehler und schließt mit Fertig. Neben jeder gesendeten Einladung gibt es eine Schaltfläche Link kopieren – nützlich, um den Link auf anderem Weg zu senden, falls die E-Mail auf sich warten lässt.

Meldung	Bedeutung
„Der Benutzer gehört bereits zum Abonnement“	Diese Person wurde bereits eingeladen oder ist schon Mitglied
„Die maximale Anzahl an Benutzern für dieses Abonnement ist erreicht“	Die Plätze sind mitten im Versand ausgegangen – siehe unten
„Fehler beim Speichern“	Die Einladung ging aus einem anderen Grund nicht raus – etwa wegen der Obergrenze an Einladungen pro Stunde (siehe unten)

Für jede einladende Person gibt es eine Obergrenze an Einladungen pro Stunde, und Einladung erneut senden zählt zur selben Grenze. Ein großer Versand kann sie erreichen: Die Einladungen, die nicht mehr durchgingen, erscheinen mit Fehler; warten Sie und laden Sie diese Personen später erneut ein.

Wenn Sie nicht einladen können

Bei einem abgelaufenen Abonnement öffnet sich das Formular gar nicht; stattdessen erscheint ein kurzer Hinweis:

Zu abgelaufenen Abonnements können keine Benutzer hinzugefügt werden

Wenn der Tarif keine Plätze mehr hat

Die Anzahl der Plätze ergibt sich aus dem Tarif. Sind alle belegt, wird die Einladung nicht gesendet, und es öffnet sich ein Dialog:

Ihr Tarif hat keine freien Plätze mehr

Mit Ihrem Abonnement können Sie keine weiteren Benutzer einladen.

Um weitere Personen einzuladen, fügen Sie Ihrem Tarif Plätze hinzu. Ihre bestehenden Benutzer bleiben unverändert.

Tarif erweitern führt zu den Zusatzleistungen im Shop; Jetzt nicht schließt und lässt alles, wie es ist. Niemand wird deshalb entfernt oder verliert den Zugriff – die Grenze stoppt nur neue Einladungen.

Wie viele Plätze Sie haben und wie viele belegt sind, sehen Sie unter Shop → Abonnement, im Abschnitt Nutzung der Kontingente, in der Zeile Benutzer.

Einladungen und Mitglieder im Blick behalten

Die Liste hat die Spalten Benutzer, Funktion, Status und Zuletzt geändert. Jede eingeladene Person steht mit dem Status Einladung offen in der Liste, bis sie annimmt. Das Menü ⋯ jeder Zeile ändert sich mit dem Status:

Status	Was Sie tun können
Einladung offen	Einladung erneut senden, Einladungslink kopieren, Einladung zurückziehen
Abgelehnt	Einladung erneut senden, Aus der Organisation entfernen
Aktiv	Rolle bearbeiten, Deaktivieren, Als dieser Benutzer anmelden, Aus der Organisation entfernen
Inaktiv	Aktivieren, Aus der Organisation entfernen

Die Zeile des Inhaber hat kein Menü. In Ihrer eigenen Zeile erscheinen weder Deaktivieren noch Als dieser Benutzer anmelden noch Aus der Organisation entfernen.

Einladung zurückziehen verlangt eine Bestätigung – „Die an {E-Mail} gesendete Einladung ist dann nicht mehr gültig.“ –, ebenso Aus der Organisation entfernen: „Möchten Sie wirklich {E-Mail} aus der Organisation löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“

Antwortet Einladungslink kopieren mit „Dieser Benutzer hat bereits ein Konto – nach der Anmeldung sieht er die offene Einladung“, hat die Person bereits ein AssinaJá-Konto: Die Einladung wartet auf sie, sobald sie sich anmeldet.

Beitrittsanfragen

Über der Liste können Beitrittsanfragen erscheinen:

Personen, die ein Konto bei AssinaJá erstellt und den Beitritt zu dieser Organisation angefragt haben. Genehmigen Sie nur Personen, die Sie kennen: Nach der Genehmigung wird die Person Mitglied mit der von Ihnen gewählten Rolle und belegt einen Platz in Ihrem Tarif.

Genehmigen fragt nach der Rolle; Ablehnen nimmt eine optionale Begründung an, die an die anfragende Person gesendet wird.

Wer die Organisation verwaltet, erfährt von einer Anfrage per E-Mail – Betreff „Beitrittsanfrage für {Organisation}“ – und über die Benachrichtigungsglocke. Der Link Beitrittsanfragen ansehen → in der E-Mail und die Benachrichtigung öffnen direkt Einstellungen → Organisation → Benutzer, wo die Anfrage wartet. Dasselbe gilt für die Benachrichtigungen über eine erhaltene und eine abgelehnte Einladung.

Auf der anderen Seite

Was die eingeladene Person sieht und was zu tun ist, wenn der Link nicht funktioniert, steht unter Eine Einladung annehmen.