Rollen und Berechtigungen

Jede Person in einer Organisation hat genau eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was sie tun darf — und bei den meisten Rollen lässt sich das anpassen.

Die fünf Rollen

Rolle	Kurz gesagt
Inhaber	Volle Kontrolle. Kann nicht eingeschränkt werden.
Administrator	Alle Berechtigungen. Lässt sich unter Berechtigungen nicht anpassen.
Manager	Führt die tägliche Arbeit mit Dokumenten, dazu Kontakte und Berichte.
Bearbeiter	Sendet und bearbeitet Dokumente.
Betrachter	Nur Lesezugriff.

Was jede Rolle standardmäßig darf

	Inhaber	Administrator	Manager	Bearbeiter	Betrachter
Dokumente anzeigen	●	●	●	●	●
Dokumente verwalten	●	●	●	●
Dokumente senden	●	●	●	●
Vorlagen anzeigen	●	●	●	●	●
Vorlagen verwalten	●	●	●
Kontakte anzeigen	●	●	●	●	●
Kontakte verwalten	●	●	●
Shop anzeigen	●	●	●	●
Im Shop kaufen	●	●
Abrechnung verwalten	●	●
Benutzer verwalten	●	●
Rollen verwalten	●	●
Integrationen verwalten	●	●
Prüfprotokoll anzeigen	●	●	●
Als anderer Benutzer anmelden	●	●
Dokumente endgültig löschen	●	●
Analytics der Organisation anzeigen	●	●	●
Einzelaktivität der Mitglieder anzeigen	●	●

Das Muster dahinter: Der Betrachter liest, der Bearbeiter erledigt die tägliche Arbeit, der Manager fügt hinzu, was die Arbeit der anderen prägt — Vorlagen, Kontakte und Berichte —, und alles, was Geld, Personen oder Integrationen berührt, bleibt bei Inhaber und Administrator.

Vorlagen: was sich bei Bearbeiter oder Betrachter ändert

Vorlagen anzeigen und Vorlagen verwalten werden tatsächlich durchgesetzt, nicht nur im Berechtigungsraster. Für Personen mit Bearbeiter oder Betrachter:

• die Aktion Vorlage in der Seitenleiste und die schwebende Schaltfläche auf dem Mobiltelefon erscheinen nicht;
• Erstellen, Ändern, als Entwurf Speichern und Teilen einer Vorlage sind gesperrt;
• ein Dokument aus einer Vorlage zu erzeugen funktioniert — das fällt unter Vorlagen anzeigen, das alle Rollen standardmäßig haben, und ist der zentrale Ablauf des Produkts.

Sieht jemand in Ihrer Organisation die Vorlagen-Schaltfläche nicht, liegt es daran, und die Abhilfe ist, ihm Vorlagen verwalten unter Einstellungen → Organisation → Berechtigungen zu geben.

Berechtigungen ändern

Einstellungen → Organisation → Berechtigungen — “Legen Sie fest, was jede Rolle tun darf. Der Inhaber und die Administratoren haben immer vollen Zugriff.” — erlaubt es, anzupassen, was Manager, Bearbeiter und Betrachter tun dürfen. Ihre Änderungen ersetzen in Ihrer Organisation die obigen Werte. Die Registerkarte ist nur für Inhaber und Administrator sichtbar.

Das Raster gruppiert die Berechtigungen in Dokumente, Vorlagen, Kontakte, Shop, Analysen und Verwaltung. Im Shop kaufen und Benutzer verwalten erscheinen darin nicht: Dort gibt es nichts anzupassen. Als kritisch gekennzeichnete Berechtigungen — “Kritische Berechtigung – gewährt umfassenden Administratorzugriff” — verlangen eine Bestätigung, bevor sie aktiviert werden.

Fünf Dinge, die Sie nicht ändern können:

Der Inhaber ist uneingeschränkt. Das Berechtigungssystem wird für den Inhaber vollständig umgangen — alle Prüfungen ergeben „wahr“, bevor überhaupt eine Berechtigung abgefragt wird. Den Inhaber einzuschränken ist nicht möglich.

Es gibt nur einen Inhaber, und die Rolle wechselt nur durch Übertragung. Wenn Sie die Rolle eines Mitglieds ändern, können Sie es nicht zum Inhaber machen und auch nicht die Rolle des Inhabers ändern. Der einzige Weg, wie eine andere Person Inhaber wird, ist die Übertragung der Inhaberschaft auf der Registerkarte Inhaberschaft — die nur der Inhaber sieht.

Der Administrator hat alle Berechtigungen. Das Raster unter Berechtigungen hat nur Spalten für Manager, Bearbeiter und Betrachter; der Administrator erscheint darin nicht, und was er tun darf, lässt sich dort nicht einschränken.

Mitglieder verwalten dürfen nur Inhaber und Administrator. Benutzer verwalten existiert als Berechtigung, erscheint aber nicht im Raster: Die Mitgliederverwaltung wird durch eine direkte Prüfung der Rolle durchgesetzt. Ein Manager verwaltet keine Mitglieder — auch wenn die Beschreibung des Managers in der Rollenliste von der Verwaltung der Teambenutzer spricht. Siehe Personen in Ihre Organisation einladen.

Die Aktivität einer Person einzusehen muss bewusst aktiviert werden. Die Analytics der Organisation und die Einzelaktivität eines Mitglieds sind bewusst getrennt — zu sehen, dass die Organisation 4 820 Dokumente unterschrieben hat, ist nicht dasselbe wie zu sehen, dass eine bestimmte Person 12 davon unterschrieben hat.

Die aggregierten Analytics verraten nie, wer was getan hat. Die Aktivität einer identifizierten Person einzusehen muss ausdrücklich aktiviert werden und wird Manager, Bearbeiter oder Betrachter standardmäßig nicht zugewiesen.

Siehe auch

• Personen in Ihre Organisation einladen
• Dokumente verfolgen und verwalten
• Verlauf und Prüfpfad