Dasselbe Dokument an mehrere Personen senden

Wenn dasselbe Dokument viele Personen erreichen muss – eine Erklärung für das ganze Team, eine Satzung für die Gesellschafter, ein Nachtrag für eine Kundenliste –, müssen Sie den Assistenten nicht für jede einzelne wiederholen. Sie bereiten das Dokument einmal vor, fügen die Personen im Empfängerschritt hinzu und schalten eine Option ein: Die Plattform erstellt ein Dokument pro Empfänger.

Der Unterschied zu einem normalen Versand mit mehreren Unterzeichnern liegt darin, was jede Person sieht. Bei einem normalen Versand unterschreiben alle dasselbe Dokument. Hier erhält und unterschreibt jede Person nur ihr eigenes.

Was dieser Versand bewirkt

Im Schritt Empfänger des Assistenten gibt es unterhalb der Personenliste einen Schalter namens Ein Dokument pro Empfänger erstellen. Der Text darunter sagt, was passiert, wenn Sie ihn einschalten:

Das Dokument dient als Vorlage, aus der für jeden Empfänger eine eigene Kopie erstellt wird. Jede Person erhält und unterschreibt nur ihr eigenes Dokument.

Ist der Schalter ausgeschaltet, ist es ein normaler Versand: ein Dokument, das alle Unterzeichner gemeinsam haben, wie unter Ein Dokument zur Unterschrift senden.

Der Schalter erscheint nur, wenn es mindestens zwei Empfänger mit der Rolle Unterschreibt gibt. Sinkt die Liste auf einen einzigen Unterzeichner, kehrt der Versand von selbst zum normalen Modus zurück.

Die Personen auswählen

Die Personen kommen wie bei einem normalen Versand über die Schaltfläche Hinzufügen in die Liste:

• Neuer Empfänger – eine leere Zeile, die Sie von Hand ausfüllen.
• Kontaktliste – Sie wählen einen oder mehrere Ihrer Kontakte.
• Meine Kontaktdaten – fügt Sie selbst hinzu.
• Liste importieren – Sie fügen eine Liste ein oder laden eine .csv-Datei hoch.

Beim Import gilt das Format, das der Bildschirm selbst angibt:

Eine Person pro Zeile: Name, E-Mail

Komma, Semikolon und Tabulator dienen alle als Trennzeichen, und der Bildschirm zeigt, wie viele Personen er erkannt hat, bevor er sie hinzufügt.

Wer über die Kontaktliste oder den Import mit einer E-Mail-Adresse kommt, die schon in der Liste steht, wird nicht noch einmal hinzugefügt.

Soll jemand alle Kopien erhalten, ohne zu unterschreiben – eine verantwortliche Person, ein Archiv –, ändern Sie die Rolle dieser Person auf Erhält Kopie. Nur Empfänger mit der Rolle Unterschreibt erzeugen jeweils ein Dokument.

UNVERIFIED: Laut Code wird eine Person mit der Rolle Erhält Kopie jedem erstellten Dokument zugeordnet; in einem echten Versand ist noch zu bestätigen, dass sie für jede Kopie eine Benachrichtigung erhält.

Prüfen, wie viele Dokumente erstellt werden

Bei eingeschaltetem Schalter erscheinen zwei Zählungen:

• N separate Dossiers – eines pro Person in der Liste.
• N Dokumente werden erstellt – die Personen in der Liste mal die Anzahl der Dokumente, die Sie im ersten Schritt hochgeladen haben.

Haben Sie zwei Dateien hochgeladen und dreißig Empfänger, sind das dreißig Dokumentensätze mit insgesamt sechzig Dokumenten.

UNVERIFIED: Diese Zählungen addieren alle Personen in der Liste, auch die mit der Rolle Erhält Kopie, die kein eigenes Dokument erzeugen. Mit Empfängern in Kopie kann die angezeigte Zahl größer sein als die der tatsächlich erstellten Dokumente.

Übersteigt die Gesamtzahl 50 Dokumente, verlangt der Assistent eine ausdrückliche Bestätigung, bevor er Sie weiterlässt:

Ich bestätige, dass {{count}} Dokumente erstellt werden sollen

(auf dem Bildschirm ist {{count}} die Anzahl der Dokumente). Solange Sie dieses Kästchen nicht ankreuzen, bleibt die Schaltfläche Weiter deaktiviert.

Doppelte E-Mail-Adressen

Steht dieselbe E-Mail-Adresse in mehr als einer Zeile, blockiert der Assistent den Versand und zeigt:

Es wurden doppelte E-Mail-Adressen gefunden. Jede Zeile erstellt eine eigene Kopie – bestätigen Sie beabsichtigte Duplikate.

Darunter erscheint jede doppelte Zeile mit dem Kästchen als separate Kopie behalten. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Löschen Sie die überzählige Zeile, wenn die Wiederholung ein Versehen war.
• Kreuzen Sie das Kästchen an, wenn diese Person tatsächlich mehr als ein Dokument erhalten soll.

Solange eine Wiederholung nicht aufgelöst ist, bleibt die Schaltfläche Weiter deaktiviert.

Die Signaturfelder nur einmal platzieren

Im Schritt Signaturen platzieren Sie keine Felder für jede Person. Es gibt einen einzigen Unterzeichner namens Jeder Empfänger, und die Felder, die Sie für ihn platzieren, werden an denselben Positionen in das Dokument jeder Person kopiert.

UNVERIFIED: Die Signaturart dieses gemeinsamen Unterzeichners ist die des ersten Empfängers in der Liste, und jedes erstellte Dokument erhält die Signaturart seiner Person. Noch zu bestätigen ist, was passiert, wenn die Empfänger unterschiedliche Arten haben (etwa einer mit der Chave Móvel Digital und ein anderer mit einfacher Signatur). Bis dahin geben Sie allen unter Anpassen dieselbe Art.

Die Erstellung erfolgt nicht sofort

Anders als bei einem normalen Versand erscheinen die Dokumente nicht alle in dem Moment, in dem Sie bestätigen. Die Anfrage wird in eine Warteschlange gestellt und im Hintergrund verarbeitet:

Die Erstellung der Dokumente wurde erfolgreich angefordert. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Diese E-Mail kommt, wenn die Warteschlange abgearbeitet ist: eine, wenn die Erstellung gelingt, eine andere, wenn sie fehlschlägt. Schlagen nur einige Kopien fehl, gehen die übrigen trotzdem zur Unterschrift raus. Bis dahin zeigt die Dokumentenliste möglicherweise noch nicht alle Kopien. Wiederholen Sie den Versand nicht, nur weil Sie sie nicht sehen – eine Wiederholung erzeugt für jede Person eine zweite Kopie.

Was es verbraucht

Jedes erstellte Dokument wird bei seinem Abschluss abgerechnet, nicht beim Versand. Ein Dokument, das niemand unterschreibt, wird nicht abgebucht.

Die Übersicht im Schritt Prüfen und senden schätzt wie bei einem normalen Versand – Felder mal Empfänger. Wie eine Signatur gezählt wird, steht unter Tarife, Guthaben und Zusatzleistungen.

UNVERIFIED: Laut Code wird beim Abschluss eine Signatur pro Dokument abgebucht, in der Signaturart des jeweiligen Empfängers, unabhängig von der Anzahl der Felder, und das Guthaben wird vor dem Versand nicht geprüft. In einem echten Versand ist noch zu bestätigen, welche der beiden Zählungen beim Guthaben ankommt.

Siehe auch

• Ein Dokument zur Unterschrift senden – der normale Versand, mit mehreren Unterzeichnern im selben Dokument
• Kontakte und Gruppen verwalten – die Kontakte vor dem Versand vorbereiten
• Eine Vorlage verwenden – wenn jede Person ein Dokument mit anderen Daten erhält
• Dokumente verfolgen und verwalten – sehen, wer schon unterschrieben hat